Изготвяне на заявления за разход на средства. Подсистема "електронни приложения" за разход на средства Заявление за разход на средства за 1s
Календарът за плащане в 1C: ERP Enterprise Management 2 показва информация за:
- налично налично салдо по касови и безкасови сметки на дружеството;
- планирани постъпления и разходи на средства.
Достъпът до Разплащателния календар се осъществява чрез секция „Тексор“ в група „Планиране и контрол на средства“. Календарът за плащане се генерира за произволен период, определен в дни.
В горната част на обработката на „Календар на плащанията“ са налични следните опции:
- период на формиране;
- организации;
- валута;
- избор за конкретни сметки на организацията.
Формата на платежния календар в 1C: ERP Enterprise Management 2 е показана на фиг. един.
Фигура 1 - Календар на плащанията в 1C: ERP Управление на предприятието 2
Документи-основания за попълване на Платежния календар са:
- "Клиентска поръчка";
- „Поръчка към доставчика“;
- "Инструкция за превод на средства";
- „Заявление за разходване на ДС“.
Настройки на календара за плащане в "1C: ERP Enterprise Management 2"
Можете да настроите календара за плащане чрез бутона „Още“ в горния десен ъгъл.
Фигура 2 - Настройки на календара за плащане
Календарът за плащане показва приложения, които имат статус „Одобрени” или „Неодобрени”, ако такава опция е посочена в настройките (фиг. 2). Приложения със статуси „За плащане“ и „Отхвърлени“ не се виждат в календара за плащане.
Видове платежен календар
Платежният календар може да бъде формиран в 3 вида (фиг. 3).
Фигура 3 - Избор на типа календар на плащанията
Приложения - Календар (фиг. 4)
От лявата страна на формуляра се показва информация за заявленията за изразходване на средства.
В дясната част на формуляра се показва информация за:
Фигура 4 - Календар на плащанията от формата "Заявление - Календар"
Календар - Плащания (фиг. 5)
В горната част на формуляра за календар на плащане, данни за:
- парични остатъци по сметките на организацията;
- очаквани парични бележки;
- планирани парични разходи.
В долната част на формуляра Календар на плащанията се показва информация за документите, които са основа за попълване на горната част на Платежния календар.
Фигура 5 - Календар на плащанията от тип "Календар - Плащания".
Списък с приложения (фиг. 6)
Списъкът с приложения показва приложения, които имат статус „Одобрен” или „Неодобрен”, ако такава опция е посочена в настройките (фиг. 2).
Фигура 6 - Календар на плащанията от типа "Списък с заявления".
Раздел "Календар"
В графа „Просрочени“ можете да видите дълга на нашата организация за:
- разплащания с доставчици и купувачи;
- изплащане на заплати, данъци и такси;
- издаване на кредити и заеми;
- плащане на лихва;
- получени кредити и заеми.
Внимание!!!При въвеждане на първоначални салда в касата и разплащателните сметки, те ще бъдат отразени и в Разплащателния календар в колона „Просрочени“.
Колоните за съответната дата показват данни за планирани разплащания с доставчици, купувачи, служители, регулаторни органи и други контрагенти. Датата и размерът на плащането се определят според данните от разходооправдателните документи.
Паричните средства в транзит се показват в календара на плащанията под формата на 2 суми:
- със знак “-” за сметката, от която ще бъдат изпратени средствата;
- със знак “+” за сметката, по която трябва да бъдат получени средствата (фиг. 7).
Операцията се отразява въз основа на документ „Инструкция за превод на средства“ с вид операция „Събиране на парични средства в банката“ към планираната дата на изпращане на средствата (дата на плащане) (фиг. 9). Поръчката трябва да има статус "Одобрена" или "Плащаща се".
Фигура 7 - Показване в компютъра на операцията по събиране на ДС след публикуване на документ "Инструкция за превод на средства" с вид операция "Събиране на ДС в банката"
При генериране на документ "Изходящ касов ордер" с вид операция "Събиране до банката" средствата в транзит могат да се видят в платежния календар в колоната разписка на прогнозната дата на получаване (фиг. 8).
Фигура 8 - Показване в компютъра на операцията по инкасо на ДС след осчетоводяване на документа "Изходящ касов ордер" с вид операция "Събиране в банката"
Датата на планираното получаване се определя чрез сумиране на датата на планираното изпращане на ДС (фиг. 9) и периода на събиране (фиг. 10).
