≡×МЕНЮ

• B&N Bank
• Възраждане
• Интернет банки
• Търговия
• Levoberezhny

Формиране на плащания въз основа на платежни документи. Календар на разплащанията на предприятията и график на плащанията в "WA: Финансист" с примери. Оперативно планиране на паричния поток

Контрол на движенията Пари- основната задача пред финансовата услуга на всяко предприятие. В същото време инструмент, който ви позволява да управлявате визуално парични потоци, е календарът на плащанията на предприятието или графикът на плащанията на организацията.

Съставяне на календар на плащанията

Календарът на плащанията е най-полезният и често използван инструмент на касиера от гледна точка на операцията финансово планиране, което ви позволява да получите изчерпателна подробна информация за салдата и движението на паричните ресурси в бъдеще за произволно зададен период от време.

Тя може да бъде разработена както в контекста на индивидуалните парични потоци, така и за компанията като цяло.

В исторически план в много предприятия подготовката и поддръжката на календар на плащанията се извършва с помощта на електронни таблици в Excel (изтеглете пример за календар на плащания в Excel). Този метод, който се е доказал през годините, дава възможност за основно финансово планиране, тъй като е силно зависим от „човешкия фактор“. Разширена опция, която ви позволява да разгърнете пълния потенциал на инструмент като календар на плащанията, е неговата подготовка и поддръжка с помощта на автоматизирана финансова система.

Съставеният календар на плащанията на предприятието в специализирана програма, разработена на базата на "1С: Предприятие", по същество представлява план на паричния поток за определен период с необходимото ниво на детайлност, достатъчно за вземане на решения за управление на паричните потоци (CDM ).

Избягване на парични пропуски

Основната цел на използването на календар за разплащания е борба с пропуските в пари. Представянето на графика на плащанията в проста, визуална форма ви позволява да видите по-ясно картината на паричния поток, генерирана от данните за оперативно планиране въз основа на информация за планирани постъпления и отписвания на средства.

Фигура 1. Пример за календар на плащанията в професионално специализираната програма „WA: Financier“.

Информацията за прогнозния паричен поток с възможни касови пропуски помага бързо да се вземат мерки за предотвратяване на тази ситуация.

Много важно за използването на този инструмент за управление на паричните потоци е неговата интерактивност и възможността за персонализиране на анализи от всякаква дълбочина в полезен контекст.

Възможността за директно прехвърляне на планираното плащане във формата с бърза промяна в ситуацията съгласно плана за постъпления и разход на средства дава на потребителя визуална картина на ситуацията по отношение на промяната в паричните потоци на компанията.

Персонализираните групи от инструменти предоставят на потребителя нивото на детайлност, от което той наистина се нуждае (от обобщени обороти за всяка поръчка до подробни).

Използването на информация за минималното салдо може да бъде ефективен механизъм за натрупване на суми по сметката до определена дата (например за плащане на данъци или заплати).

Оптимизирането на календара на плащанията води до подреден план (прогноза) на паричния поток, в който няма парични пропуски.

Платежно нареждане

Въз основа на тези данни се формира платежен регистър и график на плащанията, с помощта на които се създават платежни нареждания към банката.

Всички тези изисквания са изпълнени от календара на плащанията, въведен през софтуерен продуктвъз основа на 1С - „WA: Финансист. Управление на паричните средства ".

Календарът на плащанията в системата е интерактивен инструмент, с който касиерът управлява паричните потоци на компанията.

Фигура 2. Пример за календар на плащанията в „WA: Financier. Управление на паричните средства ".

Формулярът за календар на плащанията се състои от следните области

Фигура 3. Област за настройки на отчета в WA: Финансист. Управление на паричните средства ".

В настройките на календара за плащания можете:

Всички тези функции дават на потребителя възможност не само да контролира изхода на данните, но и да персонализира структурата на календара на плащанията „за себе си“, да задава селекции и да създава регистър на плащанията. Системните настройки, създадени от потребителя веднъж, могат да бъдат или запазени и използвани от самия потребител, или копирани за други.

В съответствие с настройките на потребителя, календарът за плащане на компанията се формира с различна степен на детайлност.

Фигура 7. Пример за детайлизиране на календара на плащанията в WA: Финансист. Управление на паричните средства ".

Областта с данни показва информация за планирания паричен поток или график на плащанията, визуално показва области, в интервала на които касиерът може да премести датата на плащане за заявления, без да нарушава условията на договора. Преместването на приложение на друга дата не изисква редактиране на документа. Потребителят просто "влачи" приложението на друга дата. В този случай планът за паричните потоци се преизчислява автоматично по дата. Потребителят може да влачи и пуска поръчки, както между интервала от време, така и между местоположенията на средствата.

Ако планирането изисква информация за минимални салда по сметката, потребителят може да активира извеждането на тази информация, като избере подходящия елемент в настройките на календара на плащанията.

Фигура 8. Въвеждане на информация за минималното салдо на DS в програмата „WA: Финансист. Управление на паричните средства ".

За въвеждане на данни за минималното салдо на средства се използва специален асистент, извикан от бутона

След „нормализиране“ на паричните потоци, потребителят може да приложи промените към системата. След приемането на промените графикът на датите на планираните плащания ще бъде записан в приложенията.

Въз основа на приложенията можете да създадете регистър на плащанията или директно да генерирате платежни нареждания, за да ги изпратите в системата за взаимодействие с програмата Клиент-банка.

Тази статия съдържа информация за това как икономическата служба на производствена компания може да осигури оперативно планиране на получаването и потреблението на средства, преразпределението на паричните потоци в случай на парични пропуски.

