≡×МЕНЮ

• B&N Bank
• Възраждане
• Интернет банки
• Търговия
• Левобережен

Как да направите инвентаризация на счетоводни документи в предприятие. Документиране на инвентара. Какво точно се проверява

Документация- писмено удостоверение за работата на домакинствата. Операция или правото да я извършите. Документите включват:

Основни (товарителници, фактури)

Счетоводни регистри (касови отчети, списания за поръчки, главна книга и др.)

отчитане (баланс и приложения към него).

Всички записи в счетоводството се водят въз основа на първични документи, след това информацията от тях се прехвърля в счетоводните регистри, където се систематизира, т.е. се записват в сметките. В края на отчетния период, съгласно счетоводните регистри, се попълва отчетността на предприятието.

Първичната документация поражда движението на счетоводна информация, предоставя на счетоводството информацията, необходима за непрекъснато, непрекъснато отразяване икономическа дейностпредприятия.

Всички първични документи са разделени на:

Организационни и административни (заповеди, инструкции, пълномощни). Те позволяват извършването на транзакции, съдържащата се в тях информация не се отразява в счетоводните регистри;

Обосновка (фактури, искове, разписки и др.). Те отразяват факта на сделката, съдържащата се в тях информация се отразява в счетоводните регистри;

Разрешаващо и оправдано (изразходвано парични нареждания, ведомости за изплащане на заплати);

Счетоводни документи, които се попълват от счетоводителя (изчисления, удостоверения). Данните от тях се вписват в счетоводните регистри.

Всички документи трябва да са правно обвързващи, т.е. съдържат редица задължителни подробности (индикатори):

Заглавие на документа

Името на организацията, от името на която е съставен документът

Количествени и стойностни измервателни уреди

Фамилията и длъжността на лицата, отговорни за извършването й и правилността на регистрацията

Лични подписи на тези лица и техните преписи

Организационни печати, печати.

Документът не трябва да съдържа изтривания и неуточнени корекции.

Всички документи трябва да са на руски език. Ако е невъзможно да се издаде на руски (например сертификати за обучение в чужбина), се изисква превод ред по ред.

Първичните документи, получени от счетоводния отдел, подлежат на задължителна проверка:

По формуляр (пълнота на попълване на всички подробности)

Аритметично (броене на суми)

Всички документи подлежат на задължително съхранение в сроковете, определени от закона.

Складова наличностПояснение ли е действителна наличностсобственост и финансови ангажиментикато ги сравним с данните счетоводствона определена дата.

Броят, процедурата и времето на инвентаризация се определят от ръководителя (с изключение на случаите, когато е задължително).

Различават се запасите:

планирани и непланирани.

В зависимост от силата на звука:

Частично

Избирателен.

По честота:

Текущи и - постоянни (постоянни, непрекъснати)

Според списъка на проблемите, които трябва да бъдат решени:

Сложни и тематични.

Задължително поведениеопис се изисква в случаите:

Промяна на материално отговорното лице (към датата на предаване на делата)

Прехвърляне на имот под наем (към датата на регистриране на търговска сделка)

Съставяне годишна отчетност

Кражба (повреда на ценности) (веднага след откриването)

Форсмажорни обстоятелства (природни бедствия, пожар, аварии и т.н.) (непосредствено след края им).

Ликвидация, реорганизация на предприятие и в други случаи, предвидени от закона.

Основата за инвентаризацията е PBU „Счетоводна политика на предприятието“ и Методически указания за опис на имущество и финансови пасиви.

Със заповед на ръководителя се назначава инвентаризационна комисия (тя задължително включва главния счетоводител).

Всички видове имуществени и финансови задължения, както и имущество, което не принадлежи на предприятието и е записано извън баланса, подлежат на инвентаризация.

Инвентаризацията се извършва за всеки имот в контекста на материално отговорни лица.

Описът се извършва само в присъствието на всички членове на инвентаризационната комисия и материално отговорното лице.

Резултати от тестовете материални ценностизаписани в инвентара.

Излишните стоки и материали, открити по време на инвентаризацията, се кредитират с приписване на финансовите резултати на организацията (D 10, 50, 43, 41 K 91).

Недостатъците, независимо от причините за възникването им, първо се отразяват в сметка 94 "Недостиг и загуби от увреждане на ценности".

Липсващите и развалени ценности в рамките на действащите норми за естествено износване се считат за текущи разходии се отписват към разходите за производство или обращение (D 20, 44 K 10, 43, 41).

Липсващи и развалени стоки и материали, надвишаващи нормите за естествена загуба, се приписват на виновните лица, когато вината им бъде потвърдена. Ако не е установена грешка, тогава загубите се отписват към финансовите резултати на организацията (D 91 K 94).

Резултатите от инвентаризацията се отразяват в текущото счетоводство и отчитане на месеца, през който инвентаризацията е приключила.

Резултатите от годишната инвентаризация трябва да бъдат отразени в годишните счетоводни записи.

Изпратете вашата добра работа в базата знания е проста. Използвайте формата по -долу

Студенти, аспиранти, млади учени, които използват базата знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Описание на предмета, счетоводен метод и работен процес. Процедура за формиране и счетоводство финансови резултатидейностите на организацията. Инвентаризация, нейната роля и значение в счетоводството. Процедурата за провеждане и отчитане на резултатите от нея.

курсова работа, добавена на 08.12.2010 г.


Същността, процедурата и времето на инвентаризация в сметката. Процедура за документооборот. Правила и стандарти за съставяне на инвентаризации и списъци за съпоставяне в предприятието. Счетоводство във ФГУП "МГЛК" Мордовлеспром "и отражението на неговите резултати в счетоводството.