Фигура 9 - Индикация на датата на планираното плащане в документа "Инструкция за превод на средства"
Фигура 10 - Задаване на периода на събиране в справочника "Каса на организацията"
При съставянето на Платежния календар автоматично се проверява неговата приложимост – т.е. достатъчно парични резерви за плащане в местата на тяхното съхранение.
Планираните суми на постъпленията и плащанията се показват като ежедневно обобщение. За по-подробна информация вижте раздел "Плащания".
Раздел "Плащания"
Този раздел съдържа информация за документите, които са основа за планиране на плащания и постъпления.
Информацията за плащанията посочва планираната дата на плащане, но не посочва маркировката „просрочено“.
Блокът за плащане ви позволява да:
Раздел "Приложения"
В "1C: ERP Enterprise Management 2" издание 2.2.3.190 е възможно да активирате или деактивирате регистрацията на "Заявление за разход на DC".
Тази настройка е налична в раздел „Референтни данни и администриране“, група „Референтни данни и настройки на раздели“, позиция „Съкровищница“ (фиг. 11).
Фигура 11 - Настройки за използване в програмата 1C: ERP Enterprise Management 2 "Заявления за разход на средства"
В директорията "Каса на предприятието" можете да поставите квадратчетата за отметка, които регулират въпросите за обработка на заявления за плащане специално за избраната каса на предприятието (фиг. 12):
- разрешава издаването на средства без „заявления за плащане”;
- позволяват получаването и прехвърлянето на средства в други каси без "преводни нареждания".
Фигура 12 - Настройка на използването на "Заявления за разход на средства" и "Инструкции за движение на DS" в директорията "Каса на организацията"
Подобни квадратчета могат да се поставят и в директорията „Банкова сметка на организацията“ (фиг. 13).
Фигура 13 - Настройка на използването на "Приложения за разход DS" в директорията "Банкова сметка на организацията"
Внимание!!!Тези настройки не засягат процедурата за генериране на календара за плащане.
В "1C: ERP Enterprise Management 2" документът "Заявление за разход на DC" е предназначен да покаже планираните разходи на средства от следните видове:
- издаване на средства на отговорно лице;
- прехвърляне на средства към доставчика;
- връщане на средства на клиента;
- плащане на заем;
- митническа такса;
- плащане към друга организация;
- други парични разходи и др.
Използването на заявки за изразходване на CA ви позволява да изпълнявате следните задачи:
- отразяват нуждата от средства на поделенията на предприятието;
- планирайте изразходването на средства;
- предотвратяване на непоследователни плащания на пари;
- контролира размера на средствата, разрешени за изразходване.
Заявленията се показват в платежния календар в зависимост от състоянието и попълването на полето „Обект на сетълмент“ (Таблица 1, Таблица 2)
Таблица 1. Опции за влияние на приложенията върху формирането на календара за плащане, ако в настройките не е указано „Показване в календара на несъответстващи приложения за изразходване на средства“
| Състояние на заявлението за разход на DC | Поле обект на сетълмент | Показване в календара за плащане | Влияние върху формирането на платежния календар | Коректност на дисплея |
| "Не е съгласен" | Не е попълнено | Не влияе | вярно | |
| "Не е съгласен" | пълни | Влияе върху промяната в размерите на планираните плащания (отменя първичните документи "Поръчка към доставчика", "Поръчка на клиента" и др.) | Неправилно | |
| "Съгласен" | Не е попълнено | Води до удвояване на очакваните плащания | Неправилно | |
| "Съгласен" | пълни | Не променя размера на очакваните постъпления | вярно |
Таблица 2. Опции за влиянието на приложенията върху формирането на календара за плащане, ако настройките показват „Показване в календара на несъответстващи приложения за разходване на средства“
За да анализирате информацията от горните таблици, помислете за пример.
На 22 май 2017 г. организацията Konfetprom LLC планира да плати 74 998,44 на доставчика LLC Nevsky Bereg за стоки (фиг. 20). Програмата въведе документите "Поръчка към доставчика" и "Заявление за разход на АС". На фиг. 15-20 показва промяната в Платежния календар в зависимост от попълването на полетата „Заявление за разход на АС”.
Фигура 20 - Показване на документа "Поръчка към доставчика" в Платежния календар, без осчетоводяване на документ "Заявление за разход АС".