КАЛЕНДАР ЗА ПЛАЩАНЕ НА КОМПАНИЯТА

Календарът на плащанията на всяка компания е краткосрочен план на паричния поток, служи като оперативен инструмент за управление на паричните средства. Следователно някои финансови и бизнес лидери погрешно смятат, че оперативният календар за фактуриране е подробна версия на бюджета на паричните потоци (CBS).

Всъщност структурата на календара на плащанията съответства на BDDS. Той също така отразява паричните салда в началото и края на периода на планиране, тяхното получаване и потребление за периода. Тук приликите свършват, тъй като цялата работа с календар за плащания се основава на различни принципи.

BDDS се формира според данните на бюджета на приходите и разходите, бюджета на покупките, бюджета на заемите и кредитите, бюджета на инвестициите и се прогнозира за период от месец до няколко години. NSкъсният календар се съставя въз основа на документи за получаване и разходване на средства, за него максималният хоризонт на планиране е месец.

Планирани показатели за бюджета на паричния поток в отчетен периодне се променят, в края на периода те се сравняват с действителните стойности на паричния поток на компанията (план-фактически бюджетен анализ). Схема на плащане планирайте и коригирайте ежедневноследователно не може да се анализира за съответствие на действителните парични потоци с прогнозирани стойности.

За целите на формирането на BDDS не е необходимо подробно описание на движението на парите в контекста на сетълмент сметки или касови апарати на предприятие, а за календара на плащанията като инструмент за оперативно управление на паричните потоци, такава информация е жизненоважна.

Паричните разходи в BDDS са показани само в общи суми по бюджетни позиции и не отчитат тяхното значение за бизнеса на компанията. При формирането на разходната част на календара на плащанията се взема предвид критичността на неплащането в планираното време на този или онзи вид разход, за да се предотвратят прекъсвания в предоставянето на бизнес процеси, които генерират приходи на компанията.

За успешна работа с календар на разплащанията трябва да спазвате определени правила, които се отнасят до формирането на този документ и корекцията на прогнозните показатели. Какви са тези правила и как икономическата служба може да осигури коректността и уместността на оперативния календар на плащанията за всеки ден от работата на компанията, ще разгледаме по-нататък.

За да бъде оперативният календар на плащанията възможно най-ефективен, ръководителят на финансово-икономическата служба трябва да се придържа към следното в работата си с него принципи:

• планирането на паричните потоци (приходи и разход на средства) се извършва въз основа на първични документи, а не с помощта на прогнозния метод;
• паричните потоци се планират в анализа на текущите сметки и касовите апарати на компанията;
• при формиране на разходната част на календара на плащанията се взема предвид приоритетът на направленията на разходване на средствата;
• календарът на плащанията се съставя в ежедневния анализ на паричните потоци и се коригира ежедневно въз основа на факта на получаването и разходването на пари.

Въз основа на тези принципи ще разгледаме методологията за организиране на ефективен оперативен календар на плащанията.

ОПЕРАТИВНО ПЛАНИРАНЕ НА ДОХОДИТЕ В ПАРИ

В оперативния календар на плащанията получаването на средства се планира съгласно първични документипродажба на стоки (работи, услуги) и договорни условия на плащане (предплащане, плащане при доставка или при условия на разсрочено плащане). За да създадете план за получаване на средства от бъдещата продажба на стоки (работи, услуги), използвайте искания на купувачите.

Компанията може да има неосновни парични потоци, например от отдаване под наем на собственост. В този случай е необходимо да се предвиди получаването на доход в календара на плащанията в съответствие с договорните условия за плащане на наем.

Основата за формиране на прогнози за парични потоци също са кредитни договориили графици за получаване на заеми и кредити (приложения към кредитни договори). Така или иначе плановете за парични потоци трябва да съдържат следните подробности:

• основа на плащане;
• името на платеца;
• получена сума;
• прогнозна дата на получаване на средства.

Да вземем например Alpha, компания, която произвежда и продава стоки за бита. Икономическата служба на компанията отговаря за ежеседмичното формиране на оперативен календар на плащанията, с помощта на който те осъществяват текущото управление на паричните потоци, извършват плащания към контрагенти.

Да оформя входящата част от календара за седмицата от 12 март до 16 март 2018г., служителят, отговорен за работа с календара на плащанията, трябва да извърши следните операции:

• изготвя регистър на касовите бележки за предварително продадени продукти, плащанията за които трябва да идват от купувачи през определената седмица;
• да изгради прогноза за касовите бележки през определената седмица за продукти, за доставката на които има поръчки от купувачи;
• да планира приток на пари от наематели на имуществото на дружеството, който трябва да бъде получен през определената седмица съгласно договорите за наем;
• планирайте получаването на средства през определената седмица в съответствие с договорите за заем на компанията с банки;
• да разпредели за посочената седмица постъпленията от средства, които са били планирани в календара на плащанията за текущата седмица (от 5 до 9 март), но не са пристигнали по сметките или касата на компанията.

По първите четири точки се събира информация към консолидирания регистър на касовите бележки(Маса 1).

Нека веднага обърнем внимание на това необходимо е да се контролира времето за получаване на средства по искане на купувачите... По този начин плащането за продукти за последните две приложения (подчертано в зелено в таблица 1) няма да бъде получено през планираната седмица, поради което то трябва да бъде отразено в календара на плащанията за следващата седмица.

Също така трябва да включите в получаването на средства през седмицата от 12 март до 16 март тези суми, които е трябвало да пристигнат тази седмица, но по някаква причина не са получени:

1) плащане за доставка на продукти от Купувач 3 в размер на 500 хиляди. търкайте... - според плана е трябвало да попадне по разплащателната сметка на дружеството на 03.07.2018 г .;

2) плащане за доставка на продукти от Купувач 5 в размер на 250 хиляди. търкайте... - трябваше да влезе в компанията в края на февруари 2018 г.