курсова работа, добавена на 10.10.2008 г.


Теоретична основаопис на материални запаси. Технически и физически процедури, документиране и показване на резултатите от инвентаризацията на запасите. Отражение на резултатите от инвентаризацията в счетоводството.

курсова работа, добавена на 13.02.2011 г.


Съответствието между количеството и качеството на имота, посочено в балансаи собственост, която действително се намира в предприятието. Инвентаризация на средствата. Редът и времето на инвентаризация. Отражение на резултатите в счетоводството.

резюме, добавено на 18.04.2009 г.


Отражение на резултатите от инвентаризацията в счетоводството, целите и сроковете за нейното изпълнение. Понятието и съставът на собствеността. Процедурата за извършване на опис на имущество, което е под стража на организацията, по примера на компанията Металург ООД.

курсова работа, добавена на 22.01.2015 г.


Определение, характеристики и класификация на дълготрайните активи, характеристики на техния инвентар. Аспекти на организацията на документална регистрация на инвентаризацията на дълготрайните активи, процедурата за нейното провеждане, отражение в счетоводството на нейните резултати.

курсова работа, добавена на 03.03.2013 г.


Концепцията не е материални активи, тяхната класификация, особености на документалната регистрация на движението. Процедурата за извършване на инвентаризация и документиране на резултатите от нематериалните активи. Съставяне на резултатите от инвентаризацията в счетоводството.

дипломна работа, добавена на 19.11.2015 г.


Концепцията, видовете и времето на инвентаризация в руските организации. Складова наличност определени видовеимуществени и финансови задължения. Правилата за отразяване на неговите данни в счетоводството. Недостатъци в реда на извършване на инвентаризация в организациите.

курсова работа, добавена на 24.03.2015 г.

Във всяка организация в задължителентрябва да правите периодични проверки на материални активи и различни пасиви, тоест да фиксирате присъствието и да анализирате състоянието. Действителното количество, стойност и състояние на материални активи трябва да съответстват на цифрите, въведени в счетоводните документи. Инвентаризацията на имуществени фондове, стоки, други активи е незаменима процедура за всички собственици на бизнес.

Според какви правила се извършва тази операция и какви нюанси са характерни за нейната документална регистрация, ще опишем по -долу.

Инвентаризацията и нейното обективно значение

Извиква се периодично отчитане на материални активи чрез сравняване на действителна обективна информация, получена след лична проверка, с информация, отразена в счетоводството складова наличност.

Разминаването между реалното и документираното състояние или броя на инвентаризираните активи е възможно поради редица причини:

• естествени въздействия върху определени материални стойности, които могат да повлияят на промяната в тяхното количество, тегло, обем, остатъчна стойност (свиване, загуби по време на транспортиране, повреди поради съхранение, изпаряване и др.);
• установяване на злоупотреба със счетоводство материални ресурси(неправилни измервания, допускане на бодикитове, кражба и др.);
• проблеми, възникнали при въвеждане на записи в счетоводната документация (служебни бележки, грешки, петна, поправки, неточности и други неясноти).

Следователно редовните инвентаризации са от съществено значение за всеки бизнес.

Практически функции за инвентаризация

1. Тя ви позволява обективно да оцените спазването на условията за складово съхранение на стоки.
2. Може да се използва за обективно преценяване на процедурата за поддържане на първична и счетоводна документация.
3. Отразява практиката на складиране.
4. Показва степента на пълнота и надеждност на счетоводството.
5. Предотвратяване на престъпления и злоупотреби.

Задължен да действа по закон

Задължителният характер на тази процедура е одобрен от федералното законодателство на нашата страна. Предприемачите са длъжни редовно да инвентаризират собствения си, съхраняван или нает имот и финансовите си задължения чрез два регулаторни документа:

• Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-ФЗ "За счетоводството";
• Методологически препоръки за опис на имущество и финансови задължения (одобрен със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49).

Причини за възлагане на инвентар

В съответствие със законодателните документи, инвентаризация със сигурност е възложена за извършване от организации, независимо от тяхната форма на собственост, при следните обстоятелства:

• при продажба, покупка или отдаване под наем на материално имущество;
• ако организацията е реорганизирана или официално ликвидирана;
• когато лице, носещо материална отговорност, бъде заменено в определена област;
• в случаите, когато общинска организация или държавно предприятие се трансформира в друга форма на собственост;
• при установяване на фактите за кражба (кражба), нарушаване на условията за съхранение, движение и освобождаване на стоки, разкриване на злоупотреба и др .;
• след края на действието на внезапно настъпване на екстремни условия - аварии, природни бедствия, катастрофи, други извънредни ситуации;
• при никакви обстоятелства, поне веднъж годишно преди регистрацията годишен докладза счетоводство (ако инвентаризацията е извършена след 01 октомври текуща година, Това е достатъчно).

ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ!Ако материалната отговорност не се носи от индивид, а от група, например екип, тогава причината за инвентаризацията може да бъде както промяна в ръководителя на тази група (бригадир), така и повече от половината от нейния състав, или искането на всеки член на групата.

Кой определя процедурата за процедурата?

В допълнение към изискванията на закона, изложени в Методически препоръки, всички други нюанси на инвентара остават в ръцете на ръководството на организацията. Естествено, те трябва да бъдат записани в местната документация на предприятието. Дирекцията трябва да изясни следните въпроси:

• колко инвентаризации трябва да бъдат извършени през работната година;
• по кое време трябва да се направи;
• изброяване на видовете активи, подлежащи на проверка;
• назначаване на ръководителя и членовете на инвентаризационната комисия;
• възможността за избирателна (внезапна) инвентаризация.

