Возмещение расходов бензин. Налог на прибыль. Налоговый учет стоимости ГСМ по чекам АЗС
Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга профессиональный бухгалтер-эксперт
Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Один из авторов журнала «Актуальная бухгалтерия» порекомендовал как фирме можно подстраховаться от претензий проверяющих.
Путевой лист: выбираем удобный вариант
Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.
Исходя из разъяснений налоговиков (письмо УФНС России по г. от 30.06.2010 № 16-15/068679@) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты (т. е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.
Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы (п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.
Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).
Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика.
Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании (пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009).
Из документа:
<...> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <...>
Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.
Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.
Судьи сделали вывод, что при решении о документальном подтверждении расходов для определения базы по принимаются любые, даже косвенные доказательства.
Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа (пост. ФАС МО от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
Из документа:
Постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10
<...> суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.
Кроме того, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 <...> носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. <...>
Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.
Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, нормы расхода топлива, утвержденные приказом Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.
Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.
Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т. ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.
Минусы унифицированного путевого листа
Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).
<...> В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. <...>
Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.
Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы (ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным (п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ).
Списание топлива — строго по норме
Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).
Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для по налогообложению.
Следовательно, во избежание количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).
Из документа:
Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57
<...> при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. <...>
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).
Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.
Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.
Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»
Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:
- топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
- масла и смазки;
- различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.
Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели
. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.
В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.
Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.
Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.
Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица
, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.
Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.
Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .
К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.
Пример расчёта
Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:
QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где
- H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
- S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
- D – поправочный коэффициент в процентах.
В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.
Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию
Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:
НРм = НРд * Т, где
НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.
Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.
В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.
Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.
Можно ли списать без путевого листа
Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:
- учёт по лимитам;
- компенсация понесённых расходов.
В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.
Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.
Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .
Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.
Особенности учёта
Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .
Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :
- 20 «Основное производство»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 44 «Расходы на продажу».
Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.
При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.
Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.
Учет по лимитам Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам». Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде. Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля. Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива. Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.
Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо
Внимание
НК РФ предусмотрена возможность учета для налога на прибыль расходов на содержание служебного транспорта. Однако многие организации вместо собственных автомобилей предпочитают использовать личный транспорт своих сотрудников, возмещая им расходы на бензин.
В этом случае возникает вопрос: а можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли? Судьи считают – можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях.Списание гсм при использовании личного автомобиля в служебных целях
Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?». Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным.
Подробнее см. наш материал «Можно ли учесть расходы на эксплуатацию транспортных средств работника, если ему выплачивается компенсация за автомобиль?».
Автомобиль директора: служебный или личный?
Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту. Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.
Инфо
Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково. При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:
- распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
- справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.
В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы.
По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.
Важно
В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения.
В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств. Компенсация расходов Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса. В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.
В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы. Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.
Как оформить списание бензина для личного авто директора Доброго времени суток, уважаемые коллеги!Такая ситуация сложилась: на фирму пришел новый директор. Заключил сам с собой договор на использование (аренду) личного авто в служебных целях, подписал договор с какой-то заправочной сетью и заправляет свою машину за счет фирмы.
Насколько я знаю, не все так просто с этим. Надо маршрутные листы, по-моему, выписывать, опять-таки обосновывать поездки и т.д. В общем, кучу документов собирать надо. К тому же расходы немаленькие (около 10 тысяч в месяц, он, похоже, еще кого-то заправляет, т.к.
Как списывать бензин на машину директора машина в аренде
Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией. Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления. Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.
Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.
Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами. Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения.
Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования. Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.
И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора.
Он обязан платить каждый месяц арендную плату.
С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании пп.
11 п. 1 ст. 264
НК РФ, несмотря на то, что это не служебные, а личные автомобили работников. Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме. По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см.
На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.
Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности. Можно ли Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы.
Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником. На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.
При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.
Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года. Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться:
- оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
- сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.
Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены.
в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива. Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.