Първа сумание включваме календара на плащанията за седмицата от 12 март до 16 март в плана за касови бележки, тъй като компанията има гаранционно писмо от купувача, според което плащането ще бъде получено не по-късно от 15.03.2018 г.

Втора суманяма да вземем предвид календара на плащанията за тази седмица, тъй като няма документи, доказващи вероятността за получаване на тези пари. Ще преведем това плащане в плана за доходите за следващите периоди.

ЗАБЕЛЕЖКА

В календара на плащанията трябва да бъдат включени само тези разписки, за които има документални доказателства. На тяхна основа се планират различни плащания и ако тези пари не бъдат получени, плащанията няма да бъдат извършени, което ще се отрази негативно на имиджа и бизнеса на компанията.

Въз основа на извършените действия ние се формираме входяща частоперативния календар на плащанията за седмицата от 12 март до 16 март 2018 г. (Таблица 2).

ОПЕРАЦИОННО ПЛАНИРАНЕ НА ПАРИ

Разходът на средства се формира в календара на плащанията въз основа на заявления, в които са посочени всички необходими подробности:

• цел на плащането;
• основа на плащане;
• получател на плащания;
• размер на плащането;
• позиция на паричния поток;
• планирана дата на разходване на средства.

За да оформите разходната част на оперативния календар на плащанията, трябва да извършите следната работа:

• изготвяне на регистър на заявленията за разходване на средства за оперативни (текущи), финансови и инвестиционни дейностифирми;
• разпространява за планирания период приложения, които не са били платени (затворени) в предишни периоди.

Заявленията за изразходване на средства идват от служителите на подразделенията (CFD) на компанията, отговорни за тяхната регистрация. Те трябва да бъдат одобрени от ръководителите на тези отдели (собствениците на бюджетите за ДЗР).

Служителят на икономическата служба, отговорен за формирането на календара на плащанията, проверява входящите заявления за съответствие с бюджетите на Централния федерален окръг и за наличието на необходимите подробности, след което ги включва към консолидирания регистър на фирмените заявления... Регистърът на фирма "Алфа" за седмицата от 12 до 16 март 2018 г. е показан в табл. 3.

Следователно всяка компания периодично страда от недостиг на оборотни средства в регистъра на заявленията е препоръчително да се посочи критичността на неплащането на всяко от тях,чрез задаване на приоритетна група... Ако в който и да е ден от календара на плащанията компанията няма достатъчно пари, за да плати за всички приложения, тогава плащането ще се извърши в приоритетния ред на тези групи (започвайки с първата).

В допълнение към този регистър е необходимо да се включи в календара на плащанията за седмицата от 12 март до 16 март искове за разноски, които не бяха платени през предходната седмица поради липса на пари:

• заявление за плащане за доставка на канцеларски материали в размер на 250 хиляди рубли. (статия DDS „Плащане на икономически нужди“ с четвъртата група с приоритет на плащане);
• заявление за плащане за нает транспорт в размер на 250 хиляди рубли. (статия DDS „Плащане за транспортни услуги“ с трета група с приоритет на плащане);
• заявление за плащане на суровини в размер на 1 300 000 рубли. (статия DDS "Плащане за суровини" с втората група с приоритет на плащане).

Въз основа на събрания регистър на заявленията и данни за неплатени заявления от предходния период, ние формираме разходна частоперативния календар на разплащанията на компанията Alfa за седмицата от 12 март до 16 март 2018 г. (Таблица 4).

Общите суми на плана за изразходване на пари за седмицата от 12 март до 16 март са по-големи от прогнозата за техните приходи. Това показва отрицателно салдо на паричните потоци за тази седмица и неспособността на компанията да извърши всички планирани плащания.

В следващата стъпка можете да подготвите календар за предплащане, за да идентифицирате касови пропуски във всеки ден от периода на планиране и да преразпределите паричните потоци.

ОПЕРАТИВНА РАБОТА С РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ НА ПАРИЧНИ ПОТОЦИ

Както беше отбелязано по-горе, основната цел на оперативния календар на плащанията е ежедневното управление на плащанията на компанията, което включва ежедневни корекции на плановете за получаване и разходване на пари. Затова първо трябва да създадете предварителен календар на плащанията (на базата на регистрите на касовите бележки и списъка на заявленията за тяхното разходване) и да определите в кои дни от периода на планиране компанията няма достатъчно пари за планираното изплащане на заявленията .

В примера с фирма "Алфа" календар за авансово плащанеизглежда така (Таблица 5).

От календара за предварителни плащания се вижда, че Alfa има пари само за изплащане на поръчки за първите два дни от седмицата, а от сряда до петък има касови пропуски и необходимост от преразпределение на паричните потоци.

Забележки

1. Преразпределението на паричните потоци трябва да бъде одобрено от ръководителя на икономическата служба и направено от него, отговорен за работата с календара на плащанията.
2. На големи предприятия, където заявленията за разходване на средства се инициират от много подразделения (CFD) и ежедневните плащания се извършват в размер на няколко милиона рубли, се създават специални комисии за разпределяне на разходването на средства, ако компанията не е в състояние да затвори всички приложения.
3. Съставът на такава комисия обикновено включва всички ръководители на Централния федерален окръг. Накрая те определят състава на плащанията, които действително ще бъдат извършени през този период.