Какво точно се проверява

В зависимост от вида на активите, включени в инвентара за инвентаризация, се различава една или друга негова форма:

• непрекъсната инвентаризация- целият имуществен фонд, съответстващ на правата на собственост на фирмата, отдаден под наем и / или взет за съхранение на материални активи, плюс евентуални неотчетени активи и бизнес задължения;
• избирателна (внезапна) инвентаризация- определеният дял от имуществото подлежи на предисконтиране (например само активи под юрисдикцията на конкретно лице, което носи финансова отговорност, или обединени географски).

Обектите на инвентаризация в една или друга комбинация са такива групи материални ценности и търговски задължения.

1. Дълготрайни активи на компанията.
2. Стоки.
3. Нематериално имущество.
4. Парични инвестиции.
5. Незавършено производство.
6. Планирани разходи.
7. Пари в брой, ценни документи, строги форми за отчитане.
8. Изчисления.
9. Резерви.
10. Животни, насаждения, семена и др. (в съответната област на предприемачеството).

Орган, извършващ проверка и счетоводство

Тъй като инвентаризацията е призната от закона като задължително и редовно действие, препоръчително е в предприятието да има постоянна комисия по инвентаризация със следните отговорности:

• превантивни мерки, насочени към запазване на материални активи;
• участие в разрешаването на проблеми, свързани с управлението на съхранението и евентуални щети на имуществени фондове;
• контрол на документално поддържане на динамиката на материалните ценности;
• осигуряване на процеса на инвентаризация във всичките му аспекти (инструктиране на членовете на комисията, извършване на самата проверка, изготвяне на съответната документация);
• регистриране на последиците от инвентара.

Съставът на комисията се утвърждава от ръководството на организацията, регистрира се подредено и се записва в Регистъра за контрол върху изпълнението на нареждания (решения, заповеди) по инвентара (). Тя може да включва:

• административни работници;
• счетоводители;
• вътрешни одитори или независими експерти;
• представители на всяка специалност, работещи в предприятието.

Ако обемът на имуществените активи е малък, тогава функцията на комисията по инвентаризация може да бъде поверена на одитната комисия, в случаите, когато тя работи в предприятието.

ВАЖНО! Ако по време на реалната проверка се отчете липсата на дори един член на комисията, тогава описът не се признава за валиден.

Инвентаризация на предприятието стъпка по стъпка

Нека разгледаме стъпка по стъпка процедура за извършване на инвентаризация. Процедурата по никакъв начин не трябва да противоречи на гореспоменатите насоки.

1. Подготовка.Преди да започнете инвентаризацията, трябва да предприемете редица задължителни мерки:
   • изпълнение на поръчката от ръководителя на инвентара в предприятието;
   • контрол на готовността на комисията по инвентаризация (или нейната основна цел, ако инвентаризацията се извършва за първи път);
   • определяне на дати за проверка;
   • одобряване на списъка на инвентарните фондове;
   • предаване на комисията по инвентаризация най -новите данни относно отчитането на имуществени активи под формата на разписки от лица с материална отговорност.
2. Действителна проверка.Членовете на комисията по инвентаризация изцяло проверяват (измерват, идентифицират, анализират) действителното присъствие, количествения израз, позицията на стойностите на имотите и / или търговските договори. За това се създават всички комисионни необходимите условия(допустимо е да се спре работата на предприятието за срок до 3 дни, мениджърът е длъжен да издаде всички необходими устройства, инструменти и контейнери за измерване, претегляне и други методи за проверка, ако е необходимо, да предостави работната силаза практическа помощ, като например преместване на собственост). По време на процеса трябва да присъства служител, който отговаря финансово за тази област. Ако проверката отнеме няколко дни, тогава, напускайки мястото на инвентаризацията, комисията е длъжна да я запечата.
3. Складова наличност.Въвеждане на получените резултати в инвентарните актове (те са съставени в няколко екземпляра, най -малко 2). Резултатите за собствен, отдаден под наем или задържан имот се записват отделно.
4. Документален анализ.Сравнение на документирана информация с наличната в счетоводните документи. Поправяне на кореспонденция или установяване на несъответствия. При установяване на несъответствия се попълва лист за съпоставка с формулиране на причината за несъответствието.
5. Представяне на резултатите.Въз основа на резултатите от контролната проверка счетоводните данни трябва да бъдат приведени в пълна идентичност с реалните. За това са предвидени различни механизми:
   • компенсиране на средства (офсет);
   • отписване на загуба;
   • публикуване на излишък;
   • приписване на извършителите.

Всяко лице в ролята на купувач поне веднъж се е сблъсквало с опис на стоки. Например, когато в работно времеотделът или целият магазин със знака "Счетоводство" е затворен. Неговата цел е да открие несъответствия в действителната наличност на стоки с данните, които са в счетоводната система на организацията. За да не спират продажбите, много магазини са доволни инвентаризация и регистриране на резултатите от неяпрез уикенда или дори през нощта.

В тази статия ще ви преведем целия процес стъпка по стъпка. И в нашата услуга можете да изтеглите всички документи, които са ви необходими за това: формуляри и образци на заповедта за инвентаризация, опис, лист за съпоставка, акт на отписване и всички останали. В допълнение, в MoySklad можете да направите инвентаризация онлайн. Имаме видео урок как да направите това. Регистрирайте се и опитайте сега: безплатно е.