В связи с тем, что наше предприятие имеет несколько обособленных подразделений в др. городах, директор предприятия очень часто ездит на личном автомобиле в эти города. Как компенсировать ему расходы на бензин для этих служебных поездок? Какие документы необходимо подготовить для этого? Надо ли каждый раз оформлять командировку? Какими налогами облагается эта компенсация? Заранее благодарим за ответ.
Первый вариант. Вы можете заключить с директором договор аренды автомобиля. При этом расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль можно учесть в сумме фактических затрат. Однако с сумы арендной платы необходимо будет удержать и заплатить в бюджет НДФЛ. Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно.
Второй вариант. Директору может быть назначена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. Для этого необходимо оформить приказ о назначении компенсации. При этом компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем. Однако при расчете налога на прибыль компенсация за использование транспорта сотрудника для служебных целей учитывается в составе расходов только в пределах норм, установленных законодательством.
И в том, и в другом случае, документом, подтверждающим расходование денежных средств на ГСМ, будет путевой лист. Для того чтобы учесть в расходах затраты на проезд в обособленное подразделение в другом городе, необходимо оформить командировку. В качестве документального и экономического обоснования данных расходов при каждой поездке директора в обособленное подразделение необходимо оформлять служебное задание, приказ руководителя о командировании работника и командировочное удостоверение.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат ( , п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:
страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ , ).
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81 , от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806 , УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
НДФЛ и страховые взносы
С арендной платы за пользование автомобилем удержите НДФЛ . Страховые взносы на размер арендной платы начислять не нужно .*
Нина Ковязина,
НДФЛ: нормы
Ситуация: обязана ли организация применять нормы, предусмотренные , при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля
Нет, не обязана.*
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат (в пределах норм), установленных в соответствии с законодательством и связанных с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Главой 23 Налогового кодекса РФ нормы компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не установлены. Поэтому в данной ситуации организации следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику (например, копию паспорта транспортного средства (ПТС));
обосновывающие расчет суммы компенсации (например, приказ о назначении компенсации). Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы);
авансовые отчеты, кассовые чеки и т. д.*
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326 , от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-47 , от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15).
Подтверждает указанный подход арбитражная практика (см., например, постановленияПрезидиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06 , ФАС Уральского округа от 18 марта 2008 г. № Ф09-511/08-С2 , Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. № Ф08-4799/2006 , Поволжского округа от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07 , от 10 апреля 2007 г. № А72-7503/06-7/283 , Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. № А26-6101/2005-210).
Налог на прибыль: нормирование
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 . Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).*
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 , нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. и ПБУ 18/02).
Нина Ковязина ,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.* Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья: Поездка работника в обособленное подразделение, находящееся в другом городе, является командировкой
Наша фирма имеет несколько обособленных подразделений в других городах. В каждом подразделении работает один человек. В марте сотрудник такого подразделения идет в отпуск. Ему на замену направляется работник из головной организации. Можно ли учесть в расходах при УСН стоимость проезда и проживания в гостинице этого работника? Фирма применяет УСН с объектом доходы минус расходы.
Бухгалтер ООО «Автогарант» А.П. Скворцова
Для того чтобы учесть в расходах поездку и проживание работника в другом городе, необходимо оформить командировку.* Правила направления работников в служебные командировки определяются Трудовым кодексом). Поэтому прежде чем направить работника в служебную командировку, оформите служебное задание, приказ руководителя о командировании работника и командировочное удостоверение (п. 6 и Положения).* Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной командировке.
А.В. Мохов,
советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса
Использовать личный автомобиль директора можно либо на основании договора аренды транспортного средства, либо выплачивая специальную компенсацию. Каких-либо других вариантов законодательством не предусмотрено.
Если организация арендует автомобиль, затраты на ГСМ и ремонт могут быть включены в арендную плату, или оплачиваться отдельно (в зависимости от условий договора). И в том и в другом случае расходы можно учесть при налогообложении прибыли.
Если организация выплачивает компенсацию за использование личного имущества, она должна возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (в том числе бензин и ремонт). При этом компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшает налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Дополнительно расходы на ГСМ и ремонт автомобиля не могут быть включены в состав расходов.
При этом в обоих случаях, и при выплате компенсации и при аренде, чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль нужны путевые листы. С их помощью компания сможет доказать, что автомобиль использовался именно для служебных поездок. Если автомобиль используется директором одновременно и в служебных и в личных целях, в путевом листе можно указать общий пробег, указав "в том числе.... км в служебных целях".
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию*. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Кому положена компенсация
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*
Документальное оформление
Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя
Да, можно.
При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.
Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях
Да, может.
Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.
Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.
При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:
Председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.
Подробнее об этом см. Кто должен подписать трудовой договор с генеральным директором от имени организации.
Начисление компенсации
Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:
Копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).
Такие требования предусмотрены в письмах Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 и от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.
Путевые листы
Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Да, нужно.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.
Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:*
Не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.
Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения
Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:
Подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
обосновывающие расчет суммы компенсации;
подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.
Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).
Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).
Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.
Нина Ковязина,
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).*
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянноеналоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Налог на прибыль: расходы на ГСМ
Ситуация: можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на покупку ГСМ, если организация возмещает их сотруднику помимо компенсации за использование личного автомобиля
Нет, нельзя.
Нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому организация, которая помимо выплаты компенсации по этим нормам возмещает сотруднику еще и стоимость ГСМ, не вправе учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли.*
Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447). Поддерживают эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3).
Главбух советует: чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.
В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно* (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. № А44-3149/2005-9).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства.*
Виды договоров аренды транспорта
Есть два вида договоров аренды транспортных средств:
С экипажем;
без экипажа.
Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации
Нет, нельзя.
По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. По этому основанию договор может быть признан недействительным (ст. 168 ГК РФ).
Главбух советует: если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.
В этом случае наличие наемных сотрудников не обязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ).
Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
Аренда автомобиля
При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.
Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).
Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).
Главбух советует: при аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО).
Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможны три ситуации.
Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.
Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Документальное оформление
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России
4.Статья: Путевой лист нужен и арендованному автомобилю
Светлана Князева, эксперт «УНП»
«…Наша компания не является автотранспортной, собственного транспорта у нас нет. Все автомобили, которые мы используем в деятельности, арендованы нами у других организаций. Нужно ли нам в этом случае вести путевые листы?..»
Из письма главного бухгалтера Николая Иванова, г. Москва
Да, Николай нужно. Иначе вам будет непросто убедить инспекторов в обоснованности расходов на бензин и техобслуживание. А также в том, что транспорт использовался в производственной деятельности. Налоговики уверены, что составлять путевые листы, чтобы подтвердить расходы на транспорт, должны все компании независимо от того, какой автотранспорт, собственный или арендованный, они используют (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2). Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Главное, чтобы она содержала данные о месте следования автомобиля.*
5.Статья: Личный транспорт, используемый в служебных целях, и путевые листы
О путевых листах. В упомянутом ранее ФАС Западно-Сибирского округа рассматривалось дело (постановление от 23.05.2006 № Ф04-2874/2006 (22560-А27-15), когда налоговая не приняла затраты предпринимателя на покупку горюче-смазочных материалов из-за того, что в путевых листах не указывалось место отправления и назначения, а также маршрут автомобиля. По мнению суда, раз покупка топлива очевидна, расходы нельзя не принять, и хотя путевые листы нужно заполнять, записи в них не являются определяющими для налогового учета.
Мало того, ФАС Северо-Западного округа (постановление от 18.01.2008 № А56-15033/2007) заявил, что при аренде путевые листы вообще не важны. Разбиралась такая ситуация. Одна организация арендовала у другой автомобиль с экипажем и списывала в расходы арендную плату. Сославшись на отсутствие путевых листов и актов приема-передачи машины, инспекция отклонила расходы*. Однако суд поддержал налогоплательщика, указав, что путевые листы необходимы не для учета стоимости аренды, а для начисления заработка водителям. А так как водители состояли в штате арендодателя, арендатор не выдавал им зарплату и путевые листы были ни к чему.
