Отчитане на компютърно оборудване в предприятието. Счетоводство на офис техника
Отчитането на компютрите започва с поставянето им в баланса на фирмата-купувач. Начинът, по който те се отразяват в счетоводните сметки, зависи от цената на оборудването, неговата конфигурация, начина на записване на продуктови групи във фактурата и условията за използване на отделните части. В ситуации, когато отделните компоненти са закупени и тяхната себестойност е значителна, такива активи трябва да се отчитат под отделни инвентарни номера.
Отчитане на компютърно оборудване в един блок
Подходът към счетоводното офис оборудване, като моноблок, не причинява несъответствия с регулаторните органи. Аргументацията на одиторите се основава на факта, че отделните компоненти не могат да функционират самостоятелно, поради което трябва да се вземат предвид само като една работна единица. Нормата е дадена в PBU 6/01 и се повтаря от разпоредбите на Писмо на Министерството на финансите от 14 ноември 2008 г. под № 03-11-04 / 2/169.
Счетоводството за компютри и офис оборудване се води на сметка 10, ако цената на оборудването не надвишава лимита от 40 хиляди рубли. В този случай сумите, изразходвани за придобиването, ще бъдат изцяло и незабавно разходени. При превишаване на установената граница активите се признават за дълготрайни активи и подлежат на амортизация. Осчетоводяването е придружено от регистриране на акта за приемане и изготвяне на инвентарна карта.
Как да капитализирате компютър със счетоводни записи:
- D08.4 - K60 - кореспонденцията се съставя в момента на закупуване на компютъра, сумата е посочена без ДДС.
- Д19 - К60 - вписването отразява размера на ДДС, включен в цената на закупената компютърна техника.
- D01 - K08.4 - този запис показва въвеждането в експлоатация на компютъра.
Отчитане на компютърни компоненти
Резервни части, комплект аксесоари за офис оборудване се отчитат по сметка 10. Операциите по смяна на собственика на такива консумативи, корекции на разходите, осчетоводяване и отписване се отразяват в подсметка 10.5.
Как да капитализирате компютър, ако е закупен за резервни части - в тази ситуация трябва да се съсредоточите върху очаквания живот на частите и стойността на активите. Ако етикетът с цената не достигне марката от 40 хиляди рубли за единица стока, тогава детайлите трябва да се вземат предвид като материали. Отчитането на компютрите в предприятието в ситуации, когато цената на закупените единици надвишава лимита и експлоатационният живот на стоковите артикули се различава, се извършва за отделни инвентарни обекти. Разрешено е и отделно отчитане за планирана работа в различни конфигурации на оборудване.
Надстройка на компютъра: окабеляване
При извършване на модернизация е необходимо да се контролира стриктното разделяне на тези мерки от ремонта на оборудването. Модернизацията на оборудването е насочена към промяна на техническите характеристики в посока повишаване на тяхното качество (клауза 2 от член 257 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Отчитането на компютрите в организацията предполага позоваване на модернизация на ремонтните дейности, което доведе до промяна във функционалното предназначение на оборудването. Разликите между ремонт и модернизация се крият в причината за подмяната на части:
- ако оправданието е физическо износване, тогава това е ремонт;
- ако причината е морално остаряване, тогава говорим за модернизация.
Когато счетоводството на компютърно оборудване в предприятието се извършва в отделни блокове, тогава при подмяна на части се отписват повредените елементи. Основата ще бъде актът на отписване. Новите части се отчитат като части или дълготрайни активи в зависимост от тяхната стойност.
Отчитането на компютрите по време на ремонт включва приписването на разходите към периода, в който те действително са били направени. Видът на разходите ще бъде идентифициран като нормални дейности. Компонентите се отписват по кореспонденция с дебит на сметка 20 (или 23, 25, 29, 26, 44) и кредитиране на сметка 10. Нормата е регламентирана с клауза 67 от заповедта на Министерството на финансите от 13.10.2003 г. под бр. 91n.
Отчитането на компютърно оборудване по време на неговата модернизация засяга 08 акаунт. Разходите за подобрения се събират по сметка 08. След приключване на всички етапи на усъвършенстване на техниката, натрупаните суми от сметка 08 се прехвърлят по дебитна сметка 01 за формиране на актуализирана стойност на първоначалната цена (клауза 42 от Заповедта на Министерството на финансите № 91н). Трябва да се съставят следните публикации:
- Компонентите се отписват със счетоводен запис между D08 и K10.
- Увеличението на първоначалната стойност на модернизираните активи е отразено чрез D01 - K08.
Информацията за извършената модернизация е показана в акт ОС-3 и инвентарни карти.
Регистрация на счетоводство
Всяко предприятие или организация използва голям брой различни изчислителни съоръжения (компютри, лаптопи, таблети, телефони и др.). Очевидно данните за отчетена офис техникапо-удобно за съхранение в програмата. Когато дойде време за инвентаризация, можете лесно да докладвате на контролиращите лица.
Освен това, счетоводство на офис техникапредотвратява разхищаването на материални активи, като по този начин спестява парите на собственика. Надявам се, че е ясно, че ако придобиете някакви материални ценности и след това не контролирате движението им по никакъв начин, тогава не е възможно да се оцени ефективността на тяхното използване по никакъв начин. Може би вече ги нямате, но сте забравили за тях, т.к. невъзможно е да държиш всичко в главата.
Поддържането на каквито и да било записи в Excel води до рутина, защото е трудно всеки път да се намери правилния ред на таблицата и да се коригира някой от нейните параметри, например къде се намира. Спомнете си чувствата си, последният път, когато го направихте, със сигурност нещо като, ще го направя отново и най-вероятно ще го отложите за по-късно няколко пъти. Това означава, че вашите данни вече не са актуални.
Не искате ли да се чувствате добре, като вършите тази работа? По този начин, ако не искате да усложнявате живота си и искате всичко да е красиво, приятно и подредено, тогава използвайте специализирана програма за счетоводно офис оборудване... Предлагаме ви няколко програми за решаване на този проблем. Всяка програма има своя собствена функция, която позволява да се задоволят желанията и на най-взискателните клиенти.
Разпределящи устройства
Нека сега да поговорим за това как всъщност ви предлагаме вземете предвид офис оборудването... На първо място, вместо думата офис оборудване, програмата използва концепцията за устройство. Това е един вид безлична концепция, която може да бъде всякакъв вид офис оборудване. За определяне на вида на офис оборудването се използва специален справочник. Списък с модели устройства... Устройството е нещо скъпо, нещо, което е най-добре да се вземе предвид индивидуално, на парче.
Също и в програмата счетоводство на офис техника, допълнително интегрирано отчитане на малки материални стойности, например офис хартия, тонер за принтери, флашки и др. Ясно е, че никой не взема предвид листовете хартия на парче, може да се вземе предвид в опаковки, следователно тази категория материални ценности се наричат стоки и се отчитат по партиди, в рамките на партидата, потребление в парчета, килограми и др. (мерните единици са посочени в справочника).
Разделянето на устройства и стоки се извършва по преценка на потребителя на програмата счетоводство на офис техника.
Организационната структура на организацията е представена под формата Работни места, Служители, Складове. Тези. това са местата, където могат да бъдат разположени устройства и стоки. Те също могат да бъдат в определена единица или обект.
Курсове на акции
Представете си въображаема ситуация, когато например трябва да контролирате присъствието на определено отчетена офис техникав склад. Това могат да бъдат лаптопи за бизнес пътувания, касети за принтер или твърди дискове за архивиране. Как бихте го направили ръчно? Бихте ли преизчислявали периодично наличностите няколко пъти седмично и коригирали балансите в електронна таблица на Excel? Доста скучно, нали?
Само нашата програма счетоводно офис оборудваневи позволява да контролирате наличностите в складове, служители и работни места в автоматичен режим. Всеки път, когато стартирате програмата сутрин, ще получавате съответно предупреждение, ако нормите на запасите от офис оборудване са паднали до критична стойност.
Нека вече представим с кратка диаграма това, за което говорихме по-горе, след което ще обсъдим допълнителни аспекти.
Приложения
Но как се придобива отчетена офис техника? Очевидно ръководителят на компанията или ръководителят на секция се е договорил с ИТ директора да закупи оборудване за нуждите на някой отдел и за тези цели са били отпуснати средства. Как приемате това събитие под внимание? Или не Ви интересува, на базата на какво е закупена конкретната офис техника?
В нашата програма счетоводство на офис техникадопълнително е осъществена регистрация на заявления, т.е. записи, в които можете да маркирате на базата на това какво е закупено офис оборудването, към всяко приложение можете да приложите и списък на закупената офис техника и стоки.
В билетите можете също да маркирате всички потребителски заявки за конкретни проблеми, това ви позволява да организирате Service Desk в най-простата му форма.
Всяко приложение може да има посочен клиент, видът на приложението е посочен в справочника. Освен това има знак, че поръчката е изпълнена. Реализирано е и търсенето на конкретни поръчки по филтър.
Счетоводни програми
Тъй като ние ще вземете предвид офис оборудването, а това са преди всичко лаптопи, таблети, компютри, също би било хубаво да има информация за инсталирания софтуер на тези устройства. Софтуерът може да бъде платен, броят на лицензите може да бъде ограничен.
За целта в системата е реализирано отчитане на програми и софтуерни лицензи. По този начин, ако искате да инвентаризирате вашия софтуер, тогава не е необходимо допълнително да търсите друг софтуер за счетоводен софтуер.
Автоматизация
И какво, ако искаме цялата офис техника да бъде взета предвид от само себе си, като по магия, т.к Не искам да въвеждам нещо в някаква програма счетоводно офис оборудване? Това е невъзможно! ще кажете. Това е възможно, ще отговорим, но само в нашите програми!
Отделен модул ви позволява да дефинирате списък с офис оборудване във вашата мрежа и след това автоматично да импортирате получената информация в базата данни счетоводно офис оборудване... Този процес може да се извършва паралелно във фонова нишка според определен график.
Но какво ще стане, ако някой недобросъвестен служител развинти нещо от компютъра на компанията и го занесе вкъщи? Или например смених компонентите. Анализирате ли тези събития във вашата организация? В крайна сметка те ви причиняват материални щети.
Не се притеснявайте, нашата програма ще ви предостави подробен регистър на промените в конфигурацията за цялото офис оборудване във вашата компютърна мрежа. В допълнение, този дневник може да съдържа информация за инсталирани или премахнати програми на устройствата на потребителите.
Вашите бонуси
По този начин, като закупите нашата програма счетоводство на офис техникаПолучавате действителното отчитане на технологията плюс
- счетоводство на стоки
- счетоводство на служителите
- счетоводство на работни места
- складово счетоводство
- счетоводство на запасите
- списък на оборудването, използвано в предприятието
- конфигурационно счетоводство
- отчитане на програми и лицензи
- регистрация на заявления
- работно счетоводство
- други чипове
Счетоводна програма за оборудване, инвентар, ремонти и услуги. Програма за сервизи и сервизи.
|
Отчитане на компютри, оборудване, софтуер, компоненти, консумативи, инвентар. |
Важно е да се разбере, че програмата не е напълно цялостно решение. Това е само пример за възможна конфигурация. Всички организации имат свои собствени специфики за правене на бизнес и програмата може да бъде модифицирана, за да отговори на нуждите на конкретна организация чрез премахване на ненужни функционалности и добавяне на липсващи. Можете да променяте видовете таблици и формуляри за карти, да добавяте нови справочници и таблици, да създавате печатни формуляри въз основа на мостри и т.н.
Екранни снимки
Основна форма
Карта на счетоводен обект 
Ремонтна карта
Ремонтна карта за печат
За първите 60 стартирания програмата работи в демо режим без никакви ограничения. След 60 стартирания програмата ще премине в режим на безплатна версия. Безплатната версия може да се използва без ограничения във времето.
За да закупите програмата, трябва да изберете вида на лиценза.
Лицензите се разделят на няколко вида в зависимост от ограничението за максимален брой счетоводни обекти – т.е. общото количество оборудване в таблицата "Обекти". Броят на потребителите, които могат да работят едновременно с програмата, не е ограничен.
| Разрешително | Ограничения | Цена |
| Безплатно | 100 счетоводни обекта в таблицата "Обекти". Не можете да създавате нови полета в таблици и да променяте съществуващи. | е свободен |
| прост | 500 счетоводни обекта в таблицата "Обекти". | 5000 рубли |
| Разширено | 1000 счетоводни обекта в таблицата "Обекти". | 8 000 рубли |
| Професионален | 3000 счетоводни обекта в таблицата "Обекти". | 12 000 рубли |
| Премиум | 6000 счетоводни обекта в таблицата "Обекти". | 15 000 рубли |
| Неограничен | без ограничение. | 20 000 рубли |
Лицензът се заплаща само веднъж. Лицензът не е обвързан с конкретен компютър. Лицензът е валиден за неограничен период.
При осчетоводяване на компютърна и подобна техника е необходимо да се обърне внимание на начина, по който са отразени в товарителницата. Ако в товарителницата компонентите на компютъра са отразени в различни позиции или имат различни срокове на работа, тогава им се приписват отделни инвентарни номера и те също се вземат предвид отделно. Компютърното счетоводство има свои собствени характеристики. Необходимо е да се вземе предвид критерият за разходите за класифициране на обекти като дълготрайни активи (повече от 40 000 рубли).
Счетоводството като единен обект
Нека да дадем пример за отразяване на покупката на компютър в счетоводството. LLC Vozrozhdenie придоби компютър за целите на управление на 21 февруари 2016 г., оборудването и цената на който са представени в Таблица 1.
Въз основа на заповедта на директора на "Возрождение" LLC, полезният живот на този компютър е определен на три години. При регистриране на този обект комисията съставя, подписва и предава на счетоводството акт за приемане и предаване на дълготрайния актив (във форма OS-1).
Постъпването на дълготрайни активи се отразява по сметка 08 "Инвестиции в дълготрайни активи", към която се откриват съответните подсметки по видове нетекущи активи. Например, за отразяване на придобиването на дълготрайни активи се открива подсметка 1 "Покупка на дълготрайни активи". Тази организация използва линейния метод на амортизация за имоти, машини и съоръжения. Амортизацията се начислява от март 2016 г. Линейният метод предполага начисляване на амортизация в равни месечни и годишни размери.
Тъй като полезният живот (SPI) на закупения компютър е равен на три години, годишната норма на амортизация се изчислява, както следва: 100% / SPI = 100% / 3 = 33,33%.
Годишната сума на амортизацията се изчислява като произведение от първоначалната цена на обекта и годишната норма на амортизация, тоест в този случай: 58150 рубли. х 33,33% = 19381 рубли. Месечната сума на амортизацията се изчислява като частно от разделянето на годишната сума на амортизацията на броя на месеците в годината, т.е. 19381/12 = 1615 рубли.
В счетоводството на „Возрождение“ бяха направени следните счетоводни записвания за отразяване на получаването на компютъра и начисляването на амортизация (таблица 2).
Компютърно счетоводство в отделни части
В счетоводството също така е възможно компютърното и офис оборудване да се отразява в отделни части и компоненти. Компонентните части на компютъра могат да бъдат отразени като независими обекти в следните случаи:
- предприятието ще използва компоненти на компютърно и офис оборудване за свързване и свързване към различно оборудване (например един принтер ще се използва от няколко машини или монитор ще бъде свързан към няколко компютъра);
- компанията използва принтер като факс, копирна машина и следователно условията за използване на компонентите на офис оборудването ще бъдат различни. В тези изброени случаи компютърната технология може да се вземе предвид не като цяло, а на части.
Например, LLC Zarya през февруари 2016 г. закупи компютър, чийто пълен комплект е представен в таблица 3.
Предполага се, че мониторът се използва на различни системни единици, така че организацията реши да отчете отделно компютърните компоненти. Следните полезни животи бяха установени за компонентите на компютъра (Таблица 4).
Тъй като за компонентите на компютъра е установен различен полезен живот, те се отчитат отделно като част от материалните запаси, тъй като критерият за разходите за класифициране на обекти като дълготрайни активи е 40 000 рубли. В този случай комисията при получаване на компютърно оборудване съставя разписка за получаване (формуляр М-4), товарителница (образец М-11). В този случай не се начислява амортизация, тъй като компютърните части са включени в материалите.
В счетоводния отдел на Zarya LLC бяха направени следните счетоводни записвания, за да отразяват получаването на компютърни компоненти (таблица 4).
Следете компютрите в корпоративната мрежа с помощта на програмата "10-Strike: Computer Inventory". Позволява на мрежовия администратор лесно да създава и поддържа актуална база данни за отчитане на компютрите, техните компоненти, инсталирани програми и лицензи за тях.
Програма ще сканира сама вашата локална мрежа, ще открие компютри с Windows от разстояниеще ги разпита и ще въведе следната информация за компоненти и софтуер в базата данни за PC счетоводство.
Цялата информация от компютрите се сканира автоматично.
Не е нужно да обикаляте всички компютри, за да разберете какво е инсталирано на тях!
След сканиране на компютри през мрежата с помощта на технологията WMI, можете да създадете всякакви доклад за компютърен софтуер или хардуерот десетки готови шаблони, налични в програмата, или създайте свой собствен нов отчет.
Програмата ще продължи актуализирайте базата данникомпютърно отчитане постоянно в автоматичен режим, откриване на промени,и ви уведомява за тях (можете да конфигурирате какво точно да контролирате, колко често да проверявате промените и как да ви информираме).
Нашата счетоводна програма е в състояние да диагностицира компютрите за проблеми с твърдия диск и ще се стреми да предотврати възникването на необичайни ситуации, като ви предоставя отчет за откритите недостатъци. Например, ако на някои компютри свършат дисково пространство или антивирусните бази данни не се актуализират.
Без такава програма няма да знаете какво се случва с вашите компютри и може да се сблъскате с проблеми, за които може би сте знаели предварително!
Изтеглете програмата и я опитайте в рамките на 30 дни безплатно:
В допълнение към Windows, програмата може да анкетира компютри с Linux, MacOS и мобилни устройства с Android!(изисква инсталиран SSH сървър за достъп)
Предимствата на нашия компютърен счетоводен софтуер:
Автоматизираното отчитане на компютрите в организацията и постоянното наблюдение на промените на компютър ще ви помогне бързо да откриете случаи на подмяна или загуба на оборудване, инсталиране на нелицензиран софтуер, премахване на необходимите програми и инсталиране на нови неоторизирани приложения от потребители на мрежата.
1. Отчитане на програми и лицензи. Създавайте отчети за наличието на определени програми и техния брой на компютрите. Създайте отчет за версиите на операционната система, инсталираните актуализации и корекции, от наличието на инсталирани кодеци или от наличието на определени програми при стартиране.
2. Хардуерно счетоводство. Създавайте отчети за инсталирания хардуер на компютрите в мрежата. Проследяване на промените в компютърните конфигурации.Например, разберете на кои компютри има по-малко памет, къде са свързани външни устройства или флаш устройства. Можете също да наблюдавате здравето на твърдите дискове, като използвате S.M.A.R.T.
3. Подготовка и планиране на компютърни надстройки, създаване на отчети. Създайте отчет, съдържащ компютри с недостатъчно диск или RAM (например всички компютри с по-малко от 512 MB RAM). По същия начин можете да създавате таблици на компютри с конкретни модели процесори, видео адаптери или принтери.
4. Контрол на промените в хардуера и софтуера на мрежовите компютри. Програмата открива промени в хардуера и софтуера на вашия компютър и ги записва в дневника. Можете да персонализирате изпращане на известия за промени в имейла вии ще можете да получавате дайджестове с информация за това какво не е в ред, е заменено или изчезнало, както и какви програми са инсталирани / премахнати / актуализирани!
5. Експортиране на данни във външна база данни. Експортирането ще ви позволи да заредите данни в СУБД за подробен анализ, архивиране или интеграция с вашия ACS. Програмата поддържа експорт в следните СУБД: MS SQL, MS Access, Postgre, Linter и др. Интегрирайте нашия продукт във вашата система за ACS или техническа поддръжка или анализирайте сами данните във вашата база данни.
Едно от нашите важни предимства е фактът, че можете да получите техническа поддръжка на руски езикдиректно от разработчиците на програмата, а също така ще можете да съставите всичко необходимо за счетоводство документи за закупуване на лиценз(лицензионно споразумение, удостоверение за прехвърляне и др.). Програмата може да бъде платена по банков път, което е най-удобно за организации в Русия.
Когато закупите лиценз, ще получите едногодишен абонамент за безплатни софтуерни актуализации и поддръжка.
За събиране на информация за счетоводен компютър
Програмата работи в среда Windows XP / 2003 / Vista / 2008/7 / 8.1 / 2012 и поддържа събирането на информация от всякакви компютри с Windows.
Програмата поддържа три метода за събиране на данни от компютри. Като ги комбинирате, можете да решите проблема с автоматичното запитване на компютри в корпоративна мрежа с почти всяка конфигурация.
В присъствието на централизирана администрация (в домейна)на компютри в мрежата, можете не инсталирайте нищои събирайте данни за отчитане на компютри, използващи WMI, ако имате администраторски права на отдалечени компютри (администратор на домейн). Програмата автоматично ще сканира компютрите по график, ще открие промените и ще ви уведоми, ако е необходимо. Ако WMI не може да се използва отдалечено в мрежа, агентите * могат да бъдат инсталирани на компютри.
Ако мрежата децентрализирани или разпределени(разделени на много отдалечени клонове с ограничен достъп до компютър от външна мрежа), тогава ние осигуряваме събиране на данни с помощта на Клиенти * с помощта на файлови сървъри, имейл или междинни FTP сървъри. Този работен процес се използва за събиране на данни от десетки хиляди компютри, разпръснати в клонове в цялата страна, както и от мобилни лаптопи. Ако имате компютър в домейн, можете да конфигурирате стартирането на клиенти с помощта на скрипт за влизане.
* Клиентите и Агентите са включени в дистрибуторския пакет на програмата.
Какви данни се събират от компютъра в базата данни
Например, съдържанието на определени стойности на системния регистър (можете да конфигурирате сами да четете необходимата информация от компютрите) или серийни номера на монитори. Можете дори да преглеждате списъци с файлове и папки на устройства на мрежови компютри.
Отчитане на лицензи и програми
Пребройте колко "Photoshop" са инсталирани на компютрите на предприятието. Нашата програма ще ви помогне да направите това. Можете да зададете броя на закупените лицензи за различни програми и да проверите дали броят на инсталациите надвишава разрешения брой лицензи. Контролирайте лицензи за MS Office и Windows. Също така е възможно да се контролира коректността на използваните серийни номера и да се откриват "пиратски" копия на програми.
Откриване на уязвимости и проблеми на компютрите
С нашата програма винаги ще знаете какво е инсталирано на компютрите в мрежата, какви процеси и услуги се изпълняват, какви нови преки пътища и услуги се добавят към стартиране. Това позволява да се открие инсталирането на нежелан или злонамерен софтуер.
Програмата следи появата на потенциални проблеми на компютъра: края на свободното място на дисковете, липсата на антивирусни програми или проблеми с актуализирането им, прегряване на твърдите дискове и появата на грешки на тях (с прогнозиране на неизправност с помощта на технологията S.M.A.R.T.). Ако възникне някакъв проблем на компютрите, ще разберете за него навреме! Можете да настроите имейл известие до администратора за проблеми. Това е една от уникалните характеристики на нашата програма.
Нашите клиенти
 |
 |
  |
Нашата компютърна счетоводна програма вече е внедрена и работи в хиляди организации по света, включително в предприятия с хиляди и десетки хиляди компютри, разпространени в офиси в цялата страна. За да направим това възможно, направихме стотици корекции и подобрения в програмата въз основа на коментарите и предложенията на нашите потребители. Поддържа компютри за анкетиране, използващи клиенти, способни да изпращат данни по имейл и FTP (опция за отдалечени офиси).
