• Връзка
• руски стандарт
• Интернет банкиране
• търговия
• организации

Корпоративни банкови карти за юридически лица. Какво е корпоративна банкова карта? Откъде мога да взема пластмаса за отговорни лица

Удобен инструмент за компании, използвани за обработка и контрол на плащания за текущи бизнес разходи (за развлекателни цели, командировки, бизнес задачи и т.н.). Кога ще бъде изгодно да използвате картата? Какви са неговите предимства? Какви условия предлагат банките?

Корпоративна карта за юридически лица: обхват

Характеристика на пластмасова карта за юридически лица- обвързване с разплащателната сметка на фирмата и заявление за покриване на различни видове разходи:

1. Основна дейност. Наличието на акаунт за корпоративна карта ви позволява да купувате стоки навреме, да извършвате разплащания с доставчици и да плащате за услуги.

1. Бизнес пътувания, разноски за развлечение. В процеса на дейност може да се изискват средства за плащане на настаняване, закупуване на билети, храна в кафене, наемане на автомобил и издаване на дневни пари на служителите. Във всички тези случаи наличието на корпоративна карта за юридически лица е много полезно.

1. Икономическа дейност. Задължителна разходна позиция за всяка организация са режийните или бизнес разходите. Тук са необходими пари за извършване на покупки в Интернет, разходи за офис оборудване и софтуер, заплащане на куриерски услуги и т.н.

Прочетете също -

Сметка за корпоративна карта: предимства

Работата с "пластмаса" за юридически лица има редица Ползи(в сравнение с класическите пари в брой):

• Възможност за контрол на средствата. За всяка корпоративна карта се задава индивидуален лимит. Невъзможно е да похарчите голяма сума.
• Високо ниво на сигурност. Ако картата е открадната или изгубена, едно обаждане до банката е достатъчно, за да я блокира.
• Намаляване на времеви и финансови разходи. Наличието на корпоративна картова сметка ви позволява да ускорите процеса на получаване / прехвърляне на отчетни средства, по-бързо да проверявате проверките, да опростите поддържането на счетоводни записи и документи.

Допълнителните предимства на "пластмасата" за юридически лица включват:

• Няма проблеми с декларирането на средства при пътуване в чужбина.
• Бързо теглене на пари в случай на загуба на картата в чужбина.
• Поддръжка за Apple Pay технология,
• Няма нужда да обменяте валута преди да заминете за друга държава.
• Удобство за попълване.
• Възможността за издаване на няколко продукта (броят на корпоративни карти за юридически лица от банки, като правило, не е ограничен).
• Участие в програми за лоялност. Много финансови институции при откриване на сметка за корпоративна карта предлагат на клиентите изгодни условия (бонус програми).

Как да получите корпоративна карта?

За издаване на карта, свързана с фирмена сметка, юридическото лице трябва да предприеме няколко стъпки:

• Попълнете заявление за корпоративна карта. Важно е цялата въведена информация да е точна.
• Вземете карта след няколко дни във вашия клон.
• Задайте ограничения и използвайте инструмента за решаване на текущи проблеми.

В заявление за корпоративна карта е достатъчно да посочите:

• Лични данни (име, телефонен номер).
• Регион и град на пребиваване.
• Клон на кредитната институция и наименование на фирмата.
• TIN на организацията и e-mail.

Тарифи: преглед на офертите

Условия за пусканекорпоративни "пластмаси" за юридическо лице във всяка банка са индивидуални (както и тарифите):

Корпоративна карта за юридически лица- мощен и полезен инструмент за юридически лица и индивидуални предприемачи, който ви позволява да оптимизирате разходите и да опростите достъпа до парите във вашата разплащателна сметка.

Корпоративните банкови карти, както става ясно от рекламните брошури, са най-доброто средство за извършване на разплащания с партньори, заплащане на разходи, включително пътни и гостоприемни разходи. Той е удобен и престижен. Наистина ли е?