И така, откъде да започнете? Трябва да сте готови да изразходвате допълнителни ресурси - време и пари. Това включва: разсейване на служителите на магазина от основните им задължения и допълнителни плащания на персонала за извънреден труд, пропуснати печалби от спиране на търговията по време на инвентара. Ако компанията се състои от един човек и това лице сте вие, по време на одита ще трябва да изпълнявате няколко функции едновременно: директор, материално отговорно лице и счетоводител. Ето защо е важно всеки предприемач да знае как правилно да извърши инвентаризация и да документира резултатите от нея.

Срокове за инвентаризация

Времето за инвентаризация в Руска федерацияса определени от съответния Регламент за счетоводството и отчитането. Така че е задължително да се извърши одит:

• при прехвърляне на собственост на организация под наем, обратно изкупуване, продажба;
• преди изготвяне на годишния счетоводни отчети;
• при смяна на материално отговорни лица (в деня на приемане и предаване на делата);
• при установяване на фактите за кражба и повреда на ценности;
• в случай на природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• при ликвидация (реорганизация) на организацията.

По правило в магазина и в склада всеки месец се извършва инвентаризация - за наблюдение на работата на персонала и състоянието на счетоводството на стоките като цяло. Необходимо е тази процедура да се извърши не само защото е задължителна. Използвайки такъв механизъм за наблюдение на работата на вашата компания, ще можете да оцените качеството на работата на вашите служители, да идентифицирате навреме дефектни стоки, да премахнете от асортимента онова, което по някаква причина не се продава.

Процедура за инвентаризация

Като част от инвентара в магазина и в склада, всъщност трябва да преброите и оцените стоките на склад, да попълните инвентарен списък, в случай на проблеми - качество или липса на наличност - съставете съответните актове и след това прехвърлете съставените описи и актове в счетоводния отдел. Там на тяхна база ще бъде съставен лист за сравняване, който отразява резултатите от инвентаризацията за всеки продукт. На последната стъпка се съставя отчет за резултатите, съдържащ обобщени резултати, издава се заповед (заповед) за одобряване на резултатите от инвентаризацията, правят се промени в счетоводството, взема се решение за възстановяване на щети от материално отговорни лица.

Процесът е доста сложен, особено за начинаещи, затова разработихме таблица, която ясно ще ви каже как се прави инвентаризация.

сцена	Действия	Документ (формуляр)
Подготовка за инвентаризация и събиране на комисионна	Директорът издава заповед и създава комисия, тя включва материално отговорното лице и счетоводителя, ако има такъв. Ако не, тогава само той, но в различни функционални роли.	Опис на стоки, използващи специални програми и услуги Вече казахме по -горе, че системата за автоматизация на счетоводството значително опростява инвентаризацията. Винаги знаете колко артикули трябва да има в магазина или в склада. Като въведете действителни данни, можете бързо да видите сближаването на показателите, недостига и излишъка, както на парчета, така и в пари. Използване на облачната услуга за управление на търговията MySklad опис на стокище стане проста и бърза задача. Ръчно или с помощта на скенер за баркод можете да попълните формуляра INV-3 за действителна наличност и да отпечатате този инвентар за прехвърляне в счетоводния отдел. В допълнение, в нашата услуга можете да поддържате безплатно записи на инвентара, да записвате пристигането и потреблението на стоки, както и да отпечатвате документите, необходими за търговия. Ако решите да автоматизирате счетоводството във вашия търговска организация MoiSklad ще бъде идеалното решение, без значение какъв е вашият бизнес: търговия на едро, дребно или онлайн магазин.

"Съветник на счетоводителя", 2011, N 4

Продължавайки разговора за формирането на счетоводна политика, ще разгледаме още два важни въпроса, които трябва да бъдат уредени в организационно -техническия раздел: тънкостите при определяне на рационален работен процес и регулиране на процедурата за инвентаризация.

Общи изисквания за първични счетоводни и счетоводни документи

Тъй като счетоводството е предназначено да извършва непрекъснат и непрекъснат мониторинг на различните бизнес операции на организацията, трябва да платите Специално вниманиерегламентиране на процедурите на етапа на събиране на информация за извършени транзакции, т.е. първично счетоводство... В крайна сметка именно той е основният „доставчик“ на информация за всички видове икономическо счетоводство, за анализ на дейността на предприятието, за извършване на контролна и одиторска работа и одити, за планиране и прогнозиране на дейностите на предприятието.

Методите за първично наблюдение са включени в съответствие с клауза 2 на PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“ (одобрена със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 06.10.2008 г. N 106) в набора от счетоводни методи, които съставляват счетоводната политика на организацията, заедно с измерването на разходите, текущото групиране и окончателното обобщение на фактите за икономическата дейност.

Първичното счетоводство е в основата на последващата обработка на първоначалната информация и процеса на управление. Смята се, че разходите за него, като правило, представляват 40 - 60% от общите разходи за обработка на информация.

На етапа на първично счетоводство първоначалната информация за икономическите процеси и явления, възникващи в касата, в складовете, в цеховете и други подразделения на предприятието, е отразена в първичните документи.

Документ(от лат. documentum - „доказателство“) - това са писмени доказателства, свидетелстващи за това, че се случва. Това е потвърждение за законността и законността на комисията бизнес сделка, неговата пълнота и икономическа осъществимост.

В съответствие със Федерален законот 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "За счетоводството" всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат формализирани чрез подкрепящи документи, които служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството. Задължителна регистрациявсички бизнес транзакции първични документие отличителен белегсчетоводство.

Първичен документ- това е счетоводен документ, който е съставен по време на икономическата сделка, е доказателство за настъпилите факти, потвърждава правната сила на извършената операция и установява отговорността на изпълнителите за извършените от тях операции.