За планиране на разхода на средства и формиране на обезпечение на тези разходи се използва документът „Заявление за разход на средства“.
Приложение за харчене на пари
Осигурява се планиране на разходите на средства в контекста на различни области на икономическа дейност - плащане към доставчика; издаване на средства на счетоводителя; данъчен трансфер; прехвърляне на заплати и др.
Датата на планирания разход се определя от стойността на специалния атрибут "Дата на разход", тази дата ще бъде взета предвид за включване на данни в отчета "Календар на плащанията".
Много параметри на приложението са по избор. Но ако има нужда от осигуряване на заявление (резервация и настаняване), е необходимо посочване на валутата и начина на плащане. Резервацията е невъзможна без позоваване на конкретно място за съхранение на средства.
Заявлението може да бъде регистрирано чрез въвеждане, въз основа на поръчка до доставчика, фактура за плащане от доставчика, всякакви документи за покупка. Ако е необходимо да се генерират графици за плащане, доставчикът трябва да създаде няколко документа - „заявки“ със съответните суми на частични плащания и дати на потребление. Сумите и датите се определят от потребителя.
Изпълнението на заявлението е действителното дебитиране на средства от банковата сметка (от касата) на организацията, като е необходимо да се направи препратка към оригиналното заявление. Платежните документи за действителното изразходване на средства могат да бъдат създадени чрез въвеждане въз основа на заявление. При изпълнение на платежни документи, посочващи заявление за използване на средства, се контролира съотношението на сумата на документа към текущия баланс на неизплатените плащания за дадено заявление.
Съществува известно ограничение за връзката между документите на прогнозния и оперативния слой. Ако формата на плащане е ясно определена в заявлението, тогава списъкът с документи, които могат да се отнасят до това приложение, е ограничен. Например, изпълнението на заявление с форма на плащане "В брой" може да бъде само документът "Разходен касов ордер". Документът "Изходящо платежно нареждане" може да бъде създаден "чрез въвеждане на базата" на такова заявление, но той няма да бъде попълнен автоматично и няма да е възможно да се посочи връзка към приложението в icm и следователно, от гледна точка на анализа на плановете, заявлението ще остане неизпълнено.
Ако заявлението бъде отхвърлено или планираният разход на пари вече не е от значение, тогава заявлението трябва да бъде скрито от документа „Затваряне на заявленията за изразходване на средства“.
Функциите за осигуряване на планирания разход на средства се изпълняват с помощта на:
резервиране на налични в баланса свободни парични средства по банкови сметки и на каса;
поставяне на оферти в прогнозирани парични потоци (това може да се нарече "резервиране на очаквани парични потоци").
Механизмите за резервиране на налични средства и поставяне на планирани разходи и очаквани постъпления не са задължителни. Тоест използването им е по избор и във всеки отделен случай планирането се решава от потребителя чрез отделна резервация за приложението, направена от документа „Заявление за разходване на средства“ съгласно раздел „Настаняване“. Тази опция за съкращаване зависи изцяло от решението на потребителя.
Информацията за резервираните средства се съхранява в регистрите "Парични средства в резерв" и "Парични средства за отписване". В този случай е необходимо да се прави разлика между резервацията "по заявлението" и "по документа":
Резервация на документисе отнася до счетоводния (оперативния) слой на подсистемата и се произвежда от неприети платежни документи. Такава опция за резервация се отразява в регистъра „Пеша за отписване“ автоматично и независимо от решението на потребителя;
Резервация при поискванесе отнася до предсказуемия слой на подсистемата и се изработва от документа „Заявление за разход на средства“ съгласно раздел „Настаняване“. Тази опция за резервация зависи от решението на потребителя и е отразена в регистъра „В брой в резерв“.
Важно! Резервът се определя от датата на планирано изразходване на пари, тоест до тази дата парите, в размер на сумата на резервацията, са в свободния баланс. Например, ако според заявление от 1-ви парите са запазени за 10-ти, тогава дори на 9-ти ще бъде възможно да се изразходват всички налични пари по сметките на компанията. И едва на 10-ти *при осчетоводяване* на неприети документи, свободният баланс ще се контролира, като се вземе предвид наличният резерв, което не гарантира, че сметката ще има салдото в необходимия размер до изискваната дата.