А с какви трудности ще се сблъскат счетоводителите, разбрах Ирина Шитик.

И така, нека да разгледаме въпроса какво представлява корпоративната банкова карта и какви плюсове или минуси предоставя на служителите на компанията.

На първо място, припомняме, че банковата пластмасова карта е номинално платежно средство, предназначено за плащане на стоки или услуги, както и за получаване на пари в брой от банкомати и банки. Корпоративна банкова пластмасова карта не се различава от другите в това отношение. Отваря се и за конкретно лице. Но неговата особеност е, че това лице трябва да бъде служител на организацията, която е сключила споразумение за издаване на такава карта. Друга разлика между корпоративните карти и другите е, че служителят получава пълен достъп до една от сметките на юридическо лице, тоест управлява средствата на организацията.

За да кандидатствате за корпоративна карта, трябва:

1. Сключете договор с банката за издаване и поддръжка на корпоративни карти.

2. Прикрепете към договора:

Списък на служителите на предприятието, които ще използват картите;

Заявления на служители за издаване на карти;

Пълномощни от предприятието за служители - картодържатели.

3. Подайте в банката необходимите документи за откриване на разплащателна сметка в рубла (валута) карта.

Има от какво да избирате

Юридическите лица могат да отварят два основни типа карти за своите служители:

Разчетна карта. Предназначен е за транзакции от неговия притежател в рамките на установения от банката размер на средствата, сетълментите по които се извършват за сметка на парите на дружеството по банковата му сметка;

Кредитна карта. Разплащанията по него се извършват за сметка на предоставени от банката средства в установения лимит в съответствие с условията на договора за кредит.

С помощта на корпоративна карта служителите могат да получават пари в брой, да плащат разходи, свързани с бизнес дейности, включително пътни и гостоприемни разходи в Руската федерация, да получават пари в брой в чуждестранна валута извън Русия и да плащат пътни разходи. и разходи за развлечение в чуждестранна валута извън територията на нашата страна. Между другото, най-често фирмите използват банкови карти за плащане на гостоприемство и пътни разходи.

Отчитане на банкови сметки...

При откриване или закриване на сметка в банка, обслужваща корпоративни карти, е необходимо да се уведоми инспекцията в срок до седем работни дни от датата на откриването или закриването й.

Основата за съставяне на сетълмент и други документи за отразяване на сумите на транзакциите, извършени с платежни карти в счетоводството, е регистърът на плащанията, издаден от банката, или електронен дневник. Отписването или кредитирането на средства за картови транзакции обикновено се извършва не по-късно от работния ден, следващ деня, в който банката получи регистъра на плащанията или електронен дневник от един център за сетълмент. Впоследствие тези документи могат да бъдат получени от фирмата.

Прехвърлянето на средства по картови сметки трябва да бъде отразено в счетоводството, както следва:

Дебит 55 Кредит 51 (52)

Средствата са преведени по сметката на банковата карта от сметката за сетълмент (валута).

Размерът на възнаграждението, което банката начислява за обслужване на специална картова сметка, е оперативен разход в счетоводството и се отчита, както следва:

Дебит 91 Кредит 55

Платени банкови услуги.

Най-трудно обаче е да се организира аналитично счетоводство за подсметка „Специална картова сметка”. В крайна сметка отчитането на тази подсметка трябва да бъде организирано в контекста на конкретни картови сметки, открити в определена банка. Освен това аналитичното счетоводство се влияе значително от условията за издаване и използване на банкови карти, предлагани от финансова институция. Така, например, при сключване на споразумение банката може да постави условие за наличието на минимално салдо по сметката на организацията (застрахователен депозит, който може да се използва за сетълмент в изключителни случаи за покриване на превишаването на лимита за плащане) . В този случай е препоръчително да използвате подсметки от втори ред, например "Специална картова сметка - минимален баланс" и "Специална картова сметка - лимит за плащане".