Помислете кои промени в сумите и времето за кандидатстване за разходване на средстваможе да се направи, за да се премахнат касовите пропуски в предварителната версия на календара на плащанията:

• заявление за разход на средства по т. " Плащане комунални услуги »В размер на 1 милион рубли. ще разделим на две плащания от 500 хиляди рубли. Първата част ще оставим за плащане на 14 март, втората ще бъде отложена за петък, 16 март, защото изплащането на заплатата е планирано за четвъртък, приоритетът на който е по-висок;
• приложение да плащат за транспортни услугив размер на 700 хиляди рубли. ние също го разделяме на две части, едната от които в размер на 100 хиляди рубли. прехвърляме от сряда до четвъртък 15 март, а втората в размер на 600 хиляди рубли. планираме за петък 16 март;
• приложение за закупуване на дълготрайни активив размер на 700 хиляди рубли. по споразумение с ръководителя на компанията го отлагаме от четвъртък, 15 март за следващата седмица и го изключваме от календара на плащанията за периода от 12 март до 16 март;
• приложение да плащат за защитав размер на 250 хиляди рубли. разделяме наполовина. Оставяме първата част за плащане в петък, прехвърляме втората за следващата седмица;
• приложение за закупуване на работно облеклов размер на 200 хиляди рубли. също разделяме на две равни части. Оставяме първата за плащане в петък, втората отлагаме за следващата седмица.

В резултат на тези промени в календара на плащанията успяхме да премахнем всички касови пропуски и да осигурим баланса на постъпленията и разходите на средствата на компанията „Алфа“ в периода от 12 до 16 март 2018 г. (Таблица 6).

Това не е краят на работата с оперативния календар на плащанията, тъй като по различни причини действителното получаване на средства може да не съвпада с планираното (както и разходите). Всяка сутрин служителят на икономическата служба, отговорен за коректността на календара на плащанията, го актуализира, като взема предвид действителното салдо в началото на деня и неплатени заявления за изразходване на пари в календара.

След одобрението на календара на плащанията от ръководителя на икономическата служба, разходната му част служи като основа за формиране на регистър на плащанията и за счетоводния отдел да плаща заявления чрез системата "Банка-клиент". В случай на успешно плащане, съответното заявление за изразходване на средства се отбелязва като затворено.

1. Оперативният календар на плащанията е ефективен инструмент за текущото управление на паричните потоци и плащания на компанията.
2. Работата с календара на разплащанията трябва да се регулира от вътрешни документи. Това е необходимо, за да могат всички служители да разберат своите отговорности и области на отговорност в процеса на управление на паричните потоци на компанията.

А. А. Гребенников, главен икономист на групата компании "Резон"

Днес основният проблем за много предприятия е намирането на безплатни финансови ресурси. В крайна сметка невъзможността за тяхното привличане води до спад в производството и намаляване на нивото на доходите на населението, потребителското търсене води до намаляване на приходите на предприятията, увеличаване на вземанията

Оперативно планиране

По време на икономически спадусловията за доставки от предприятия стават все по-строги: докато минимизират рисковете, компаниите предпочитат да работят на предплатена основа. Следователно недостигът на парични активи (наричан по-долу ДС) се превръща в основния проблем, който едно предприятие трябва да реши, за да осигури своята ликвидност и платежоспособност в кризисна реалност.

Механизмът, който ви позволява да контролирате ликвидността на компанията и да използвате най-ефективно DS, е календарът на плащанията.

Оперативното планиране на паричния поток за определен период се извършва чрез съставяне на календар на разплащанията в рамките на бюджета на паричния поток (наричан по-долу - BDDS) въз основа на сегашно състояниеплащания, сключени договори, сключени договори и действителни задължения.

От гледна точка на бюджета, календарът на плащанията е система за архивиране на DS от плана. Но за разлика от BDDS, това е по-подробен документ. В крайна сметка, ако при стратегическото планиране няма значение от кого точно ще бъдат получени пари или на кого ще бъдат изплатени парите, то при оперативното планиране всичко е на пръв поглед: тук има длъжници-длъжници, а тук са кредитори.

Следователно в календара на плащанията можете да опишете подробно: на кого, кога, от кого, за какво и колко трябва да платите (получите).

Календарът на разплащанията е план на паричните потоци (по-нататък - ДДС) в краткосрочен план (седмица-месец), отразяващ всички видове дейности на предприятието (основни, финансови, инвестиционни), одобрен от ръководството в рамките и възможностите на предприятието.

Кой се нуждае от календар на плащанията?

Информацията, представена в календара на плащанията на предприятието, е необходима за собствениците на фирми, топ и средни мениджъри, ръководители на центрове за финансова отговорност (наричани по-долу CFD) и служители на финансово-икономическия блок.

От гледна точка на бюджетирането, календарът на плащанията е система за резервиране на средства от плана

Диапазонът от въпроси, свързани с компетентността на финансовия директор, един от най-важните мениджъри на предприятието, е необичайно широк - от задачите на оперативното управление на паричните средства до проблемите на стратегическото развитие на компанията. Освен това във всяко предприятие финансово управлениетясно свързана с основната си дейност - производство, търговия или предоставяне на услуги и следователно с управлението на ресурсите. Въвеждането на календар на плащанията ще намали работата на финансовия директор за контрол на разходите на DS. Ако преди това е трябвало да преглежда и подписва всяко искане за плащане, то с въвеждането на календар на плащанията, когато сумите на плащанията се одобрят в бюджети и процедурата за договаряне на плащанията е формализирана, контролът върху паричните потоци може да бъде поверен на финансовата служба на служителите. Финдиректорът ще се съгласи само ограничено количествоплащания, като правило, надвишени, големи или нередовни. Например, достатъчно е да се споразумеете за размера на плащането за наемане на офис веднъж, когато бюджетът бъде одобрен, оставяйки контрол върху самата процедура на плащане и съответствието на сумите с бюджета на финансиста.

Правилно изградените бизнес процеси помагат да се сведе до минимум рискът от злоупотреби от служители на предприятието чрез разделяне на функциите за контрол на плащанията и тяхното иницииране. Например ръководителят на бизнес линия приема всички искания за плащане в своя Централен федерален окръг и отговаря за изпълнението на бюджета, а финансов служител следи за спазването на заявленията с бюджетни ограничения и изпълнението на регулаторните процедури. платежна система.

Задачи, които календарът на плащанията ще реши

1. Избягвайте касови пропуски и неизпълнение на задълженията на компанията към контрагентите. Основната цел на формирането на календар за разплащания е борба с касовите пропуски, при които няма пари в касата и по разплащателната сметка. Тъй като всъщност е планираният "график" на DDS потока на компанията, календарът на плащанията позволява да се прогнозират пропуски в пари, като се вземат мерки предварително за отстраняване на ситуации на необходимост от извършване на плащания при липса на достатъчно средства по сметката на компанията. Следвайки принципа „предупредените са предварително въоръжени“, възможно е бързо да се променят плановете за харчене на пари, като по този начин се предотврати касова разлика.

Можете да правите предварителни „разчети“, да променяте датите на постъпленията и плащанията, да ги координирате с контрагенти - и да отразявате всичко това директно в календара на плащанията.

2. Избягвайте да харчите повече от одобрената сума. Дори ако компанията има много пари, това не означава, че може да се харчи безмислено. Разходите са разрешени само в рамките на приетите бюджети. Непредвидените ситуации, които изискват надхвърляне на бюджета, са по-скоро изключения общо правило... Календарът за плащания ви позволява да контролирате дали плащането е в рамките на бюджета.

3. Управлявайте ликвидността на компанията. Един от основните критерии за коректност на управленските решения, взети във финансовия сектор, е положителността на съвкупния поток на ДС по всяко време.

4. Осигурете надеждна информацияв онлайн режим. Важно е да получите незабавно финансова информация. Недостатъкът на календара за плащания, внедрен в Excel, е времето, необходимо за възстановяване на отчетите. Календарът на плащанията трябва да бъде интегриран в оперативната счетоводна система, така че да не се изисква двойно въвеждане за получаване на надеждни данни.

5. Уверете се, че процедурите за договаряне на плащания на разходи се спазват правилно. Процедурата за одобрение трябва да включва определено делегиране на отговорност в зависимост от важността на конкретното плащане.

6. Елиминирайте човешкия фактор, доколкото е възможно.

Планирането на DO потоци предполага възможността управление на ликвидносттафирми. Индикаторът за ликвидност на предприятието отчита състоянието и стойността на текущите си активи и пасиви.

Календарът на разплащанията е план за движение на пари в краткосрочен план, отразяващ всички дейности на компанията, одобрен от ръководството в границите и възможностите на предприятието

Основните компоненти на текущите активи са запаси, вземания и DS, текущи задължения - задължения.

Календарът на плащанията ви позволява да управлявате ведомостта и вземания... Това е особено вярно при увеличаване на броя на купувачите или доставчиците, тъй като става възможно ясно да се определят датите на плащанията за своевременно получаване на суровини, услуги, да се гарантира ефективността на предприятието и да се предотврати появата на санкции.

Управлението на ДК, свързани със запасите, незабавно поставя задачата да управлява оборота на запасите. Колкото по-бързо е, колкото по-малко складови наличности, толкова по-евтини струват на компанията, толкова по-ефективно DS се използват за закупуване на необходимите суровини, материали, стоки за основната дейност.

Когато има недостиг на „реални“ пари, особено важно е предприятието да работи за съгласуване на план за плащане на всички нива на управление и компетентна, добре обмислена приоритизация.

На практика често възниква ситуация, когато планът за постъпленията не е изпълнен, а планът за изразходване на ДС се изпълнява изцяло, съответно общият размер на заявленията за плащане надвишава действителното получаване на ДС. За да се избегнат парични пропуски, препоръчително е всички плащания да се класират според техния приоритет или важност. Плащането за артикули с най-висок приоритет се извършва през задължителен, с по-ниска - при допълнителни условия. Например заявленията за плащане на дългове към основните доставчици на продукти, данъците се удовлетворяват на първо място, докато разходите за обучение, модернизация на офис оборудване се финансират, когато планът за продажби е изпълнен с поне 90%.

В тази връзка анализът на така наречените постоянни плащания е много полезен: често предприятията имат разходи, с които са свикнали, и не поставят под въпрос целесъобразността им. Ако погледнете наново структурата си на плащане, това ще ви помогне да определите дали тези разходи са наистина необходими. Изготвянето на план за DDS има смисъл само когато можете да сте сигурни, че всичко необходими плащаниявзети предвид. Планът е изготвен, за да се изключи необходимостта от "внезапно" финансиране на всякакви "супер важни" проекти. Необходимо е предварително да се обмислят посоките на изразходване на ДС; в кризисна ситуация е целесъобразно да се въведат по-строги срокове за съгласуване на план за плащане на всички нива на управление на предприятието.

Що се отнася до изпълнението на плана, практиката на ежедневно сверяване на касовото салдо на ДС заслужава внимание, което ще премахне евентуални злоупотреби, ще даде на мениджърите надеждна информация за текущото салдо на средствата по сметките и в касата на предприятие, което е необходимо за вземане на решения за изпълнението на текущи плащания.