Именно документацията създава основата за наблюдение на безопасността на имуществото, тъй като документите потвърждават материалната отговорност на служителите за поверените им ценности и допринасят за укрепване на законността на дейностите.

Първичните документи трябва да бъдат съставени в момента на сделката, а ако това не е възможно - веднага след сделката. Въз основа на първични документи се правят записи в счетоводните регистри (сметки, списания).

За видовете първични документи

Обърнете специално внимание на факта, че основата за счетоводни записимогат да служат само като подкрепящи или комбинирани счетоводни документи, но не и като административни документи. Нека обясним по -подробно.

Административнадокументите, както подсказва името им, са документи, които съдържат заповеди на ръководителя на предприятието и упълномощени от него лица за извършване на операции. Това са например заповеди за наемане на работа и уволнение от работа, заповеди за отпуск, платежни нареждания и други. Такива документи не потвърждават факта на търговска сделка. Ето защо те сами по себе си не могат да бъдат основа за отразяване на транзакциите в счетоводството. В крайна сметка, ако например директорът е разпоредил да изпрати служител в командировка и да му издаде надбавки за пътуване, това не означава, че за счетоводителя това ще бъде основата за отразяване на тази операция в счетоводството. Или ако организацията е подала документи в банката платежно нарежданеза прехвърляне на пари към доставчика, това не означава, че банката веднага ги е изпълнила - движението (разпореждането) с пари по разплащателната сметка действително би могло да се извърши на следващия ден, а в случай на липса на пари по сметката на времето на получаване на платежното нареждане - след няколко дни (когато има достатъчно средства по сметката).

Подчертаваме още веднъж: основата за записване на транзакции в счетоводството е подкрепящи (изпълнителни) документи... Те са тези, които удостоверяват факта на търговските сделки за счетоводни цели. Например, това могат да бъдат разписки, фактури, актове за приемане на материални запаси, актове за приемане и прехвърляне на дълготрайни активи и много други документи. Те се съставят в момента на сделката и се подписват от лицата, отговорни за изпълнението на транзакциите и за коректността на регистрацията им в документите.

В някои случаи - например, когато няма унифицирани форми на документи, които да отразяват конкретна операция, или когато счетоводителят трябва да обобщи редица изходни документи и административни документи за изготвяне на счетоводни записи - счетоводният персонал съставя счетоводни документи... Такива документи обикновено се изготвят въз основа на предварително издадени подкрепящи или административни документи, за да отразят транзакциите в регистрите, следователно тези документи може да не съдържат инструкции за извършване на сделки или потвърждаващи факта на извършването им. Примерите за такива документи включват изчисляване на сумите на претенциите за вземания, изчисляване на амортизацията на дълготрайни активи и нематериални активи, изчисляване на стокови загуби и т.н. Освен това счетоводните документи включват и счетоводни удостоверения , които се изготвят в случаите, когато трябва да прехвърлите сумата от една сметка в друга, да завършите закриването на сметка, да коригирате грешки в сметките и т.н.

На практика има и такива комбиниранидокументи, които са както административни, така и изпълнителни. Например, приходни и разходни касови нареждания, заплати за издаване заплатислужители на предприятието, отчети за разходии т.н. Те едновременно отразяват реда на операцията (например, когато директорът подписва заглавната част заплата, като по този начин нарежда да се изплащат заплати на работниците съгласно това изявление), и действителното изпълнение на тази операция (когато работниците се подписват в декларацията, когато получават заплати). Използването на комбинирани документи ви позволява да намалите броя на документите и да намалите вероятността от грешки и правописни грешки в документите.

За формулярите на първичните документи

Първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство само ако са съставени по предписаната форма.

В съответствие с клауза 4 на PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“, при формиране и утвърждаване на счетоводната политика трябва да се одобряват формулярите на първичните счетоводни документи, както и счетоводните регистри и документи за вътрешни счетоводни отчети.

Това обаче не означава, че всяка организация има право самостоятелно да разработва всички форми на първични документи, които планира да използва. Наистина, съгласно параграф 3 на чл. 6 и клауза 2 на чл. 9 от Закон N 129-ФЗ е необходимо да се съставят първични счетоводни документи съгласно стандартни (унифицирани) форми на първична счетоводна документация.

С други думи, за регистрацията на повечето бизнес транзакции има унифицирани формуляри, които са задължителни за използване от всички организации. И ако има единна форма, организациите са длъжни да я използват и нямат право самостоятелно да разработват алтернативна форма, която да замени унифицираната.

В някои случаи обаче все още има избор - случва се една и съща операция да бъде формализирана от един от няколко вида унифицирани първични документи и организацията може самостоятелно да реши коя форма да използва. Например, освобождаването на материали от склада до производствения цех може да бъде издадено или чрез изискването за фактура, или чрез картата за вземане на лимит.

Такъв избор трябва да бъде записан в счетоводна политика. С други думи, има смисъл да се предостави в него - в текста или като отделно приложение - конкретен списък с първични документи, за които са установени стандартизирани формуляри, които ще се използват в тази организация, като се вземат предвид спецификите на нейната дейност .

И само ако албумите на унифицирани документи не предвиждат формите на документи да отразяват някои операции, организацията получава правото самостоятелно да разработи формата (формата) на такъв документ.