Ако са отворени няколко карти за специална картова сметка, всеки притежател може да извършва транзакции с тях в рамките на общия лимит за плащане. В този случай не се изисква аналитично отчитане на картодържателите до момента на издаване на средствата на отговорното лице.

Когато всяка платежна карта съответства на отделна сметка, тогава при прехвърляне на средства към специална картова сметка, до банката се изпраща специално извлечение, съдържащо данните за притежателите и номера на карти, както и сумите, които трябва да бъдат кредитирани на всяка банкова карта. В този случай аналитичното счетоводство се води в контекста на притежателите на издадени карти. При отваряне на банкова карта в чуждестранна валута трябва да се има предвид, че чуждестранната валута, държана по специална картова сметка, трябва да бъде преоценена на датата на транзакцията и на датата на изготвяне на финансовите отчети (PBU 3/2000 „Отчитане на активи и пасиви, чиято стойност е изразена в чуждестранна валута“).

Възникналите курсови разлики се вземат предвид за целите на счетоводното и данъчното счетоводство, като и в двата вида счетоводство сумата на курсовите разлики се счита за неоперативни приходи (разходи). В счетоводството курсовите разлики се включват във финансовите резултати и се отразяват, както следва:

Дебит 55 Кредит 91

Отразява се размерът на положителната курсова разлика;

Дебит 91 Кредит 55

Отразява се размерът на отрицателната курсова разлика.

Ако една организация е сключила споразумение за издаване на корпоративни кредитни карти, тогава в счетоводството ще се извършват следните операции:

Дебит 55 Кредит 66

Сумата на кредита е кредитирана по специална картова сметка на датата на изразходване на средствата;

Дебит 91- 2 Кредит 66

Начислена е лихва по заема (осчетоводяването се извършва периодично, в сроковете, определени с договора за плащане на лихва. - бел. авт.);

Дебит 66 Кредит 51

Посочена е лихвата по заема;

Дебит 10 Кредит 55

Инвентар и материали са кредитирани (в случай, че средствата от корпоративната карта са изразходвани за покупка на стоки и материали. - бел. авт.).

И със служителите на компанията

Корпоративната карта е персонализирано платежно средство, предназначено за служителите за плащане на стоки или услуги, както и за получаване на пари на банкомати и банки.

Банката отписва пари от разплащателната сметка на картата на предприятието, тъй като се извършват сетълменти по операциите на притежателите. Смята се, че средствата, дебитирани от сметката, са били издадени по отчета на служителя на организацията. В магазини, хотели и други населени места служител на организацията получава документи, потвърждаващи направените разходи по картата. Такива документи са хотелски сметки, пътни билети, касови бележки, чекове, фактури и др. Те трябва да бъдат придружени от оригинални фишове, касови бележки от електронни терминали и банкомати. Служител на организацията представя всички тези документи в счетоводния отдел на предприятието заедно с предварителен отчет. Ако той не е направил това и банковото извлечение показва, че парите са изтеглени от картовата сметка, счетоводителят на организацията отразява дълга на служителя на организацията, както следва:

Дебит 73 Кредит 55

Отразява се отписването на пари в брой от специална картова сметка, непотвърдено от първични документи.

При получаване на авансовия отчет извършените разходи (свързани с производствената дейност на организацията) се отразяват по общ начин. Ако разходите, направени от служителя на организацията, не са свързани с производствени дейности, тогава последният е длъжен да ги възстанови.

Възстановяването от служителя на тези суми може да се извърши по два начина: или служителят на организацията внася пари в касата на организацията, или организацията удържа сумата на щетите от заплатата на служителя. Счетоводителят ще издаде следните записи в този случай:

Дебит 50 Кредит 73

Парични вноски на служителя за възстановяване на разходи;

Дебит 70 Кредит 73

Удържане от заплатата на служителя на сумата, изразходвана по корпоративна карта за лични цели.