Принципи, правила, последователност на формиране

Когато изгражда система за парични плащания, една компания трябва да разграничи две области на работа. Първо - формирането на финансови планове в средносрочен план, статии на DDS и други анализатори (организации, договори, контрагенти), ограничаващи плащанията на Ds. Резултатът е документ - „Календар на плащанията“. Второ - описание на движението на приложенията (платежни регистри) в контекста на участниците в процесите, времеви рамки, което се разглежда като бизнес процес на предприятие, насочен към прилагане на документа „Календар на плащанията“ от гледна точка на взаимодействието между отдели и управление на предприятието, изискващи ясна координация и внимателно внимание от страна на мениджърите и изпълнителския персонал.

Основните етапи от развитието на система за календар на плащанията

1. Формиране на данни за планиране (този процес се изпълнява в рамките на бюджета и е задължителен подготвителен етап, тъй като проверката на възможността за плащания се извършва според планираните данни).

2. Определяне на списъка на анализаторите (член на DDS, контрагенти, договори, източник на DC), в контекста на който ще се проверява възможността за плащания и постъпления.

3. Изграждане на механизъм за формиране на регистри на плащания, приложения.

4. Описание на бизнес процеса „Календар на плащанията“, определението в неговата рамка на отговорни лица за процедури, задачи.

5. Регулиране и документиране на бизнес процеса "Календар на плащанията".

6. Автоматизация на бизнес процеса „Календар на плащанията“.

1. Формиране на данни за планиране

Предполага се, че компанията има финансова структурасъс специални CFD, бюджетът като инструмент за управление се прилага и работи. Този етап е основата за календара на плащанията, тъй като проверката на възможността за плащане / получаване се извършва в контекста на определени данни за планиране.

Важно е да се изготви BDDS относно паричните потоци за основната, инвестиционната и финансови дейности, за които е необходимо да има бюджети както за основната дейност, така и инвестиционни проекти... За всяка статия е препоръчително да се назначи отговорно лице (т.е. служител, който взима решения и отговаря както за планирани, така и за действителни показатели, отклонения от фактическия план).

2. Определяне на списъка на анализаторите

Списъкът с анализатори ви позволява да създадете инструмент за проверка на плащания / разписки за възможността за изпълнение.

Можете да използвате следните анализи: CFD, източник на DC, контрагент (получател на DC), договор с контрагента (в рамките на който ще се извършват плащанията), елемент на DDS (чрез който ще се извършват плащанията на DC), проект (за кои инвестиционни плащания се извършват), приоритет на плащане.

Изтъквайки анализаторите в счетоводната система, трябва да помните принципа икономическа осъществимост- надценените изисквания към списъка на анализаторите правят системата трудоемка и неподвижна. Следователно трябва да се съсредоточите върху списъка, който е минимумът, необходим за решаване на задачите, поставени от компанията за счетоводната система.

3. Изграждане на механизъм за формиране на регистри на плащания, приложения

След дефиниране на данните за анализатора и плащането се формира инструментариумът за плащане / получаване. Системата за оперативно управление на финансите на компанията, внедрена чрез бизнес процеса „Календар на плащанията“, включва няколко участника (служител, отдел, служба), като всеки се нуждае от инструмент, с който ще работи в тази система. Служителите на отдели и служби подават заявления за плащане / получаване на DC, а ръководството или служителите, упълномощени да вземат решения, ги прилагат чрез регистрите на заявленията. Приложението е документ-заявка за разписки или плащания на DC, съдържащ описателна информация за тази операция. Искането отразява всички одобрени анализи, допълнителни подробности, приоритет, ако е необходимо, и поле за коментари на всеки от участниците в бъдещия процес на календара на плащанията.

Регистърът на заявленията представлява списък на приложенията, консолидирани по определен критерий (дата, отговорно лице, източник на DS, вид статии).

Както заявлението, така и регистърът на заявленията за плащане на DC трябва да съдържат пълен и достатъчен обем информация, за да се вземе решение относно плащането / получаването на пари.

4. Описание на бизнес процеса "Календар на плащанията"

След проверка и одобряване на плащането на подадените заявления се счита, че календарът на плащанията като бизнес процес е внедрен в регистрите на одобрените заявления.

След това трябва да отговорите на въпросите: кой, какво, кога и в какъв период от време. На този етап е важен процесът на разработване на календар на разплащанията, който установява процедурата за взаимодействие между служителите и следователно определя резултата от платежната дисциплина на предприятието и репутацията му на добросъвестен партньор. Има много възможности за взаимодействие на служителите в процеса на одобряване на заявленията и всяко предприятие разработва схема, която е целесъобразна и удобна за него.

При проектирането на бизнес процес трябва да се спазват определени принципи:

• достатъчността на правомощията и функциите на участниците в процеса (това означава, че всяка от договарящите и одобряващите страни има право да вземе едно или друго решение относно плащането);
• организационна сигурност (всяко бизнес плащане или заявление за получаване трябва да има един орган за координация и одобрение и нито едно звено, чието участие в процеса е предвидено, не може да бъде изключено от цикъла на формиране на календар на плащанията);
• възможност за контрол на функцията (всички приложения трябва да имат достатъчно ниво на проверка на възможността за плащане, за да се избегнат неоторизирани плащания);
• динамизъм (системата за плащане в брой трябва да има оптимална процедура за одобрение, която отговаря на изискванията на платежната дисциплина на предприятието (като правило, с продължителност от два до пет дни), а процесът на одобрение на плащанията трябва да бъде оптимизиран в съответствие с работата с доставчиците ).

Най-очевидният начин за представяне на бизнес процес е графичен, под формата на диаграма (фигура).