Например, Не единна формана акта за приемане и прехвърляне на нематериални активи, докато съществуващата форма на нематериални активи-1 "Карта за отчитане на нематериални активи" (одобрена с постановлението на Държавния комитет по статистика на Русия от 10.30.1997 г. N 71а) е по-скоро регистър на аналитично счетоводство, отколкото документ с първичен източник. Това означава, че организация, която има нематериални активи в баланса си (или поне планира да ги създаде или придобие), трябва самостоятелно да разработи своя собствена форма на Закона за приемане и прехвърляне нематериален актив, в която по -специално начална ценаи полезния живот на обекта - информацията, която е необходима както в счетоводството, така и в данъчното счетоводство, за да се потвърди валидността на амортизацията на обекта. В същото време единните форми на приемане и прехвърляне на дълготрайни активи (например формулярът OS-1, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 21 януари 2003 г. N 7) могат да се приемат като основа, съответно промяна на техните показатели.

Когато проектирате свои собствени формуляри, трябва да се уверите, че съдържа всички изисквани подробности, а именно:

1) Заглавие на документа;

2) дата на изготвяне на документа;

3) името на организацията, от името на която е съставен документът;

4) съдържанието на бизнес транзакцията;

5) измервателни инструменти на бизнес транзакция във физическо и парично изражение;

6) имената на длъжностите на лицата, отговорни за извършването на търговската сделка, и правилността на нейната регистрация;

7) лични подписи на посочените лица с декриптиране.

Моля, обърнете внимание, че отпечатването не е задължително. Следователно много документи, използвани от счетоводителя, не са подпечатани. Съществуват обаче и такива документи, които трябва да бъдат подпечатани задължително, като фактури, пълномощни и т.н.

За документи, чиито форми организацията разработва независимо, е необходимо не само да се посочат в счетоводната политика имената (списък) на такива документи, но и да се предоставят образци (формуляри) на тези формуляри в приложенията към счетоводната политика . Освен това е препоръчително в приложенията да се включат и инструкции (препоръки) за попълване на такива собствени формуляри. Това е особено важно за големите организации, за да се осигури еднаквост на изготвянето на първични документи от всички служители (включително служители на отдалечени подразделения, клонове и т.н.).

Основни изисквания за изготвяне на първични документи

Счетоводната документация трябва да отговаря на следните изисквания:

1) да бъдат точни (съответстват на действителните операции, извършени по тяхната същност, количествени и парични условия);

2) бъдете прости и ясни, разбираеми не само за счетоводните служители, но и за потребителите (служители данъчен офис, банки, мениджъри, основатели и др.);

3) да бъдат своевременно изпълнени и ориентирани към обработка в контекста на автоматизацията на счетоводния процес;

4) да бъде висококачествен и ефективен (да се формира с най -малко разходи за труд и време).

Въз основа на тези изисквания можем да формулираме основни правила за съставяне на първични счетоводни документи:

1. Документът трябва да бъде съставен в момента на сделката, а ако това не е възможно - веднага след приключването му. При продажба на стоки, продукти, произведения и услуги чрез касови апарати е разрешено да се изготвя първичен счетоводен документ поне веднъж дневно въз основа на Z-отчета на касата (информация за касови чекове).

2. Документите трябва да бъдат изготвени в съответствие с унифицирани форми на документи, а ако единна форма не съществува, организацията е длъжна да разработи самостоятелно формуляр за документи, който включва всички задължителни данни, предвидени от Федералния закон за счетоводството.

3. Първичните документи трябва да бъдат съставени по формуляри по предписаната форма в необходимия брой копия с попълване на всички данни. Ако някои данни не са попълнени, свободните редове трябва да бъдат зачеркнати.

4. Записите в документите трябва да се правят с мастило, химически молив, химикалка или на пишещи машини и изчислителни машини, тоест по начин, който оставя ясна незаличима следа, която трябва да гарантира запазването на записите за времето, определено за съхранението им в архив. Забранено е използването на обикновен молив за писане в документа.

5. Първични и консолидирани счетоводни документи могат да бъдат съставени на хартиен и компютърен носител; в последния случай организацията е длъжна да направи копия от тези документи на хартия за своя сметка за други участници в стопанските операции, както и по искане на органите, осъществяващи контрол в съответствие със законодателството на Руската федерация, съд и прокуратура.

6. Текстът на документа трябва да бъде конкретен, ясен и да избягва двойното четене. Документите трябва да бъдат изготвени добре, текстът и цифрите трябва да бъдат написани ясно и четливо, крайните данни трябва да бъдат посочени с цифри и с думи (с главна буква).

7. Ако в документа е допусната грешка, тя се коригира по коригиращ начин - неправилно написаният текст или числата се зачертават с един ред, така че да е възможно да се прочете написаното, а отгоре се изписва правилният текст или сума , след това правилният текст или сума се повтаря в полетата на документа и се удостоверява с подписа на лицето.съставяне на документа (тоест посочете какво и колко е поправено с цифри и думи).

8. Не се допускат корекции в брой и банкови документи. Ако такъв документ е повреден, той се зачертава кръстосано, прикрепя се към новоиздадения документ и се съхранява като неповреден документ, така че е възможно да се докаже разумно пропуснатият номер на документа (например повреденият чек се зачертава кръстосано и вляво в чековата книжка и след това се изписва нова (следваща) проверка).

9. Списъкът на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи, се утвърждава от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Документи, използвани за формализиране на бизнес транзакции с в брой, са подписани от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица. Без подписа на главния счетоводител или упълномощено от него лице, паричните и сетълментните документи, финансовите и кредитните задължения се считат за невалидни и не трябва да се приемат за изпълнение.

10. Навременното и качествено изпълнение на първичните счетоводни документи, предаването им навреме за отражение в счетоводството, както и надеждността на съдържащите се в тях данни се осигуряват от лицата, които са съставили и подписали тези документи.

Вдясно за подписване на документи

Съгласно параграф 3 на чл. 9 от Закон N 129-ФЗ, списъкът на лицата, които имат право да подписват първични счетоводни документи, трябва да бъде одобрен от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. В този случай документите, които формализират бизнес транзакции с парични средства, трябва да бъдат подписани от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица.

Логично е да се включи такъв списък в счетоводната политика на компанията. Въпреки че официално не е забранено издаването на отделна заповед за одобряване на този списък.

Разработвайки такъв списък, разбира се, е необходимо да се посочат имената на длъжностите на лицата, които имат право да подписват първични документи, а не пълното име на лицето. конкретни служители, защото служителите могат да се променят (някой напуска, някой отива за повишение и т.н.), и маса за персонале по -стабилен.

График на документооборота

Пълнотата и навременността на получаване на информация се осигурява от ясна организация на работния процес - преминаването (движението) на документ от момента на съставянето или получаването му от други организации и лица до депозиране в архива.

В клауза 4 на PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“ е предвидено, че част от счетоводната политика следва да бъде регламентирането на правилата за документооборот и технология за обработка на счетоводна информация.

На практика това изискване се изпълнява чрез изготвяне и включване в счетоводната политика на работен график - обикновено като заявление, съставено в таблична форма. Това означава, че графикът на документооборота се разработва от главния счетоводител и се одобрява и прилага по заповед на ръководителя.

В съответствие със действащото законодателствоИзискванията на главния счетоводител за документиране на бизнес транзакции и подаване на документи и информация в счетоводната служба са задължителни за всички служители на организацията, а не само за счетоводните служители. Следователно е необходимо да се предвиди, че всеки изпълнител, тоест всеки служител, който на дежурство ще трябва да се справи с определени първични документи, ще получи извлечение от графика на работния процес. По -удобно е да го предадете на служител при наемане (или преместване на нова длъжност) заедно с описание на работата, в който, между другото, също трябва да бъде предписано, че задълженията на служителя включват спазване на правилата (график) на документооборота. Тогава служителят няма да има причина да се оправдава с факта, че няма представа за изискванията за участието си в работния процес.

Диаграмата на документооборота определя имената на документите, списъка на изпълнителите, времето на получаване на документите от счетоводния отдел от оперативни работници, сроковете за обработка на документи и др. Например, графикът на работния процес може да изглежда така:

Създаване на документи

Проверка на документи

Обработка на документи

Прехвърляне в архив

Име документ

Количество копия

Отговорен за извлечение

Отговорен за регистрация

Отговорен за изпълнение

Срок екзекуция

Отговорен за проверка

Кой подаръци

Поръчка представителство

Срок екзекуция

Кой изпълнява

Срок екзекуция

Кой изпълнява

Срок екзекуция

Изискване- товарителница

2

Пазарувайте

ОМТС, счетоводство

Склад

Ежедневно

Счетоводен отдел

1 копие - магазин, 2 копия - склад

При отчитане

Ежедневно

Счетоводен отдел

Ежедневно

Счетоводен отдел

От изтичане четвърт

Когато планирате, трябва спазвайте следните принципи:

• графикът не включва преминаването на документа през екземпляра, където документът е само одобрен;
• времето, в което документът се премества от един изпълнител към друг, трябва да бъде възможно най -равномерно;
• обемът на обработката на документи трябва да бъде даден на всеки изпълнител в съответствие с неговите способности и знания;
• е необходимо да се планира обработката на документ в една работна стъпка, тъй като многократното връщане към един и същ документ води до грешки.

За всеки документ в счетоводството има свой собствен работен процес, продължителността на който зависи от организацията на счетоводството, спецификата на работата, размера на предприятието, степента на компютъризация на счетоводната работа и т.н.

но има общи етапи на движение за всички документи:

1) съставяне на документ по време на търговска сделка в съответствие с изискванията за документи;

2) прехвърляне на документа в счетоводния отдел, където те контролират своевременността и пълнотата на тяхната доставка;

3) проверка на приетите документи (по форма, по съдържание, аритметика);

4) обработка на документи (групиране, разпределяне на сметки, записване на суми в счетоводните регистри);

5) подаване на документи в архива за съхранение след изготвяне на счетоводни регистри и формуляри за отчетност.

Инвентаризация в счетоводната политика

В организационно -техническия раздел на счетоводната политика е необходимо също да се регистрират въпроси, свързани с организацията и провеждането на инвентаризациите.

Всъщност, съгласно клауза 4 от PBU 1/2008 „Счетоводна политика на организацията“ в рамките на счетоводната политика, процедурата за извършване на инвентаризация на активите и пасивите на организацията също подлежи на одобрение.

Значението на този счетоводен метод се обяснява с факта, че дори ако счетоводните данни напълно съответстват на съдържанието на първичните счетоводни документи, това не винаги означава, че не е имало нарушения при документиране на фактите на икономическата дейност и тяхното отражение в счетоводството . Действителното имущество (активи) на организацията може да не съответства на счетоводните данни по редица причини:

• материалните активи могат да бъдат подложени на природни влияния, в резултат на което количеството и стойността им могат значително да намалят (естествена загуба);
• възможни са директни счетоводни злоупотреби (кражба, облекла и др.);
• възможни са грешки в счетоводните записи, включително при осчетоводяване на ценности;
• и т.н.

Следователно, за да се гарантира пълнотата и надеждността на счетоводните и отчетни данни, всички организации трябва да извършат опис на имуществени и финансови задължения, по време на който тяхното присъствие, състояние и оценка се проверяват и документират.