Корпоративни карти и данъци

При откриване или закриване на сметка в банка за обслужване на корпоративни карти е необходимо да уведомите инспекцията в рамките на седем работни дни от датата на нейното откриване или закриване (член 23, 6.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация). За нарушение на този срок се предвижда глоба от 5000 рубли съгласно член 118 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Федералната данъчна служба винаги се е придържала към тази позиция. И наскоро президиумът на Върховния арбитражен съд на Руската федерация се съгласи с това. В решението си от 21 септември 2010 г. № 2942/10 съдиите потвърдиха, че ако едно дружество не изпрати своевременно уведомление до данъчната служба за откриване на бизнес сметка, то глобата за такова нарушение е законосъобразна.

Ако една компания е издала корпоративни кредитни карти за своите служители, е необходимо да не забравяме за данъчното отчитане на лихвите при използването на тези кредитни средства. В данъчното счетоводство максималният размер на лихвите, признати като разход, който намалява данъчната основа за данък върху дохода, се взема в следния размер (член 269 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

Равно на процента на рефинансиране на Централната банка на Руската федерация, увеличен с 1,1 пъти - при регистриране на дългово задължение в рубли;

Равно на 15 процента - за дългови задължения във валута.

Валутните корпоративни карти водят до допълнителни транзакции за данъчни цели - разликите, произтичащи от отклонението на курса на продажба (купуване) на чуждестранна валута от банката издател от официалния курс на Банката на Русия, се вземат предвид при облагането на печалбата. Те се отразяват на датата на продажба (покупка) на валутата (клауза 6, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация, клауза 7, клауза 4, член 271 от Данъчния кодекс на Руската федерация) и се отчитат като неоперативни разходи (клауза 6, клауза 1, член 265 Данъчния кодекс на Руската федерация) или приходи (клауза 2, член 250 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Тези курсови разлики могат да намалят данъчната основа за данък върху дохода само ако служителят, закупил валутата, я изразходва за служебни цели.

Предназначен е за плащане на разходи, свързани с дейността или основната дейност на компанията, включително режийни, представителни, транспортни и пътни разходи, както и касови бележки. Картата не може да се използва за заплати и социални плащания. По своята същност корпоративната карта е аналог на средствата, издадени за отчет. Може да бъде както дебитен, така и кредитен.

За да издаде карта, юридическо лице трябва да сключи споразумение с банката за издаване и поддръжка на корпоративни карти, което показва информация за служителите, които ще използват тези карти. Към договора се прилагат заявления на служители за издаване на карти и пълномощни за тях от фирмата. Освен това, за да отворите разплащателна сметка на карта, трябва да представите съответните документи в банката.

Възможният брой отворени карти към сметката се определя от всяка банка по свое усмотрение.

Предимства на използването на корпоративни карти за организация:

Намаляване на оперативните разходи и времето, свързано с издаването на авансови суми. Фирмата не трябва да получава пари в брой от банката за бизнес разходи, както и да извършва тяхната доставка и съхранение;

Не е необходимо да купувате валута за командировки в чужбина или да отваряте валутна сметка, както и да издавате декларации при преминаване на границите. Средствата ще бъдат дебитирани от картовата сметка на компанията с автоматично конвертиране във валутата на страната, в която се намира картодържателят;

Управление и контрол на разходите на компанията. Възможността за задаване на лимити на картите и свързването на SMS информиране позволяват контрол в реално време върху изразходването на средства от упълномощен служител. Например, една организация може да попълни картата по всяко време или да увеличи лимита за операциите на командирован служител. Банката предоставя на компанията и подробен отчет за транзакциите с използване на карти. Поради това счетоводният отдел на компанията може да контролира целевото изразходване на средства от служителите;

Възможност за извършване на плащания над 100 хиляди рубли. В съответствие с инструкциите на Централната банка на Руската федерация от 20 юли 2007 г. № 1843-U, паричните разплащания в Руската федерация между организации, включително индивидуални предприемачи, свързани с тяхната предприемаческа дейност, по едно споразумение могат да се извършват в сума, която не надвишава 100 хиляди .рубли Разплащанията с корпоративна карта са безкасови плащания – следователно това ограничение не се прилага за транзакции с корпоративни карти;

С помощта на картата можете да правите покупки в Интернет;

Денонощен достъп до средства по сметката на организацията. Възможност за получаване на пари в брой на банкомати по всяко време;

Възможността за прикачване на всички корпоративни карти към една картова сметка с единен лимит на разходите за всички служители на организацията или разделяне на всички корпоративни карти на групи със собствен лимит на разходите;

Намаляване на риска от загуба или кражба на пари в брой. Ако картата бъде загубена, клиентът може да я блокира, спестявайки средства;

Също така, в зависимост от вида на картата и програмата на банката, корпоративните карти имат определени видове отстъпки и предимства.

Годишната поддръжка на една корпоративна карта в руските банки струва средно от 1 хиляди рубли. Например в Avangard Bank годишната поддръжка на MasterCard Business карта струва 900 рубли, а MasterCard Gold струва 2000 рубли. В Санкт Петербург Индустриална акционерна банка (SIAB) годишната поддръжка на Visa Business карта ще струва 1000 рубли .

Банките могат да определят минимален баланс по сметката на картата. И така, в банката "Авангард" тя е равна на 10 хиляди рубли.

Корпоративна карта - счетоводството за нея е свързано с някои нюанси, които повдигат въпроси сред счетоводителите, които се сблъскват с този финансов инструмент за първи път. В тази статия ще дадем отговори на често задавани въпроси, които възникват при използване на корпоративни карти.

Коя карта е по-добре да имате - дебитна или кредитна?

За корпоративни цели е възможно издаване на различни видове банкови карти:

• само дебит (картата ще бъде попълнена със средства, преди да могат да бъдат изразходвани);
• кредит (средствата по картата се предоставят от банката в рамките на лимита);
• дебит с овърдрафт (има възможност за изразходване на средства над дебитното салдо - като правило също ограничено).

Коя карта да изберете зависи от целите, за които е издадена, както и от известна степен на доверие към служителя, който ще я използва. Например, ако мениджър изготви карта за използване в командировки, включително чуждестранни, препоръчително е да се предвиди възможността за харчене на средства за заем или овърдрафт („допълнителни“ пари могат да бъдат полезни). Ако картата се издава на бизнес мениджър за редовни малки покупки в рамките на бюджета, дебитна карта с фиксирано месечно допълване може да бъде най-добрият вариант.

ЗАБЕЛЕЖКА! Ако по кредитна карта е установен период на безлихвено използване на кредитни средства, икономическата изгода от такова използване за данъчни цели не е необходимо да се изчислява (виж писмо на Министерство на финансите от 18.04.2012 г. № 03-03 -10/38).

Как да издадем карта на служител в счетоводството?

Самата карта е собственост на банката, която я е издала. Следователно фактът на издаване на карта на служител не се отразява в счетоводните сметки на предприятието, за което е издадена. Предприятието може да води запис на такива карти в специален дневник или да формира списък с пълномощни, издадени на служителите за получаване на карта от банка. Ако е необходимо да се потвърди получаването на карти от служителите, може да бъде поискан документ (например регистър за издаване на карти) от банката.

Как трябва да се регулират картовите транзакции?

Ако в организация се използват корпоративни карти, препоръчително е да се одобри процедурата за използване на карти и подаване на отчети за изразходваните средства с местен регулаторен акт.

Такъв регламент ще помогне и в случаи на:

• Уреждане на евентуални искове на данъчните власти относно реда за отразяване на средствата, изразходвани по корпоративни карти в счетоводството. Например, ако вътрешните разпоредби не установяват ясна процедура за отчитане на служител за средства, изтеглени от карта чрез банкомат, данъчните власти могат да преценят, че в този случай всички суми, изтеглени от картата, трябва да бъдат преведени през касата на организацията (получава се по PKO и незабавно съставя сетълмент в брой за издаване по отчет). Разбира се, подобно твърдение се основава на доста слаби основания, тъй като всъщност парите не са попаднали в касата на предприятието. Но за да избегнете подобни нюанси, по-добре е да регистрирате всички опции за изразходване на средства от картата и отчети за тях във вътрешните правила.
• Предявяване на искове към служител в случай на злоупотреба с картови средства или откриване на липси и злоупотреби. При правилно изпълнение на вътрешните разпоредби ще бъде възможно не само да се удържат загуби от неправомерно използване на средства от заплатата на виновния служител, но и да се приложи дисциплинарно наказание към служителя по чл. 192 и част 1 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация (за нарушение на разпоредбите за дисциплината в организацията).

Трябва ли да подавам информация за корпоративни карти в данъчната служба?

Закон № 52-FZ от 2 април 2014 г. „За изменения...“ в сила от май 2014 г. премахва задължението на данъкоплатците да предоставят на данъчните органи информация за откриването (закриването) на банкови сметки.

Както беше отбелязано по-горе, самото издаване на банкови карти също се отнася до операциите на банката издател, а не на предприятието.

По този начин не е необходимо да информирате данъчната служба, че сте издали корпоративна карта.

Как служител отчита изразходваните средства от картата?

Парите по картата са на компанията и са на нейно разположение. Следователно задължението за отчет на служителя възниква само когато е платил с карта или е теглил пари в брой от банкомат.

Като общо правило средствата, използвани от служител от корпоративна карта, се считат за отчетни суми. Съответно процедурата за докладване за тях е подобна. Служителят трябва:

• Подгответе предварителен отчет за изразходваните суми. Можете да направите това, като използвате стандартния формуляр AO-1, ​​но можете да използвате и одобрения в организацията формуляр (например вътрешните разпоредби за използване на корпоративни карти могат да съдържат и специален формуляр за отчет).
• Към отчета приложете разходни документи: ККМ чекове, фактури, актове и др.
• Подайте отчет в счетоводството на предприятието по начина и в сроковете, предвидени в наредбата за използване на корпоративни карти.

ЗАБЕЛЕЖКА! Банките периодично (обикновено ежемесечно) съставят и изпращат извлечения на клиенти за своите картови продукти. Така отчетите на служителите, използващи карти, са доста лесни за проверка по отношение на безкасовите плащания и тегления през банкомати.

Възможно ли е да се удържат щети от служител за изразходване на средства за други цели?

Да, можеш. При спазване на редица условия:

• размерът на щетите може да бъде оценен;
• вината на служителя за щетата е доказана (например, покупката на стоки за лични нужди се потвърждава с банково извлечение на лична карта и копия от платежните документи на продавача);
• е издадена заповед (заповед) на ръководителя на предприятието за удържане на размера на щетите от заплатата на служителя не по-късно от 1 месец от момента на установяване на факта на щета и вина (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация );
• размерът на направената удръжка съответства на нормите, установени в чл. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация;
• служителят не оспорва удръжката (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Научете повече за удръжките от заплати .

Какви са типичните публикации за транзакции с корпоративни карти?

В счетоводството картовите транзакции се отразяват чрез сметки 55 „Специални сметки в банки” и 71 „Разплащания с подотчетни лица”. Типичните операции са представени в таблицата:

Прочетете за видовете измами, свързани с банкови карти в статията. « Измами с използване на банкови карти » .

Резултати

Отчитането на корпоративни карти се извършва по общи правила. В същото време за счетоводни цели картовите сметки, открити в банки, се класифицират като специални банкови сметки, а средствата, изразходвани от служители от карти, се класифицират като отчетни суми. Процедурата за използване на карти се препоръчва да бъде одобрена с отделен вътрешен документ, в който се записват всички аспекти на тяхното използване, като се обръща специално внимание на процедурата за отчитане на изразходването на средства.