5. Регулиране на бизнес процеса "Календар на плащанията"

На последния етап бизнес процесът на управление на паричните потоци е фиксиран в нормативни документи, които са одобрени с вътрешна заповед и са задължителни за всички подразделения и служители на компанията. Вътрешен документ, който определя правилата за функциониране на платежната система на компанията, трябва да съдържа информация за процедурата за подаване на заявления за плащане, срокове, лица, отговорни за координация и одобрение, задължения и правомощия на служителите, както и последователността на действията.

6. Автоматизация на бизнес процеса „Календар на плащанията“

За да се поддържа оперативното управление на паричните потоци, ще е необходима автоматизация на съответните бизнес процеси. Софтуертрябва да позволи:

• създаване на електронни счетоводни документи на платежната система (например искания за плащане или регистри);
• форма електронно отчитаненеобходими за контрол на изпълнението на плащанията, спазване на разпоредбите на платежната система, BDTSS (например календара на плащанията);
• прилагане на подкрепа за процедури за контрол и одобрение (бюджети, искания за плащане и др.).
• да се разграничат правата на достъп до финансова информация за различни ниваотговорност във фирмата.

Някои предприятия използват Excel и други непрофилни програми за автоматизиране на бизнес процесите на управление на паричните потоци, въпреки че този метод има редица недостатъци: ниска ефективност при показване на информация и генериране на отчети, несигурност от грешки, проблем с двойното въвеждане на данни, необходимост да отделя време за възстановяване на отчети. Затова все повече компании са склонни да избират специализиран софтуер.

За издаване на платежни нареждания в стандартна конфигурация, документът „ Платежно нареждане". Платежните нареждания са номерирани за всяка от разплащателните сметки поотделно. Вижте и нашата директория за фирмени акаунти. В променливата „Текуща сметка“ се избира акаунтът, от който трябва да се извърши плащането. Следващият номер на изходящия документ за избраната разплащателна сметка се предлага автоматично в реквизита „Номер на плащане". Ако платежното нареждане е издадено за прехвърляне на данъци, вноски, други задължителни плащания, трябва да поставите отметка в квадратчето „Плащане на данък / удръжки ", а след това в реквизита" Вид данък "изберете от указателя" Данъци и удръжки "съответния вид данък.

В реквизита „Контрагент“ избираме организацията, на която ще превеждаме пари, в реквизита „P / Account“ - текущата сметка на клиента. Сметката за отчитане на взаимните сетълменти с контрагента (сметка за отчитане на сетълменти с бюджета, държавни доверителни фондове) е посочена в променливата "Сметка". В случай на плащане към доставчици или възстановяване на суми, купувачите трябва да посочат и поръчката. За да изберете поръчка, използвайте бутона. Кликването върху него отваря дневника "Избор на поръчки" за избрания клиент. Двойното щракване върху реда с поръчката ще доведе до избора на поръчката в „Платежно нареждане“. Когато изберете поръчка, сумата и ДДС се попълват автоматично от баланса за избраната поръчка, но те могат да бъдат коригирани ръчно. За да попълните целта на плащането, можете да използвате списъка с типични цели на плащане, избран от директорията „Цел на плащанията“. Използвайки бутона "Печат", можете да получите разпечатана форма на платежното нареждане. При провеждане на документа "Платежно нареждане" не генерира счетоводни записи. Фактът на движение на парите през разплащателната сметка в типична конфигурация е отразен в документа "Банково извлечение".

В нашия пример компанията "Шивачка" плаща сметката на доставчика Voldodarka за закупуване на програмата в размер на 10800 UAH.

Ориз. 10 - Електронен прозорец на документа "Платежно нареждане"

Ориз. 11 - Отпечатана форма на документ "Платежно нареждане"

3.3. Генериране на банково извлечение

За да отразява транзакции, свързани с движението на средства на организацията по сетълмент сметки в гривна и в чуждестранна валута в стандартна конфигурация, е предназначен документът "Банково извлечение".

Трябва да се отбележи, че типичната конфигурация изисква въвеждането на отделни банкови извлечения за текущите сметки на фирмата.

Реквизитът "Разплащателна сметка" служи за обозначаване на паричната сметка от указателя "Сметки на нашата компания", движенията, по които правим.

Всеки ред от табличния раздел отговаря на едно плащане. Спецификацията на табличния раздел на документа трябва да се попълни в следната последователност:

Задайте знака за това кои плащания се регистрират: входящи ("+" - пари, идващи по разплащателната сметка), или изходящи ("-" - изтичане на пари)

Определете вида на доходите (разход на пари), като изберете съответния елемент от предложения списък в променливата „Вид доход / разход“;

Определете счетоводната сметка, съответстваща на съответната подсметка на сметка 31;

Избирайки от предложения списък, определете вида на ДДС за тази операция;

Изберете обекта на аналитично счетоводство на кореспондентската сметка;

В случаите, когато плащанията се отнасят до взаимни разплащания с купувачи и доставчици, посочете реда на купувача (доставчика), за който идват пари (оставя). За удобно попълване на информация за плащания, свързани с взаимни сетълменти, можете да използвате бутона „Избор по поръчки“. Когато кликнете върху този бутон, се отваря специално списание "Избор на поръчки по контрагент". Това списание предоставя някои допълнителни функции. Първо, за всяка поръчка се показва текущият й баланс на взаимните сетълменти, който може да се покаже или директно в списъка, или отделно в информационния ред, в зависимост от избрания режим в атрибута „Показване на метод“, и второ, в този дневник, който можете да изберете за конкретен клиент, т.е. направете така, че да се показват само поръчки от този клиент. Двойното щракване върху ред с поръчка ще добави нов ред към извлечението.

