Поддръжка на платежен календар в excel. Какво е календар на плащанията на предприятието и защо е необходим
Контролът на паричните потоци е основната задача пред финансовия отдел на всяко предприятие. В този случай инструментът, който ви позволява да управлявате визуално паричните потоци, е платежният календар на компанията или графикът на плащанията на организацията.
Изготвяне на платежен календар
Платежният календар е най-полезният и често използван инструмент на касиера по отношение на оперативното финансово планиране, който ви позволява да получите изчерпателна подробна информация за наличностите и движението на паричните ресурси в бъдеще за произволно зададен период от време.
Тя може да бъде разработена както в контекста на отделни парични потоци, така и като цяло за компанията.
Исторически в много предприятия изготвянето и поддържането на платежен календар се извършва с помощта на електронни таблици в Excel (изтеглете пример за календар за плащане в Excel). Този метод, доказал се в продължение на много години, позволява основно финансово планиране, тъй като е силно зависим от „човешкия фактор“. Разширена опция, която ви позволява да разгърнете пълния потенциал на инструмент като платежния календар, е неговата подготовка и поддръжка с помощта на автоматизирана финансова система.
Съставеният платежен календар на предприятието в специализирана програма, разработена на базата на "1C: Enterprise", по същество е план за паричния поток за определен период с необходимото ниво на детайлност, достатъчно за вземане на решения за управление на паричните потоци ( CDM).
Избягване на паричните празнини
Основната цел на използването на календар за плащания е да се бори с липсата на пари в брой. Представянето на графика на плащанията в проста, визуална форма ви позволява по-ясно да видите картината на паричния поток, генериран от данни за оперативно планиране въз основа на информация за планирани постъпления и отписвания на средства.
Фигура 1. Пример за платежен календар в професионалната специализирана програма "WA: Финансист".
Информацията за прогнозния паричен поток с възможни парични пропуски помага за своевременно предприемане на мерки за предотвратяване на тази ситуация.
Много важно за използването на този инструмент за управление на паричните потоци е неговата интерактивност и възможността за персонализиране на анализи от всякаква дълбочина в полезен контекст.
Възможността за прехвърляне на планираното плащане директно във формата с бърза промяна на ситуацията според плана за постъпления и разходи на средства дава на потребителя ясна картина на ситуацията по отношение на промяната в паричните потоци на компанията.
Персонализираните групи инструменти предоставят на потребителя нивото на детайлност, от което той наистина се нуждае (от обобщени обороти за всяка поръчка до подробни).
Използването на информация за минималния баланс може да бъде ефективен механизъм за натрупване на суми по сметката до определена дата (например за плащане на данъци или изплащане на заплати).
Оптимизирането на платежния календар води до подреден план (прогноза) на паричния поток, в който няма касови пропуски.
Платежно нареждане
Въз основа на тези данни се формира платежен регистър и график за плащане, с помощта на които се създават платежни нареждания към банката.
Всички тези изисквания са изпълнени от платежен календар, внедрен в софтуерен продукт, базиран на 1C - „WA: Финансист. Управление на паричните средства".
Платежният календар в системата е интерактивен инструмент, с който касиерът управлява паричните потоци на компанията.
Фигура 2. Пример за календар на плащане в WA: Financier. Управление на паричните средства".
Формулярът за календар на плащане се състои от следните области
Фигура 3. Областта за настройки на отчета в WA: Финансист. Управление на паричните средства".
В настройките на календара за плащане можете:
Всички тези функции дават на потребителя възможност не само да контролира извеждането на данни, но и да персонализира структурата на платежния календар „за себе си“, да задава селекции, да създава регистър на плащанията. Системните настройки, създадени от потребителя еднократно, могат да бъдат или запазени и използвани от самия потребител, или копирани за други.
В съответствие с настройките на потребителя платежният календар на компанията се формира с различна степен на детайлност.
Фигура 7. Пример за детайлизиране на платежния календар в програмата „WA: Финансист. Управление на паричните средства".
Областта с данни показва информация за планирания паричен поток или график на плащанията, визуално показва области, в интервала на които касиерът може да премести датата на плащане за приложения, без да нарушава условията на договора. Преместването на приложение на друга дата не изисква редактиране на документа. Потребителят просто "плъзга" приложението на различна дата. В този случай планът за паричния поток автоматично се преизчислява по дати. Потребителят може да плъзга и пуска поръчки, както между интервала от дати, така и между местоположенията на средствата.
Ако планирането изисква информация за минимални салда по сметката, потребителят може да активира извеждането на тази информация, като избере съответния елемент в настройките на календара за плащане.
Фигура 8. Въвеждане на информация за минималния баланс на ДС в програма „WA: Финансист. Управление на паричните средства".
За въвеждане на данни за минималния баланс на средствата се използва специален асистент, който се извиква от бутона 
След „нормализиране” на паричните потоци, потребителят може да приложи промените в системата. След приемането на промените, графикът на датите на планираните плащания ще бъде фиксиран в заявленията.
Въз основа на приложенията можете да създадете регистър на плащанията или директно да генерирате платежни нареждания, за да ги изпратите в системата за взаимодействие с програмата Клиент-Банка.
Платежният календар е важен инструмент за ефективно управление на средствата на компанията. Най-често се формира в Excel. Прочетете как да създадете календар за плащане и си запишете пример в Excel.
Финансов директор, който се стреми да повиши стойността на компанията, не може да пренебрегне платежния календар, тъй като това е безрисков начин за печелене на допълнителни средства, укрепване на финансовата дисциплина и идентифициране на проблемни области в структурата на паричния оборот.
Защо ви е необходим календар за плащане
Платежният календар в Excel е основният инструмент в системата за оперативно финансово планиране. Той помага да се решат на първо място следните важни задачи:
- прогнозиране на паричните пропуски: ви позволява да намалите размера на привлечените средства или да разработите мерки за възстановяване на необходимото ниво на ликвидност, без да привличате външно финансиране.
- максимизиране на приходите от лихви: получавате допълнителни няколко процента от поставянето на временно свободни средства в краткосрочен депозит, вместо да начислявате лихва върху остатъка.
- анализ на платежната дисциплина на купувачи/длъжници: идентифициране на ненадеждни платци чрез редовно наблюдение на разсрочените постъпления.
Как да автоматизирате календар за плащане с помощта на Excel
Изтеглете модела на Excel, за да автоматизирате цялата работа по поддържане и попълване на платежния календар, както и регистъра на плащанията. Средните компании може да се нуждаят от малки корекции, като промени в състава на постъпленията и изхвърлянията. За големите предприятия моделът ще бъде полезен като прототип на бъдещия модул за управление на текущи плащания на интегрирана информационна система.
Как да създадете календар за плащане в Excel. Пример
Преди да създадете календар за плащане, трябва да предприемете две ключови стъпки, за да разработите структурата на шаблона: да дефинирате формата за въвеждане на данни и да разработите интерфейс за удобно наблюдение. Това изисква два работни листа.
Лист "База данни"
За да сведете до минимум броя на произволните грешки (печатни грешки), трябва да улавяте данни като отделни операции с уникален набор от анализи. Стандартен набор за целите на управленското счетоводство се състои от 10 анализатори:
- паричен поток - получаване или плащане (виж също,);
- Дата на експлоатация;
- сума;
- оперативен елемент;
- код на артикула;
- коментар (обяснение/декодиране в свободна форма);
- контрагент;
- глава (голям счетоводен раздел, към който принадлежи операцията);
- проект;
- център за финансова отговорност (CFR) .
Посоченият набор от полета може лесно да се допълва при необходимост (номер на договор, ДДС, фактура, инициатор и други).
Подобни операции се добавят чрез просто копиране и малки корекции (дата, сума, контрагент). Стойностите на всички измерения (с изключение на полетата "Сума", "Коментар") са ограничени до списъци, за да се избегнат дублиращи се имена. А в случая с името „Статии“ и „Код на статията“ те са свързани чрез функцията „VLOOKUP“. По този начин добавянето на нова операция отнема само няколко секунди. Филтрите се задават в заглавката на таблицата с името на анализатора, което ви позволява да изберете няколко анализатора и да формирате необходимия масив от данни (фиг. 1).
Снимка 1... Пример за база данни за календар за плащане (щракнете за уголемяване)
Прогнозен лист за ликвидност
Листът "База данни", с цялата си гъвкавост с широк спектър от информация, е просто отличен помощник в структурата на платежния календар, пример за който разглеждаме. Основна роля е на графиката на прогнозата за ликвидност (фиг. 2). Визуално това е стандартен отчет за паричния поток, но с времева стъпка от един ден. Всяка операция от базата данни намира своето място в матрицата на прогнозата за ликвидност. Прехвърлянето на данни се извършва чрез формулата "SUMIFS" с посочените параметри за артикулен код и дата. По този начин всяка нова операция автоматично се отразява в графиката, докато ситуацията е изключена, когато данните не се предават поради грешки при въвеждане - в този модел няма такива проблеми, тъй като ключовите анализатори се задават чрез списъци, което означава, че всяка операция ще намери своето място в графиката на ликвидността.
Снимка 2... Пример за изготвяне на прогноза за ликвидност в платежен календар
Хоризонт и честота на формиране на платежния календар в Excel
Предложеният шаблон на календар за фактуриране в Excel може да надхвърли обичайния едномесечен хоризонт на планиране, тъй като редът на вписване позволява да се идентифицира всяка транзакция. Напълно приемливо е да се извършва мониторинг до една четвърт, но в този случай има значителна зависимост на качеството на прогнозата от действащите в предприятието принципи на планиране. В ситуация, в която организацията има процес на систематично актуализиране на планираните данни във всички централни федерални окръзи, тримесечният хоризонт на ликвидност може да бъде висококачествен и полезен за вземане на управленски решения.
Честотата на формиране може да е различна - в зависимост от целта на платежния календар в системата за финансово управление на компанията, но данните трябва да се актуализират поне веднъж седмично, в противен случай информационното съдържание и уместността на прогнозата ще намалеят до нивото на стандартен отчет за изпълнение.
Как да наблюдавате корекциите на календара за таксуване с помощта на Excel
Ако няколко души поддържат календар за плащане в Excel, специален регистър на промените ще ви помогне да проследите техните редакции. Благодарение на него ще можете да контролирате:
- кой е направил редакциите - потребителско име (акаунт);
- какво е фиксирано - адресът на променената клетка, лист;
- както е коригирано - стойността на клетката преди и след промяната;
- кога - дата и час на ревизии.
Освен това регистърът на промените може да бъде скрит от любопитни очи.
Какво да имате предвид при създаване на календар за плащане
Съществен недостатък на платежния календар е невъзможността (ограничена възможност) за многопотребителски достъп. За съжаление днес няма техническо решение за отстраняване на този проблем. Тази бариера обаче се преодолява успешно чрез прехвърляне на правомощията за поддържане на календара в ръцете на опитен служител на планово-икономическия отдел или касата. Предимствата на този подход са очевидни: наличието на един потребител на системата ще намали броя на грешките до минимално ниво, въпреки че ще отнеме значителна част от работното време.
За разлика от бюджетната кампания, когато всеки център за финансова отговорност формира свой план веднъж годишно и го коригира на тримесечна база, календарът за плащане изисква редовни актуализации – седмично или по-често). Формализираното събиране на информация от всички CFD може да бъде трудно, така че икономистите трябва да бъдат дълбоко потопени в ситуацията с оборота на средства във всички области.
Постъпления
Прогнозирането на входящите парични потоци от продажбите е най-трудната част от работата. При голям брой малки стабилни клиенти е възможно да се използва най-простият метод за оценка - средноаритметичната, когато планираният обем на постъпленията за няколко периода се разделя на броя на периодите. Данните могат да се актуализират с помощта на редица косвени фактори (сезонност, индустрия/динамика на пазара, влияние на текущия етап от жизнения цикъл на компанията/стратегията). Точността на планирането става по-трудна, когато има няколко големи клиента. В тази ситуация трябва да използвате метода на експертната преценка. Същността му се крие във факта, че за всяка сума се определя вероятността за нейното получаване в три сценария (консервативен, оптимистичен, песимистичен) и след това се извежда среднопретеглена стойност, като се отчита специфичният дял на всеки сценарий.
плащания
Определянето на датата на много плащания се извършва без участието на инициаторите на плащането. Емпиричните доказателства са полезни, особено от добре познати и дългогодишни доставчици. Освен това редовното наблюдение на крайните срокове за плащания по съществуващи договори ще бъде добро допълнение (инициаторите на плащания имат силен навик да посочват датите на плащане по-рано от допустимия краен срок за договора). Същото важи и за плащането на данъци. Може да е добра практика да плащате някои сметки няколко дни след крайния срок. Такива малки трикове често остават незабелязани от контрагента, но не трябва да използвате такива тактики по отношение на ключови доставчици.
Оценка на качеството на планиране в платежния календар
Измерването на ефективността на всеки планов документ се извършва чрез оценка на качеството на прогнозирането. Календарът за фактуриране не е изключение. задайте максималния целеви индикатор за отклонение на факта от плана, в зависимост от спецификата на бизнеса, честотата на актуализиране на отчета и хоризонта на планиране. В случай на платежен календар в Excel, пример за който анализирахме, трябва да се отбележи, че редовното превишаване на процента на отклонение ще намали полезността на такъв документ до минимум, което означава, че компанията няма да спечели няколко допълнителна лихва.
На практика често се случва едни и същи CFD да са виновни за неточности. Една от възможностите за справяне със слабите „планери“ може да бъде въвеждането на редовни аналитични отчети за висшето ръководство, които да оценяват загубените ресурси поради лошо планиране на отделни ДЗР. Друг начин за мотивиране на служителите, отговорни за изпълнението на бюджетите, може да бъде фиксирането на допустимите отклонения в картата на ключови показатели за изпълнение, за да се определи размера на годишния (тримесечен) бонус на служителя.
Ролята на платежния календар в системата за управленско счетоводство
Висококачественият платежен календар с право заема централно място в системата за управленско счетоводство на компанията. Без съмнение, цялостното използване на този универсален инструмент ни позволява да разширим границите на класическото обозначение за наблюдение на проблеми с ликвидността. Логично продължение на дадения вектор за формиране на структурата ще бъде автоматичното изготвяне на планово-фактологичен отчет на BDDS. За да направите това, просто трябва да въведете блока на плана за движение на парите по график (за месец или за тримесечие) и да групирате фактологичните данни до същия период. Освен това с попълването на базата данни се формира още един мощен инструмент за контрол и анализ - най-гъвкавата матрица от всички парични транзакции на предприятието с висока степен на надеждност на данните.
Прикачени файлове
- Пример за валиден календар в Excel.xlsx
Днес възникването на касови пропуски в една компания до голяма степен зависи от това колко точно финансовият директор на компанията може да изготви календар за плащане. Има няколко рецепти, доказани на практика. В статията ще опишем кои раздели от платежния календар на компанията е важно да се предвидят и да предоставим образец на платежния календар.
Регистър на плащанията в платежния календар
Важна част от работника платежен календар- регистър на планираните плащания. По правило този документ се представя за подпис на финансовия или генералния директор. Освен това в идеалния случай регистърът на плащанията съдържа не само такива стандартни колони като датата на съставяне на заявлението за плащане, номера на сметката и договора, името на контрагента и сумата за плащане, но и редица допълнителни полета, които ще помогне на ръководителя на отдела на касата (или на финансовия директор, ако и двете функции на касата не са подчертани) да формира календар за плащане, а именно:
- наименование на бюджетния ред , в рамките на който ще се извърши плащането. Една от класическите процедури, извършвани при одобряване на искания за плащане, е проверка за съответствие с бюджета. Такава проверка ще бъде много по-лесна за извършване не в отделно заявление, а в регистъра на плащанията. За това за всяко декларирано плащане ще бъде оправдано да се посочи името на бюджетната позиция;
- източник на плащане - посочва се от коя разплащателна сметка (от коя каса) се планира да се плащат пари по заявлението. Без това при съставяне на платежен календар ще бъде трудно да се планират салдата в началото и края на деня в контекста на разплащателните сметки на компанията;
- разрешение - допълнителна характеристика, отразяваща състоянието на заявлението: съгласувано или не. Между другото, това поле може да бъде разделено на няколко компонента, например според позициите на отговорните лица, участващи в одобрението. В резултат на това финансовият директор, който получи регистъра на плащанията за подпис в началото на седмицата (или в края на предходната), ясно ще види кои заявления са получили одобрение на предишните етапи и кои все още са в процес одобрение и от кого;
- факт на изпълнение на поръчката - поле, което ще съдържа забележка за това дали заявката е платена или не, както и датата на плащане. Ако е необходимо, инициаторът ще може бързо да получи информация за състоянието на своята кандидатура, а финансовият директор може бързо да актуализира календара на плащанията, като въведе в него онези плащания, които вече са преминали тази седмица.
Правила за събиране и подаване на заявления
Спокойно можем да кажем това изготвяне на платежен календар, нищо надеждно, няма да работи през следващата седмица, ако компанията няма правила за плащане. Винаги ще има началници на отдели, които ще изискват незабавно плащане на една или друга сметка. И това въпреки факта, че на практика рядко възникват ситуации, когато е невъзможно да се предвиди необходимостта от определени плащания поне седмица предварително. Най-често "спешността" е причината за забравата и небрежността на отделните служители, което днес е просто недопустимо по отношение на парите. Правилата за плащане определят правилата за попълване на заявленията, процедурата за одобрение, както и сроковете, в които може да се подаде заявлението и времето, в което ще бъде изпълнено. Например инициаторът на плащането оформя заявление и приемането му от началника на отдела - всеки понеделник до 16.00 часа, теглене на пари по договорени заявки - сряда, четвъртък, петък след 11.00 часа; безкасово плащане за заявки от първи приоритет - всеки четвъртък до 14.00 часа и др.
Правила за плащанеодобрен със заповед на генералния директор на предприятието и съобщен на всички служители. Между другото, най-важното в правилата за плащане е да се обърне специално внимание на това как ще протече заявлението, ако се нарушат сроковете за подаване, се превишава бюджетният лимит. Това не само ще определи реда на действия в непредвидена ситуация, но и ще мотивира хората да спазват правилата по-стриктно. Например, ако срокът за формиране на заявлението е нарушен и регламентът за този случай предвижда комуникация с финансовия или генералния директор, за по-голямата част от служителите това е сериозен стимул да продължат да информират финансовата служба в аванс за всякакви плащания. Можете да изтеглите правилата за извършване на плащания под статията.
Планираме получаването на средства при съставянето на платежен календар
Парадоксално, но най-трудното нещо е да планирате размера на входящите средства на ден в платежния календар. Най-често те действат по следния начин. Планираните постъпления в бюджета на паричния поток се разделят на броя на работните дни в месеца и получената цифра се въвежда в схема на плащанекато входящ паричен поток за един ден. Всъщност няма друго решение, особено когато става въпрос за фирма, която работи с клиенти на дребно без сключване на предварителни договори. Но това трябва да се има предвид при планирането на плащанията. Например, една компания има салда по сметки в началото на деня от 150 хиляди рубли, очаква се да бъдат получени 300 хиляди рубли. Въз основа на тези данни се планира плащане на сметки в размер на 450 хиляди рубли. В резултат на това се оказва, че от планираните 300 хиляди рубли до края на банковия ден са получени само 200 хиляди рубли. И целият календар на плащане трябва да бъде преработен. Освен това салдата по текущите сметки бяха планирани да бъдат нулеви, а предприятието има споразумение с банката, според което се задължава да поддържа минимално салдо по сметката - 10 хиляди рубли. По-долу сме дали пример за календар за плащане.
По-добре е да се определи предварително каква част от средствата, планирани да бъдат получени, може да се използва за плащане на определени сметки. Най-често това се прави по експертен начин, въз основа на опита на компанията или на базата на анализ на движението на средствата. Освен това в правилата за плащане е по-добре да се определи предварително сумата на застрахователния баланс в края на всеки работен ден, който ще бъде взет предвид при съставянето на платежен календар.
И освен всичко, няма да е излишно да включите в календара на плащанията данни за неизбраните лимити на компанията по кредитни линии. Например, тази информация може да бъде посочена на същото място като информацията за входящите салда. В този случай информацията за финансовите възможности на предприятието в платежния календар ще бъде представена възможно най-пълно, а финансовият директор ще може по-ефективно да управлява наличните ресурси.
Приоритизиране, ако няма пари за плащане на всички сметки
Днес е доста характерно за много компании, че наличните средства не са достатъчни за плащане на всички приети заявления. По правило това води до факта, че се провежда среща с всички ръководители на отдели, по време на която те обсъждат кои плащания могат да бъдат отложени. За такава процедура се отделя много време и усилия. Възможно е да управлявате парите по-ефективно, ако приоритетът на плащането и срокът на плащане по споразумението са посочени във всяко приложение. С тези данни финансовият директор ще може самостоятелно да вземе решение за отлагане на определени плащания за по-късна дата. Като правило, просрочените заплати към бюджета и банките се изплащат преди всичко. Вторият етап са ключовите контрагенти, скъсването на отношенията с които заплашва компанията със спиране на производството или значителни санкции. Третият етап са всички останали плащания.
Между другото, за да се улесни проследяването на неплатени поръчки, е по-добре не само да се посочи фактът на изпълнение (или неизпълнение на поръчката), но и да се предвиди в календара за плащане, в допълнение към класическия разделяне на плащанията по разходни позиции, също и анализи по контрагенти. Най-лесният начин е да създадете календар за плащане в Excel. Ако е създадена платежен календар в excel, ще бъде достатъчно да въведете допълнителна колона, в която да посочите получателя. В резултат на това ще бъде възможно бързо да се покаже списък с длъжници, които трябва да бъдат платени в близко бъдеще.
Изпълнение на платежния календар
След съставянето на календара за плащане остава да го актуализирате. По правило това се прави в края на деня въз основа на извлечение от системата банка-клиент. Вместо планирани данни в календара на плащанията се въвежда информация за действително извършени плащания, разписки и най-важното – салда. Ако е необходимо, можете да предвидите възможност за ежедневен анализ на отклоненията на планираните стойности от действителните. Но като правило такъв анализ е оправдан в края на седмицата.
Друг нюанс, който трябва да се има предвид при съставянето на платежния календар на фирмата, е да се направи разширен план за постъпления и плащания, разделен на седмици (а не по дни) за следващия месец. Това ще ви помогне по-добре да се ориентирате в предстоящите плащания, особено ако някои от тях вече са отложени поради липса на средства.
За повече информация как да създадете календар за плащане и как да работите с него, гледайте видеото. Елена Митрофанова, ръководител на проектите OFER в IBS. Тя предостави и примерен календар за плащане.
Видео
За извършване на всички плащания в предвиденото за тях време и изпълнение на финансови задължения се изготвя платежен календар. Този документ събира и групира информация за всички приходи и разходи на предприятие или банка. Използването на платежен календар опростява контрола на паричния поток. В края на статията можете да изтеглите проба в Excel безплатно и да се запознаете с дизайнерските функции в 1C.
Платежният календар се съставя за планиране на движението на банкови или фирмени средства за определен период от време – от няколко работни дни до месец. Позволява ви да извършвате плащания навреме и да предотвратите отрицателен баланс.
Поддържането на календар в Excel или 1C е необходимо за изпълнение на редица бюджетни задачи:
- планиране на приходи и разходи във връзка с конкретна операция;
- синхронизиране на разходи и постъпления за увеличаване на приходите на предприятие или банка;
- определяне на реда на плащанията в съответствие с това как те ще повлияят на резултата от работата;
- подкрепа на платежоспособността на компанията в близко бъдеще;
- включване на финансовото планиране в общата система за управление на фирмата.
Благодарение на поддържането на календар в 1C или Excel е възможно да се планират промени във финансовите показатели. Автоматизацията опростява формирането на система за управление на паричните потоци на банка или фирма. Ако ситуацията се промени, е по-лесно да се намери оптималното решение с добре разработен платежен календар. Когато бюджетът на предприятието е добре организиран, неговата надеждност се увеличава.
Каква информация е необходима за компилиране
Както показва примерът в края на статията, графиката ще отразява всички приходи и разходи на предприятие или банка, както в пари, така и в непарична форма. Има два основни раздела. Първият отразява всички планирани преводи, вторият показва постъпленията на средства.
За да подготвите календар за фактуриране, ще трябва да изпълните следните стъпки.
- Определете времевата рамка за планиране на средства. Обикновено графикът е краткосрочен (например месец, 2 седмици, 10 дни). Зависи колко често се извършват финансови транзакции. Най-удобен е календарът за плащане за един месец, разделен на интервали от 10 дни.
- Изчисляване на обема на продадените стоки, работи, услуги. Отчита обема на производството и движението на салда през разглеждания период.
- Приблизително изчисление на дохода, който може да се спечели.
- Изчисляване на паричните разходи.
- Изчисляване на разликата между очакваните приходи и разходи, наричана още касов баланс.
- Получаване на резултата. Въз основа на разглежданите данни е възможно да се направи заключение за баланса на средствата на предприятието.
Паричният баланс, който се определя по време на планирането, се сравнява с резервния запас по отношение на размера. Това е името на минималната сума на средствата, която се съхранява в разплащателната сметка на компанията. Ако в сравнението се установи свръхпредлагане, това е индикатор за платежоспособност и развитие. Когато очакваните разходи надвишават приходите в размер на обезпечителния запас, това показва, че компанията не е в състояние да ги изпълни. Този факт може да показва влошаване на финансовото състояние.
За да изравните ситуацията, можете да направите следното:
- идентифицирайте по-малко важни разходи и ги пренасяйте в следващия период;
- увеличаване на процента на продажби на продукти или услуги;
- опитайте се да намерите нови източници на финансиране.
Както можете да видите, платежният календар помага да се контролира движението на средства и да се поддържа платежоспособността на компанията.
Важно! Календарът за плащане не е твърд. По-скоро наподобява пример за движение на средства, което се коригира през периода.
Характеристики на платежния календар в Excel
Можете да разработите финансов график за малък бизнес в Excel (пример по-долу). Програмата е подходяща, ако:
- в системата, използвана за счетоводство, липсва функционалност за поддържане на платежен календар;
- не е необходимо да се обработват повече от 30 платежни документа на ден;
- в работата ще участват не повече от трима упълномощени служители.
В Excel можете допълнително да свържете двупосочен обмен на данни с платежната подсистема, която включва програмата 1C. Такава автоматизация ще ви позволи едновременно да планирате бюджет и да задавате лимити за плащане, които ще бъдат отразени в календара.
Системата Excel също има редица недостатъци в сравнение с 1C, които трябва да се вземат предвид. Като пример, контролът на референтната цялост не е инсталиран в Excel. За да се предотврати нежелано изтриване на съдържанието на клетките, те са защитени. Освен това използването на Excel е трудно с голям брой потребители. Освен това не се вписва в обширната база данни на банката, поради което се препоръчва само за малки фирми.
Предимства на поддържането на финансов график в 1C
Платежният календар, изготвен в 1С, е подробен пример за движението на финансовите потоци на банка или компания. Използвайки тази функционалност, е по-лесно да изберете решения за управление на паричните потоци. Като пример, автоматизацията на графиките чрез 1C има следните предимства:
- представя информацията подредено и нагледно;
- помага да се прогнозира движението на средствата и по този начин да се предотврати касовата разлика;
- интерактивна презентация;
- персонализирано ниво на подробности за плащане;
- наличие на информация за минималния баланс.
Важно! Автоматизирането и персонализирането на платежния календар ви позволява да получите ясна прогноза за финансовите потоци без парични празнини.
Как се въвежда счетоводната система в предприятието
Календарът за плащане се въвежда на няколко етапа.
- Изготвяне на данни за планиране. Тази процедура винаги се извършва в началния етап. При оценката на възможността за плащания се използват данните за планиране.
- Изготвяне на списък с анализатори. При избора на конкретни анализатори (като пример, източник на средства, контрагент, договор, проект) трябва да се ръководите от съображения за целесъобразност. Ако списъкът се окаже твърде дълъг, работата с него ще бъде трудоемка. Когато определяте, трябва да разберете задачите, които счетоводната система трябва да постигне, и да изберете минимално необходимия списък от анализатори.
- Формиране на инструменти за извършване на плащания и получаване на средства.
- Развитие на взаимодействието между служителите на предприятието, което в крайна сметка се отразява на цялостната дисциплина.
- Документиране на функционирането на системата на платежния календар. Предписани са задълженията на служителите и последователността на техните действия.
Календарът на плащанията е важен инструмент за прогнозиране на паричните потоци и предотвратяване на паричните празнини. След това можете да изтеглите примера в Excel безплатно.