Ако разделът "Поставяне" съдържа връзка към планирания документ за получаване, това е разположение, ако банкова сметка или касов апарат - резервация. Процедурата за осигуряване на приложение може да се извърши както ръчно, така и автоматично. Ако зададете флаговете "Резервация" и/или "Разположение" в раздела "Разположение", тогава чрез щракване върху бутона "Попълване и публикуване", системата автоматично ще предостави поръчката. В зависимост от флаговете се извършва търсене за безплатни действителни парични салда и/или безплатни очаквани разписки. Резултатът от автоматичното попълване на табличната част може да бъде коригиран ръчно. Тази функционалност работи само в режим на онлайн публикуване и е подобна на функционалността за осигуряване на поръчки на продукти.
Резервацията засяга изчисляването на „свободен паричен баланс“ от момента на задаване на резерва до момента на тегленето му. Премахването на резерва "по заявлението" се извършва в момента на регистрация на първичния документ за дебитиране на средства. Освен това, ако документът не бъде приет, тогава резервът се прехвърля от състоянието на резерва „по заявлението“ в състоянието на резерва „по първичния документ“.
На ниво потребителски роли е възможно да се забрани въвеждането и отпечатването на разходни парични документи без приложение - причина. Това е дефинирано в настройката за разширени потребителски права:
позволяват извършване на плащане без заявка,
отпечатване на непубликувани документи.
По този начин приложението може да служи като инструмент за оперативен контрол на превишението на размера на действителното дебитиране на средства над лимита, установен по време на финансовото планиране.
По време на операцията се записва следната информация:
размерът на планирания разход на пари е фиксиран (постъпление в регистъра за натрупване "Заявление за разходване на средства");
ако планираната разписка е свързана с контрагента, тогава прогнозираният дълг на контрагента към предприятието се увеличава (постъпление в регистъра на остатъчното натрупване „Разплащания с контрагенти“);
ако резервацията е направена "по заявка", тогава това се фиксира към датата на изразходване на парите, като се задава "резерв" (постъпление в регистъра за натрупване "Парични средства в резерв");
ако заявлението е поставено в "очаквани" разписки, тогава този факт се записва към датата на разход (постъпление в регистъра за натрупване "Подаване на заявления за изразходване на средства").
Анализът на информацията за планираното изразходване на средства се извършва с помощта на отчет "Заявление за разход на средства". Отчетът може да бъде групиран например по дата на планирания разход и по вид на операцията. В допълнителни полета се показва информация за контрагента и валутата на взаимните сетълменти. Колоната "Разходи" отразява изпълнението на заявлението.
Анализ на заявления за разход на средства
Използвайки същия отчет, можете да получите график на плащанията към контрагента. За да получите диаграма в отчета, можете да зададете групиране по контрагенти или избор по конкретен контрагент. Освен това трябва да зададете групирането по параметър "Заявление за разход на средства. Дата на разход". В отчета можете да получите данни във валутата на отчета за управление във валутата на взаимните разплащания и във валутата на плащане. Ако е необходимо, информация за валутата на взаимните разплащания може да бъде показана в допълнително поле.
Ние сме открити: формуляр за кандидатстване за харчене на пари, планиране на паричните потоцикак да назовем очакваното получаване на средства, частично приключване на заявления за харчене на пари в 1s 8 2, формуляр за кандидатстване за харчене на пари, формуляр за кандидатстване за пари, формуляр за кандидатстване за вътрешни разходи за материали, промяна на датата на потребление на група приложения за харчене на пари, планиране на паричния поток, планиране на паричния поток
Документът „Заявление за разходване на средства“ се използва за регистриране на решение за извършване на плащане в брой или безкасово (група плащания) или превод на пари. Параметрите на документа и начинът на тяхното използване често са подобни на документите "Платежно нареждане (изходящ)" и "Изходящ касов ордер".
Данните за резервация и настаняване могат да се въвеждат автоматично. За да направите това, в документа са зададени квадратчетата „Автоматизирана резервация“ и „Автоматично настаняване“.
Ако тези квадратчета са отметнати, тогава колоната „Разположение“ може да се попълни автоматично, когато щракнете върху бутона „Попълване и публикуване“.
Методът на автоматизирано и ръчно поставяне може да се комбинира. Когато са поставени квадратчетата "Автоматизирана резервация" и "Автоматично поставяне", е разрешено ръчно да се определи случая на разположение за част от сумата на поръчката. В този случай, когато щракнете върху бутона „Попълване и публикуване“, автоматично поставяне ще се извърши само за останалата сума.
Когато е зададен типът на операцията „Плащане към доставчика“ или „Възстановяване на сумата на потребителя“, се редактират оперативни сетълменти с контрагенти.
Въз основа на документа "Заявление за разход на средства" могат да се попълват банкови и касови платежни документи. За такива документи е внедрен параметърът "Заявление", който се въвежда при попълване на базата или има възможност за въвеждане на ръка. При осчетоводяването на платежни документи с дадено заявление за разходване на средства се контролира съотношението на сумата на документа към текущия баланс на неизплатените плащания за това приложение.
Възможно е при настройване на допълнителни права да се забрани на потребителя да публикува платежни документи, без да дефинира заявка за изразходване на средства.
Документът „Заявление за разход на средства“ може да служи и като връзка между подсистемата за управление на паричните средства и подсистемата за бюджетиране. За да направите това, приложението изпълнява блок от параметри, подобен на документа „Бюджетна операция“ (сценарий на планиране, позиция на оборота, CFD, проект и т.н.). Според посочените подробности по време на изпълнение на заявлението се контролира съотношението на обобщения размер на одобрените за изразходване средства към предварително зададените пределни стойности
Документът също така има възможност да съхранява връзки към допълнителна информация, описваща приложението (файлове, примерни документи).
Нюансите на работа с приложения при прилагане на алгоритъма за одобрение на приложения
Алгоритъмът за одобрение на приложението се използва по избор: за списък с предприятия.
При прилагане на алгоритъма за одобрение на приложение се появяват следните нюанси:
* Ако организацията не е посочена в заявлението, това приложение не участва в одобрението
* Маршрутът за одобрение на поръчката се задава според настройките в зависимост от подразделението, посочено в поръчката.
* Ако заявлението не е преминало през пътя на одобрение (статусът на заявлението не е „Одобрено“), е забранено регистрирането на платежен документ въз основа на него
* Ако приложението започне да преминава по маршрута на одобрение, е възможно да редактирате приложението
o Потребителят, който в момента има приложението в процес на одобрение
o Потребители, които одобряват приложение на по-високи етапи на одобрение
Други потребители не могат да редактират приложението.
* Ако билетът е в състояние "Одобрен", той не може да се редактира
* Ако приложението премине в състояние „Отхвърлено“, приложението се анулира
* Текущо състояние на заявленията - в списъка с приложения
o състоянието се показва в отделна колона
o се прилага групиране по статус на поръчката
o Приложенията са подчертани с цвят на фона
Отхвърлено - розово
Отложено - сиво
Одобрен - зелен
o може да се види списъкът на заявките с техния статус
- в управлявано приложение в списъка с приложения (раздел "Заявление за харчене на пари")
В обикновено приложение (интерфейс "Управление на парите", меню "Планиране - Приложения -
Състояние на одобрение")
Можете да настроите системата така, че всички (или определени) плащания да преминават само ако бъде създадена и одобрена заявка за средства. Това се контролира от функцията опция Приложения за харчене на пари:
Ако опцията е активирана, тогава задължението за подаване на поръчки се конфигурира за всяка банкова сметка на организацията:
При създаване на приложение се посочва неговата работа:
Както и начина на плащане:
Приложенията за разход AC могат да се създават както ръчно, така и въз основа на заповеди, професионални училища и други документи. От своя страна, въз основа на приложения, можете да създадете отписване на безкасови DS, RKO и други документи.
Въпрос 1.14 от изпита 1C: Професионалист в ERP Enterprise Management 2.0. Забрана за отписване на средства без документа „Заявление за плащане“:
- Дефинирано в потребителските настройки
- Дефинирано в правата за напреднали потребители
- Определя се от ролята на потребителя
- Определя се за всяка сметка поотделно
Проверено.Правилният отговор е четвъртият, вижте анализа по-горе.
Въпрос 8.5 от изпит 1C: Професионалист по ERP Enterprise Management 2.0. Документът "Заявление за разход на средства" може да бъде изпълнен по видове транзакции за парични разходи:
- Прехвърляне на средства за плащане на данъци
- Прехвърляне на средства между организацията майка и отделните подразделения
- Извършване на операция за конвертиране на валута
- Прехвърляне на средства за плащане на митническите разходи
- Опции 1 или 4
- Опции 1 или 2 или 3 или 4
Проверено.Правилният отговор е шести, вижте наличните операции по-горе.
Въпрос 8.8 от изпит 1C: Професионалист по ERP Enterprise Management 2.0. Документът "Заявление за разход на средства" може да бъде изпълнен по видове транзакции за парични разходи:
- Прехвърляне към доставчика
- ведомост
- Депозиране на пари в банката
- Варианти 1 или 2
- Опции 1 или 2 или 3
Проверено.Правилният отговор е четвъртият. Преводът на средства към банката не се извършва чрез заявление, а Заповед за преместване на ДС.
Въпрос 8.10 от изпит 1C: Професионалист по ERP Enterprise Management 2.0.
- Безкасово
- В брой или без пари в брой
- Платежна карта
- Варианти 1 или 2
- Опции 1 или 3
- Опции 1 или 2 или 3
Въпрос 8.12 от изпит 1C: Професионалист по ERP Enterprise Management 2.0. При попълване на документа "Заявление за разход на средства" можете да посочите начина на плащане:
- Пари в брой
- Платежна карта
- паричен документ
- Варианти 1 или 2
- Опции 1 или 3
- Опции 1 или 2 или 3
Проверено.Правилният отговор е четвъртият.
Въпрос 8.14 от изпит 1C: Професионалист по ERP Enterprise Management 2.0. Документът "Заявление за разход на средства" може да се въведе:
- Въз основа на документа "Поръчка към доставчика"
- Въз основа на документ "Получаване на стоки и услуги"
- Варианти 1 и 2 в зависимост от състоянието на основните документи
- От отчета „Календар на плащанията“.
- Варианти 1 и 2 и 4
- Варианти 3 и 4
Проверено.Правилният отговор е пет. Обмисли. Въз основа на поръчката до доставчика, заявлението се въвежда безпроблемно, въпреки статуса му Неодобрено и плащане след доставка (което все още не е извършено):
ето приложението:
Професионалните училища изобщо нямат статут; приложението също се въвежда без проблеми:
От отчета на календара на плащанията няма директна опция за създаване на приложения, но можете да отворите основния документ от отчета и да направите приложение от него:
Въпрос 8.11 от изпит 1C: Професионалист в ERP Enterprise Management 2.0. Въз основа на документа „Заявление за разходване на средства“ можете да въведете платежен документ, ако заявлението има следния статус:
- Да платя
- Съгласен
- Независимо от статуса
Бизнес процес "Съгласуване и одобряване на заявления за разходване на средства"
В условия на стабилно финансово състояние, дружеството е в състояние да изпълнява изцяло и навреме задълженията си - в този случай не е необходимо дружеството да оптимизира използването на средствата. В момента, в условията на финансова криза, механизмът за разпределяне на оскъдните средства за задълженията на предприятието е особено актуален.
Процесът се състои от шест последователни стъпки:
1. Представителят на звеното (мениджъри, инженери и др.) съставя заявление за изразходване на пари по задължения - аванси по договори и погасяване на задължения по документи за сетълмент.
2. Ръководителят на отдела, използвайки удобни инструменти, проверява приложенията за коректност и при необходимост ги коригира.
3. Отговорният представител на финансовата служба (финансов директор, заместник финансов директор или ръководител на организацията) определя от кои разплащателни сметки, на кого и в какъв размер трябва да бъдат преведени средствата.
4. Ръководителят на отдела разпределя сумите, разрешени за плащане за конкретни заявления (всъщност за задължения - поръчки, фактури, документи за сетълмент).
5. Счетоводният отдел на предприятието, въз основа на одобрени и разпределени за задължения приложения, създава изходящи платежни нареждания.
6. Платежните нареждания се качват автоматично в клиент-банка.
Изготвяне на приложения за харчене на пари
Регистрацията на операции за разходване на средства от сетълмент сметки винаги започва с планирането на изразходването на средства - тоест изпълнението на заявления за разходване от всички отдели на предприятието, участващи в процеса.
Всяка служба на предприятието изготвя заявление за изразходване на средства в зависимост от целта на разхода (всяка цел на разхода съответства на определен вид операция в документа „Заявление за разход на средства“). Като цел на разхода, при авансови плащания може да се посочи поръчка към доставчика, а при погасяване на дълга - документ за сетълмент.
По този начин целият планиран разход на средства за всички услуги трябва да бъде отразен в системата под формата на заявления за изразходване на средства.
Формирането на заявление за разход на средства се извършва с помощта на документа „Заявление за разход на средства“.
Фиг. 1.
Проверка на подготвени приложения
Ръководителят на отдела проверява списъка с заявления за харчене на пари, издадени от подчинени, коригира и го изпраща за одобрение във финансовата служба. За одобряване на заявлението за разходване на средства се съставя документ „Одобрение на заявления”, в който се избират неизпълнени документи „Заявление за разходване на средства”.
Фиг.2.
В резултат на това, след проверка и корекция, ръководителят на отдела потвърждава, че попълнените заявления са съгласувани и готови за разглеждане от финансовата служба.
Фиг.3.
Одобряване на заявления от финансовата служба
След изготвяне на всяка услуга – подадена в системата – заявление за изразходване на средства, финансовият директор или определеното от него отговорно лице взема решение за изплащането им (пълно или частично) в този ден. В същото време може да се вземе решение както за всяко отделно заявление, така и за комбинация от тях на определена основа - например за плащане към определен контрагент (или по конкретно споразумение с контрагент) или бюджет за приложения за услуги като цяло е договорено.
Фиг.4
При вземане на решение относно изразходването на средства е необходимо да се посочи от коя разплащателна сметка да бъдат изпратени. Когато разглежда заявленията, финансовият директор вижда салда на средства по сметки за сетълмент (като се вземат предвид планираните постъпления и предварително одобрени плащания) в раздела „Салда по сметки“. С публикуването на документа финансовият директор одобрява сумите на средствата, които могат да бъдат разпределени за заявления за изразходване на средства за услугата.
Фиг.5.
Разпределяне на одобрени плащания към заявки за плащания.
Ръководителят на отдела, използвайки документа „Разпределение на заявленията“, разпределя сумите, одобрени като цяло за услугата или конкретно за контрагенти по избраните от него заявления за изразходване на средства.
Фиг.6
Ако одобрената сума за заявлението е по-малка от планираната, тогава автоматично се създава заявление за изразходване на средства за останалата сума, което може да бъде подадено от ръководителя на звеното за одобрение от финансовата служба на друг ден.
С помощта на набор от аналитични отчети служителите на отдела могат да анализират планирания, одобрен и изпълнен размер на плащанията и останалите задължения на отдела към контрагентите.
Регистрация на операции по действителното изразходване на средства.
След като заявленията за разход на средства преминат процес на съгласуване с финансовия директор, финансовият отдел на счетоводството, въз основа на одобрени заявления, въвежда документ „Изходящо платежно нареждане”. В този случай в документа "Изходящо платежно нареждане" всички необходими полета се попълват автоматично, счетоводителят посочва целта на плащането (за разпечатаната форма на платежното нареждане) и осчетоводява документа "Изходящо платежно нареждане" без Знак "Платено".
Създадените и публикувани платежни нареждания от 1С се импортират в системата Клиент-Банка.
На следващия ден, след получаване на извлечение от банката за извършените транзакции, счетоводителят във всяко платежно нареждане посочва знака „Платено“, а също така влиза в системните операции за изразходване на средства, които банката е приспаднала от разплащателната сметка без приемане - оформя документите „Платежно нареждане: отписване на средства“ и „Получено искане за плащане“. В случай, че средствата се дебитират без приемане в полза на контрагенти, съответните служби трябва да изберат документа за сетълмент на контрагента, за който е извършено плащането, и да затворят заявлението за разходване, ако е било издадено преди това.
Можете да проверите извършените транзакции за изразходване на средства на ден с извлечението, като използвате стандартната обработка „Банково извлечение“. При стандартната обработка "Банково извлечение" специалистът може да контролира баланса в началото, приходите, разходите, салдото в края на деня за всяка банкова сметка на организацията в контекста на документи. Ако разпечатката показва, че документът е платен частично, тогава потребителят може да извърши частично плащане директно от обработката.
Едва след публикуване на документи за изразходване на средства със знак „Платено“, системата отписва средства от сметките и променя статуса на сетълментите с контрагенти.
Опции за конфигурация
Решението е предназначено за софтуерни продукти "1C: Управление на производствено предприятие 8" и "1C: Управление на търговията 8".
Разходите за работа
Определя се индивидуално въз основа на характеристиките на конфигурацията на Клиента.