Цялата собственост на организацията, независимо от нейното местоположение, и всички видове финансови задължения подлежат на опис. Освен това инвентаризациите подлежат на производствени резервии други видове собственост, които не принадлежат на организацията, но са изброени в счетоводните записи (държани под безопасно съхранение, отдадени под наем, получени за обработка), както и имущество, което не се отчита по някаква причина.

Всъщност инвентаризацията е определена последователност от практически действия за документиране на наличието, състоянието и оценката на имуществото и задълженията на организацията, за да се гарантира надеждността на счетоводните и отчетни данни. Той допринася за реализацията контролна функциясчетоводство, което позволява да се идентифицират случаи на неоснователно намаляване на инвестирания капитал различни видовеИмот.

Процедурата за извършване на инвентаризации се урежда от следното регламенти:

1) Федерален закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "За счетоводството";

2) Правилник за счетоводството и счетоводната отчетност в Руската федерация, одобрен със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. N 34n;

3) Методологически указания за опис на имущество и финансови задължения, одобрени със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. N 49.

В съответствие с Методологическите насоки за опис на имущество и финансови пасиви основните цели на инвентаризацията са:

• идентификация на действителната наличност на имот;
• сравнение на действителната наличност на имот със счетоводни данни;
• проверка на пълнотата на отражението в счетоводството на пасивите.

Разбира се, няма нужда да дублирате изискванията на гореспоменатите във вашата счетоводна политика. нормативни документи... От общо правилов счетоводната политика е необходимо да се отразяват само онези въпроси, по отношение на които регулаторните актове предвиждат възможност за избор от няколко варианта или счетоводните процедури изобщо не са регламентирани.

Но броят на материалните запаси през отчетната година, датите (периодите) на тяхното извършване, както и списъкът на имуществените и финансовите задължения, проверени за всеки от тях, се определят от ръководството на организацията в рамките на счетоводството политика.

В съответствие с Федералния закон за счетоводството и Наредбата за счетоводството извършването на инвентаризация е задължително в следните случаи:

• при прехвърляне на собственост на организация под наем, обратно изкупуване, продажба, както и в предвидени от законодателството случаи при преобразуване на държавно или общинско унитарно предприятие;
• преди съставяне на годишни финансови отчети, с изключение на имуществото, чиято инвентаризация е извършена не по -рано от 1 октомври на отчетната година (опис на дълготрайни активи може да се извършва веднъж на три години, а библиотечните фондове - веднъж на всеки пет години) ;
• при смяна на финансово отговорни лица (в деня на приемане и предаване на делата);
• при установяване на фактите за кражба или злоупотреба, както и повреда на ценности;
• в случай на природни бедствия, пожар, аварии или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• при ликвидация (реорганизация) на организация преди съставяне на баланс за ликвидация (отделяне) и в други случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация или наредбите на Министерството на финансите на Руската федерация;
• и в случай на колективна (бригадна) материална отговорност, инвентаризации се извършват при смяна на ръководителя на екипа (бригадир), когато повече от 50% от членовете му напускат екипа, както и по искане на един или повече членове на екипа.

Организацията няма избор дали да извърши инвентаризация в такива случаи. Въпреки това, дори тук има някакво поле за творчество - например има смисъл да се разработи ясен график за годишни запаси, за да не ги правите при спешни случаи в края на декември на текущата година или дори със задна дата, а да ги прилагате системно през четвъртото тримесечие. Това ще гарантира по -високо качество на материалните запаси и надеждността на техните резултати, както и ще даде време на счетоводителя спокойно и системно да разреши установените несъответствия преди натоварения „счетоводен сезон“, когато ще има много работа за приключване на годината и изготвяне на годишни доклади.

В организационния раздел на счетоводната политика е необходимо също така да се предоставят не само планирани инвентаризации (както задължителни, така и извършени по решение на ръководството), но и внезапни инвентаризации. В крайна сметка именно те правят възможно разкриването на фактите на злоупотреба и нечестност от страна на финансово отговорни лица (MOL). Разбира се, по отношение на внезапните инвентаризации няма смисъл да се предписват конкретни дати или дати в счетоводната политика (например всеки трети вторник от месеца), защото тогава нарушителите на MOL ще могат да се подготвят предварително за проверки и скриват нарушенията си.

За внезапни инвентаризации е по -логично да се установи минимална честота на тяхното провеждане - например да се предпише комисията по инвентаризация да извършва внезапна инвентаризация на касата поне веднъж на всеки две седмици.

Между другото, за комисионните. Според правилата за извършване на инвентаризация в организацията, постоянна комисия по инвентаризация, която включва представители на администрацията на организацията, служители на счетоводната служба, други специалисти (инженери, икономисти, техници и др.), представители на службата за вътрешен одит на организацията, независими одиторски организации... С голям обем работа за едновременна инвентаризация на имуществени и финансови задължения, работни комисии по инвентаризация... С малко работа и присъствие в организацията ревизионна комисияизвършването на инвентаризации е разрешено да се възлага на него.

Личният състав на комисиите се утвърждава от ръководителя на организацията. По-специално, личният състав на работната инвентаризационна комисия е записан в заповедта (постановление, заповед) за инвентаризацията, унифицирана форма N INV-22 (одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 18.08.1998 г. N 88) , които следва да бъдат вписани в Книгата за контрол върху изпълнението на заповеди за извършване на инвентаризация.

В счетоводната политика обаче има смисъл да се определят или поне да се предпишат правилата за формиране на състава на постоянна комисия по инвентаризация (посочване на длъжности, без пълните имена на конкретни служители, заемащи тези длъжности към момента на одобряване на счетоводната политика) .

Н. Н. Шишкоедова

Експертен консултант

На Издателство "Съветник -счетоводител"