Въведете сумата с ДДС и плащането на ДДС, по подразбиране се предлага общата сума с ДДС и общата сума на ДДС на документа за поръчка;

Задайте в променливата "D / R" атрибута на операцията, посочен в реда, към брутния доход ("+") или към брутните разходи - ("-"). Ако посочите "0" в тази променлива, това ще означава, че операцията не се прилага нито за брутен доход, нито за брутни разходи;

Изберете аналитичен обект по брутен доход (брутни разходи);

Въведете всяка обяснителна информация за тази операция, която ще се покаже като текстов коментар в транзакциите, генерирани за текущия ред.

Ако необходимият „Отгр. ? " задайте стойност „Да“ в подробностите „Изпратена сума“. и "vatotgr." сумата и ДДС на предварителната пратка (осчетоводяване) за тази поръчка стават достъпни за редактиране.

Част от информацията, свързана с нашите плащания, може да бъде въведена автоматично в „Банково извлечение“, като се използва информацията от издадените платежни нареждания. Бутонът "Попълнете с плащане" служи за тази цел. В този случай можете да изберете платежни нареждания, издадени на същата дата като банковото извлечение (опция „За датата на документа“), или издадени по време на произволен период (опция „Произволен период“).

Бутон "?" служи за изчисляване на общата сума на приходите и разходите по отчета.

Наборът от транзакции, генерирани от документа, зависи от вида плащания, които той извършва, и от позиционирането му във веригата на сетълмента между организацията и нейните клиенти (доставчици).

Освен това, ако това изявление документира прехвърлянето на средства от купувача, при което организацията има данъчно задължение, тогава по време на изпълнението му ще бъде генериран документът „Данъчна фактура“ (при условие, че константата „Автоматично създаване на данъчни фактури“ е зададено на "Да") ...

На фиг. 12 и фиг. 13 показва създадения документ, потвърждаващ превода на пари от банковата сметка на фирма "Шивачка" към доставчика "Volodarka" в размер на 10800 UAH.

Ориз. 12 - Електронен прозорец на документа "Банково извлечение"

Ориз. 13 - Отпечатана форма на документ "Банково извлечение"

За автоматично генериране на документи "Регистрация на плащане" въз основа на плащане банка и касови документив програмата 1С: Счетоводство в управляващи дружества на жилищно-комунални услуги, жилищни асоциации и жилищни кооперации, ще извършим следните действия:

1. Ще формираме документите "Получаване по разплащателна сметка" (елемент от менюто "Банка - банкови извлечения") И" Приходни касов ордер"(Елемент от менюто" Каса - Касова бележка "):

2. Отворете обработката „Формиране на плащания въз основа на платежни документи“, като използвате елемента от менюто „Счетоводство в жилищно-комуналните услуги - Услуга - Формиране на плащания въз основа на платежни документи“.

3. Използвайки бутона „Настройки“, можете да посочите документите, въз основа на които ще се генерират плащания. Това могат да бъдат документи "Получаване на касов ордер" и "Получаване по разплащателна сметка". Също така за тези документи можете да посочите видовете транзакции, които трябва да бъдат обработени:

4. Поставете отметки в квадратчетата отсреща задължителни документии натиснете бутона "OK".

5. В полето "Източник на плащане" можете да посочите необходимия източник на плащане:

6. В колоната „Период“ ще посочим периода, за който се обработват документите за плащане и щракнете върху бутона „Попълване“:

7. Табличната част на обработката включва данни от генерираните преди това документи „Постъпление по разплащателна сметка“ и „Получаване на касов ордер“. Всеки ред в таблицата може да бъде разширен и да преглежда личните акаунти, за които ще бъде оформен документът „Регистрация на плащане“. За да направите това, трябва да кликнете върху бутона „Разширяване на списъка“ или „+“ срещу личния акаунт:

8. Можете също така да премахнете отметките от личните акаунти, за които не е необходимо да регистрирате плащания. За да направите това, трябва да премахнете отметките от тези лични акаунти:

9. В прозореца за обработка натиснете бутона „Генериране“. В този случай колоната "Документ" в табличния раздел ще бъде попълнена изцяло:

10. Генерираните документи „Регистрация на плащане“ могат да се отворят чрез двукратно щракване в колоната „Документ“ на необходимия ред, както и чрез използване на елемента от менюто „Счетоводство в жилищно-комуналните услуги - Начисляване / плащане - Регистрация на плащането ":

11. Нека симулираме ситуацията с грешката. Например, помислете за създадения по-рано документ „Разписка по разплащателна сметка“, където като платец е посочен Андрей Виталиевич Петров:

12. В този документ ще сменим контрагента. В полето „Платец“ изберете контрагент, за който не е създаден личен акаунт:

13. Нека започнем обработката „Формиране на плащания въз основа на банкови документи“, посочим периода от 01.01.2013 г. до 31.01.2013 г. и натиснете бутона „Попълване“:

14. В този случай в прозореца за обработка се появява табличен раздел с описание на грешки в обработените документи. Контрагентът Савелов Иван Андреевич се озова в табличния раздел "Документи с грешки", тъй като за него не е създаден личен акаунт.

15. От тази обработка можете да отворите документа „Получаване по разплащателна сметка“, като щракнете двукратно върху съответния ред в колоната „Получено“, „Дата“, „Номер“ или „Цел на плащането“. Ако промените платеца обратно на Андрей Виталиевич Петров в документа „Получаване по разплащателна сметка“ и отново попълните табличната част на обработката „Формиране на плащания въз основа на платежни документи“, тогава този документ ще изчезне от „Документи с грешки “и се появяват в таблицата„ Документи за качване “.: