Формирование оплат на основе платежных документов. Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами. Оперативное планирование поступления денежных средств
Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Составление платежного календаря
Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.
Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.
Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.
Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).
Предотвращение кассовых разрывов
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
Платежное поручение
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Форма платежного календаря состоит из следующих областей
Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В настройках платежного календаря можно:
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке 
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Данная статья содержит информацию о том, как экономическая служба производственной компании может обеспечить оперативное планирование поступления и расхода денежных средств, перераспределение денежных потоков при кассовых разрывах.
ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ КОМПАНИИ
Платежный календарь любой компании является краткосрочным планом движения денежных потоков, служит оперативным инструментом управления денежными средствами. Поэтому некоторые руководители финансово-экономических служб ошибочно считают оперативный платежный календарь детализированной версией бюджета движения денежных средств (БДДС).
Действительно, по своей структуре платежный календарь соответствует БДДС. В нем тоже отражаются остатки денежных средств на начало и конец планируемого периода, их поступление и расход за период. На этом сходство заканчивается, поскольку вся работа с платежным календарем строится по другим принципам.
БДДС формируют по данным бюджета доходов и расходов, бюджета закупок, бюджета займов и кредитов, бюджета инвестиций и прогнозируют на период от месяца до нескольких лет. П латежный календарь составляют на основе документов по приходу и расходу денежных средств , для него максимальным горизонтом планирования является месяц.
Плановые показатели бюджета движения денежных средств в отчетном периоде не меняются, по завершении периода их сопоставляют с фактическими значениями денежного потока компании (план-фактный анализ бюджета). Платежный календарь планируют и корректируют ежедневно , поэтому его невозможно анализировать на предмет соответствия фактических денежных потоков прогнозируемым значениям.
Для целей формирования БДДС не нужна детализация движения денег в разрезе расчетных счетов или касс предприятия, а для платежного календаря как инструмента оперативного управления денежными потоками такая информация жизненно необходима.
Расходы денежных средств в БДДС показывают только в общих суммах по статьям бюджета и не учитывают их важность для бизнеса компании. При формировании расходной части платежного календаря принимают во внимание критичность неоплаты в запланированный срок того или иного вида расхода, чтобы не допустить перебоев в обеспечении бизнес-процессов, генерирующих доходы компании.
Для успешной работы с платежным календарем нужно следовать определенным правилам , которые касаются формирования этого документа и корректировки прогнозных показателей. В чем состоят эти правила и как экономическая служба может обеспечить корректность и актуальность оперативного платежного календаря на каждый день работы компании, рассмотрим далее.
Чтобы оперативный платежный календарь был максимально эффективным, руководитель финансово-экономической службы должен придерживаться в работе с ним следующих принципов :
- планирование денежных потоков (приход и расход средств) производят на основании первичных документов, а не прогнозным методом;
- денежные потоки планируют в аналитике расчетных счетов и касс компании;
- при формировании расходной части платежного календаря учитывают приоритетность направлений расхода денежных средств;
- платежный календарь составляют в ежедневной аналитике денежных потоков и ежедневно корректируют на основании факта прихода и расхода денег.
Исходя из указанных принципов, рассмотрим методику организации эффективного оперативного платежного календаря.
ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
В оперативном платежном календаре поступление денежных средств планируют по первичным документам реализации товаров (работ, услуг) и договорным условиям оплаты (предоплата, оплата по факту или на условиях отсрочки платежа). Для создания плана поступления денежных средств от будущей реализации товаров (работ, услуг) используют заявки покупателей .
У компании могут быть непрофильные поступления денежных средств, например от сдачи имущества в аренду. В таком случае нужно предусмотреть в платежном календаре поступление доходов в соответствии с договорными условиями оплаты аренды.
Основанием для формирования прогнозов поступления денежных средств являются также кредитные договоры или графики получения займов и кредитов (приложения к кредитным договорам). В любом случае планы поступления денежных средств должны содержать следующие реквизиты :
- основание платежа;
- наименование плательщика;
- сумма поступления;
- прогнозная дата прихода денежных средств.
Возьмем, к примеру, компанию «Альфа», которая производит и реализует хозяйственные товары. Экономическая служба компании отвечает за еженедельное формирование оперативного платежного календаря, с помощью которого осуществляют текущее управление денежными потоками, производят платежи контрагентам.
Чтобы сформировать приходную часть календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г ., сотрудник, отвечающий за работу с платежным календарем, должен выполнить следующие операции:
- составить реестр поступлений денежных средств за реализованную ранее продукцию, платежи по которой должны поступить от покупателей в указанную неделю;
- построить прогноз поступлений денежных средств в указанную неделю за продукцию, на поставку которой имеются заявки от покупателей;
- запланировать поступления денежных средств от арендаторов имущества компании, которые должны поступить в указанную неделю согласно договорам аренды;
- запланировать поступления денежных средств в указанную неделю согласно кредитным договорам компании с банками;
- распределить на указанную неделю поступления денежных средств, которые были запланированы в платежном календаре на текущую неделю (с 5 по 9 марта), но не поступили на счета или в кассу компании.
По первым четырем пунктам сведения собирают в сводный реестр поступлений денежных средств (табл. 1).
Сразу обратим внимание, что необходимо контролировать сроки поступления денежных средств по заявкам покупателей . Так, оплата за продукцию по двум последним заявкам (выделены в табл. 1 зеленым цветом) не поступит на планируемой неделе, поэтому должна быть отражена в платежном календаре следующей недели.
Также нужно включить в поступление денежных средств на неделе с 12 по 16 марта те суммы, которые должны были прийти на текущей неделе, но по каким-либо причинам не поступили:
1) платеж за поставку продукции от Покупателя 3 на сумму в 500 тыс . руб . — по плану должен был прийти на расчетный счет компании 07.03.2018;
2) платеж за поставку продукции от Покупателя 5 на сумму в 250 тыс . руб . — должен был поступить в компанию в конце февраля 2018 г.
Первую сумму включаем в план поступлений денежных средств платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта, поскольку у компании есть гарантийное письмо от покупателя, согласно которому платеж поступит не позднее 15.03.2018.
Вторую сумму в платежном календаре этой недели учитывать не будем, так как нет документов, свидетельствующих о вероятности поступления этих денег. Перенесем данный платеж в план поступлений последующих периодов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Следует включать в платежный календарь только те суммы поступлений, по которым есть документальное подтверждение. На их основе планируют различные оплаты, и если эти деньги не поступят, то и оплаты произведены не будут, что негативно скажется на имидже и бизнесе компании.
На основе произведенных действий формируем приходную часть оперативного платежного календаря на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 2).
ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ РАСХОДА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Расход денежных средств формируют в платежном календаре на основании заявок, в которых указывают все необходимые реквизиты:
- назначение платежа;
- основание платежа;
- получатель платежа;
- сумма платежа;
- статья движения денежных средств;
- планируемая дата расхода денежных средств.
Чтобы сформировать расходную часть оперативного платежного календаря, нужно выполнить следующую работу:
- составить реестр заявок на расход денежных средств по операционной (текущей), финансовой и инвестиционной деятельности компании;
- распределить на планируемый период заявки, которые не были оплачены (закрыты) в предыдущих периодах.
Заявки на расход денежных средств поступают от ответственных за их оформление сотрудников подразделений (ЦФО) компании. Они должны быть завизированы руководителями этих подразделений (владельцами бюджетов ЦФО).
Сотрудник экономической службы, отвечающий за формирование платежного календаря, проверяет поступающие заявки на соответствие бюджетам ЦФО и на наличие необходимых реквизитов, а затем включает их в сводный реестр заявок компании . Реестр компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. приведен в табл. 3.
Каждая компания периодически испытывает нехватку оборотных денежных средств, поэтому в реестре заявок целесообразно указывать критичность неоплаты каждой из них , присваивая группу очередности платежа . Если на какой-либо день платежного календаря у компании не будет хватать денег для оплаты всех заявок, то оплата будет производиться в порядке приоритетности этих групп (начиная с первой).
Дополнительно к данному реестру нужно включить в платежный календарь на неделю с 12 по 16 марта заявки на расход , которые не были оплачены на предыдущей неделе из-за нехватки денег :
- заявка на оплату поставки канцтоваров на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата хозяйственных нужд» с четвертой группой очередности платежа);
- заявка на оплату наемного транспорта на сумму 250 тыс. руб. (статья ДДС «Оплата транспортных услуг» с третьей группой очередности платежа);
- заявка на оплату сырья на сумму 1 300 000 руб. (статья ДДС «Оплата сырья» со второй группой очередности платежа).
На основании собранного реестра заявок и данных о неоплаченных заявках прошлого периода формируем расходную часть оперативного платежного календаря компании «Альфа» на неделю с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 4).
Итоговые суммы плана расхода денежных средств на неделю с 12 по 16 марта больше, чем прогноз их поступлений. Это свидетельствует об отрицательном сальдо денежных потоков на данную неделю и неспособности компании произвести все запланированные выплаты.
На следующем этапе можно подготовить предварительный платежный календарь, чтобы выявить кассовые разрывы в каждом из дней планируемого периода и перераспределить денежные потоки.
ОПЕРАТИВНАЯ РАБОТА С РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ
Как было отмечено выше, главное предназначение оперативного платежного календаря — ежедневное управление платежами компании, которое предполагает ежедневную корректировку планов прихода и расхода денег. Поэтому сначала нужно сформировать предварительный платежный календарь (на основе реестров поступлений денежных средств и перечня заявок на их расход) и определить, в какие дни планируемого периода у компании не хватает денег для запланированного погашения заявок.
В примере с компанией «Альфа» предварительный платежный календарь выглядит следующим образом (табл. 5).
Из предварительного платежного календаря видно, что у компании «Альфа» есть деньги только для погашения заявок за первые два дня недели, а в период со среды по пятницу наблюдаются кассовые разрывы и нужно перераспределить денежные потоки .
Замечания
- Перераспределение денежных потоков должен утвердить руководитель экономической службы, а производит его ответственный за работу с платежным календарем.
- На крупных предприятиях, где заявки на расход денежных средств инициируют многие подразделения (ЦФО) и ежедневные платежи проводят в размере нескольких миллионов рублей, создают специальные комиссии для распределения расхода денежных средств, если у компании нет возможности закрыть все заявки.
- В состав такой комиссии обычно входят все руководители ЦФО. Они устанавливают окончательно состав платежей, которые будут фактически произведены в этот период.
Рассмотрим, какие изменения в суммах и сроках заявок на расход денежных средств можно произвести для устранения кассовых разрывов в предварительном варианте платежного календаря:
- заявку на расход денежных средств по статье «Оплата коммунальных услуг » в размере 1 млн руб. разобьем на два платежа по 500 тыс. руб. Первую часть оставим к оплате на 14 марта, вторую перенесем на пятницу 16 марта, потому что на четверг планируется выплата зарплаты, приоритетность которой выше;
- заявку на оплату транспортных услуг в размере 700 тыс. руб. также разбиваем на две части, одну из которых в сумме 100 тыс. руб. переносим со среды на четверг 15 марта, а вторую в сумме 600 тыс. руб. планируем на пятницу 16 марта;
- заявку на покупку основных средств в сумме 700 тыс. руб. по согласованию с руководителем компании переносим с четверга 15 марта на следующую неделю и исключаем из платежного календаря за период с 12 по 16 марта;
- заявку на оплату охраны в размере 250 тыс. руб. делим пополам. Первую часть оставляем к оплате в пятницу, вторую переносим на следующую неделю;
- заявку на закупку спецодежды в сумме 200 тыс. руб. также делим на две равные части. Первую оставляем к платежу на пятницу, вторую переносим на следующую неделю.
В результате указанных изменений в платежном календаре нам удалось ликвидировать все кассовые разрывы и обеспечить баланс прихода и расхода денежных средств компании «Альфа» в период с 12 по 16 марта 2018 г. (табл. 6).
На этом работа с оперативным платежным календарем не заканчивается, так как по разным причинам фактический приход денежных средств может не совпадать с запланированным (как и расход). Каждое утро сотрудник экономической службы, отвечающий за корректность платежного календаря, обновляет его с учетом фактического остатка денег на начало дня и имеющихся в календаре неоплаченных заявок на расход денежных средств.
После утверждения платежного календаря руководителем экономической службы его расходная часть служит основанием для формирования реестра платежей и проведения бухгалтерией оплаты заявок через систему «Банк-Клиент». В случае успешного совершения платежа соответствующая заявка на расход денежных средств помечается как закрытая.
- Оперативный платежный календарь — эффективный инструмент текущего управления денежными потоками и платежами компании.
- Работу с платежным календарем необходимо регламентировать внутренними документами. Это нужно, чтобы все сотрудники понимали свои обязанности и сферу ответственности в процессе управления денежными потоками компании.
А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности
Оперативное планирование
В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.
Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.
Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.
Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).
Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.
Кому необходим платежный календарь?
Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана
Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Задачи, которые позволит решить платежный календарь
1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.
2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.
3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.
5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
6. Максимально исключить человеческий фактор.
Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.
Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия
Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.
Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.
Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.
При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.
На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.
В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.
Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.
Принципы, правила, последовательность формирования
При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.
Основные этапы разработки системы платежного календаря
1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).
2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».
1. Формирование плановых данных
Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.
Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).
2. Определение перечня аналитик
Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.
Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.
Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок
После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.
Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).
И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»
После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.
Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.
При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:
- достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
- организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
- возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
- динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).
Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).
5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»
На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»
Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
- реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
- разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.
Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.
Для выписки платежных поручений в типовой конфигурации предусмотрен документ «Платежное поручение». Платежные поручения нумеруются по каждому из расчетных счетов отдельно. См. также справочник «Счета нашей фирмы». В реквизите «Расчетный счет» выбирается тот счет, с которого предполагается осуществить платеж. Очередной номер исходящего документа по выбранному расчетному счету автоматически предлагается в реквизите «Номер платежки».Если платежное поручение оформляется на перечисление налогов, взносов, других обязательных платежей, следует отметить флажок «Оплата налога/отчисления», после чего в реквизите «Вид налога» выбрать из справочника «Налоги и отчисления» соответствующий вид налога.
В реквизите «Контрагент» мы выбираем организацию, которой собираемся перечислять деньги, в реквизите «Р/Счет» - расчетный счет клиента. Счет учета взаиморасчетов с контрагентом (счет учета расчетов с бюджетом, государственными целевыми фондами) указывается в реквизите «Счет». В случае оплаты поставщикам или возврата денег покупателям необходимо также указать заказ. Для выбора заказа предназначена кнопка. При нажатии на нее открывается журнал "Отбор заказов" по выбранному клиенту. Двойной щелчок на строке с заказом приведет к выбору заказа в «Платежное поручение». При выборе заказа сумма и НДС автоматически заполняются из остатка по выбранному заказу, вместе с тем, их можно откорректировать вручную. Для заполнения назначения платежа можно воспользоваться списком типовых назначений платежа, выбираемых из справочника «Назначения платежей». При помощи кнопки «Печать» можно получить печатную форму платежного поручения. При проведении документ «Платежное поручение» не формирует бухгалтерских проводок. Факт движения денег по расчетному счету в типовой конфигурации отражается документом «Банковская выписка».
В нашем примере фирма «Швея» оплачивает счет поставщика Волдодарки за приобретение программы в сумме 10800 грн.
Рис. 10 – Электронное окно документа «Платежное поручение»
Рис. 11 – Печатная форма документа «Платежное поручение»
3.3. Формирование банковской выписки
Для отражения операций, связанных с движением денежных средств организации по расчетным счетам в гривнях и в валюте в типовой конфигурации предназначен документ «Банковская выписка».
Следует отметить, что типовая конфигурация требует внесения отдельных банковских выписок по расчетным счетам фирмы.
Реквизит «Расчетный счет» служит для указания денежного счета из справочника «Счета нашей фирмы», движения по которому мы вносим.
Каждая строка табличной части соответствует одному платежу. Спецификацию табличной части документа следует заполнить в следующей последовательности:
Установить признак того, какой платеж регистрируется: входящий ("+" - приход денег на расчетный счет), или исходящий ("-" - расход денег)
Определить вид прихода (расхода денег) путем выбора соответствующего элемента из предлагаемого списка в реквизите «Вид прихода/расхода»;
Определить корреспондирующий с соответствующим субсчетом счета 31 бухгалтерский счет;
Выбором из предлагаемого списка определить вид НДС по данной операции;
Выбрать объект аналитического учета корреспондирующего счета;
В тех случаях, когда платежи относятся к взаиморасчетам с покупателями и поставщиками указать тот заказ покупателя (поставщика), по которому приходят (уходят) деньги. Для удобного заполнения информации о платежах, связанных с взаиморасчетами, можно использовать кнопку «Подбор по заказам». При нажатии на данную кнопку открывается специальный журнал «Отбор заказов по контрагенту». Этот журнал предоставляет некоторые дополнительные возможности. Во-первых, для каждого заказа отображается его текущее сальдо взаиморасчетов, которое может быть выведено либо непосредственно в списке, либо отдельно в информационной строке, в зависимости от выбранного режима в реквизите «Способ отображения», во-вторых, в этом журнале можно выполнить отбор по конкретному клиенту, т.е. сделать так, чтобы отображались только заказы этого клиента. Двойной щелчок на строке с заказом приведет к добавлению в выписку новой строки.
Ввести сумму с НДС и НДС платежа, по умолчанию предлагается итоговая сумма с НДС и итоговая сумма НДС документа-заказа;
Установить в реквизите «Д/Р» признак принадлежности операции, указанной в строке к валовым доходам ("+"), или к валовым расходам - ("-"). Если в этом реквизите указать "0", то это будет означать, что операция не относится ни к валовым доходам, ни к валовым расходам;
Выбрать объект аналитики по валовым доходам (валовым расходам);
Ввести какую-либо поясняющую информацию к данной операции, которая будет выведена в качестве текстового комментария в сформированных по текущей строке проводках.
Если реквизит «Отгр. ?» установить в значение «Да» в реквизитах «Сумма Отгр.» и «НДСОтгр.» становятся доступными для редактирования сумма и НДС предварительной отгрузки (оприходования) по данному заказу.
Часть информации, которая касается наших платежей, можно внести в «Банковскую выписку» автоматически, используя информацию из выписанных платежных поручений. Этой цели служит кнопка «Заполнить по платежкам». При этом можно осуществить отбор платежных поручений, выписанных той же датой, что и банковская выписка (опция «За дату документа»), либо выписанных в течение произвольного периода (опция «Произвольный период»).
Кнопка «?» служит для расчета итоговой суммы прихода и расхода по выписке.
Набор формируемых документом проводок зависит от вида оформляемых им платежей и позиционирования его в цепочке взаиморасчетов организации с покупателями (поставщиками).
Кроме того, если настоящей выпиской оформляется зачисление средств от покупателя, при котором у организации возникает налоговое обязательство, то при ее проведении будет сформирован документ «Налоговая накладная» (при условии, что константа «Автоматическое создание налоговых накладных» установлена в значение «Да»).
На рис. 12 и рис. 13 показан созданный документ, подтверждающий перечислене денег с банковского счета фирмы «Швея» поставщику «Володарка» в сумме 10800 грн.
Рис. 12 – Электронное окно документа «Банковская выписка»
Рис. 13 – Печатная форма документа «Банковская выписка»
Для автоматического формирования документов «Регистрация оплаты» на основе платежных банковских и кассовых документов в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК выполним следующие действия:
1. Сформируем документы «Поступление на расчетный счет» (пункт меню «Банк – Банковские выписки») и «Приходный кассовый ордер» (пункт меню «Касса – Приходный кассовый ордер»):
2. Откроем обработку «Формирование оплат на основании платежных документов» с помощью пункта меню «Учет в ЖКХ – Сервис – Формирование оплат на основании платежных документов».
3. С помощью кнопки «Настройка» можно указать документы, на основании которых будут формироваться оплаты. Это могут быть документы «Приходный кассовый ордер» и «Поступление на расчетный счет». Также для этих документов можно указать виды операций, которые необходимо обрабатывать:
4. Установим флажки напротив необходимых документов и нажмем кнопку «ОК».
5. В поле «Источник оплаты» можно указать необходимый источник оплаты:
6. В графе «Период» укажем период, за который обрабатываются платежные документы, и нажмем кнопку «Заполнить»:
7. В табличную часть обработки попали данные из сформированных ранее документов «Поступление на расчетный счет» и «Приходный кассовый ордер». Каждую строку в таблице можно развернуть и посмотреть лицевые счета, по которым будет формироваться документ «Регистрация оплаты». Для этого необходимо нажать на кнопку «Развернуть список» или «+» напротив лицевого счета:
8. Также можно снять отметки с тех лицевых счетов, по которым ненужно регистрировать оплату. Для этого необходимо снять флажки напротив этих лицевых счетов:
9. В окне обработки нажмем кнопку «Сформировать». При этом в табличной части заполнится полностью колонка «Документ»:
10. Сформированные документы «Регистрация оплаты» можно открыть, нажав два раза в колонке «Документ» по необходимой строчке, а также с помощью пункта меню «Учет в ЖКХ – Начисление/оплата – Регистрация оплаты»:
11. Смоделируем ситуацию с ошибкой. Например, рассмотрим ранее созданный документ «Поступление на расчетный счет», где в качестве плательщика указан Петров Андрей Витальевич:
12. В этом документе изменим контрагента. В поле «Плательщик» выберем контрагента, у которого не создан лицевой счет:
13. Запустим обработку «Формирование оплат на основании банковских документов», укажем период с 01.01.2013 по 31.01.2013 и нажмем кнопку «Заполнить»:
14. При этом в окне обработки появляется табличная часть с описанием ошибок в обрабатываемых документах. Контрагент Савелов Иван Андреевич попал в табличную часть «Документы с ошибками», так как для него не создан лицевой счет.
15. Из данной обработки можно открыть документ «Поступление на расчетный счет», нажав два раза на соответствующей строчке в столбце «Поступило», «Дата», «Номер» или «Назначение платежа». Если в документе «Поступление на расчетный счет» обратно поменять плательщика на Петрова Андрея Витальевича и перезаполнить табличную часть обработки «Формирование оплат на основании платежных документов», то из таблицы «Документы с ошибками» данный документ исчезнет и появится в таблице «Документы к загрузке»:
