Проверку корректности заполнения счетов фактур. Как проверить счет-фактуру (подробное руководство). Можно ли принимать счета-фактуры старого образца
С каждым годом ФНС все тщательнее следит за правильностью исчисления и уплаты организациями НДС. Начиная с 2015 года налоговая проводит сверку счетов-фактур, отраженных продавцами и покупателями в декларациях по НДС. Разработанные ФНС алгоритмы позволяют найти каждой записи в книге продаж поставщика «пару» в книге покупок покупателя и проверить, сходятся ли данные по счетам-фактурам.
Как ответить на требование налоговой
Если в процессе сверки счетов-фактур обнаруживаются расхождения (контрагент не найден или есть разногласия по суммам, номерам счетов-фактур и т.д.), налоговая направляет компании требование о представлении пояснений.
В течение шести рабочих дней налогоплательщик должен направить в ответ на поступившее требование квитанцию о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). А в течение следующих пяти рабочих дней (ст. 88 НК РФ) — ответить на требование, передавая уточненную декларацию или пояснения по каждому счету-фактуре, который содержится в требовании.
Чем рискуют налогоплательщики
- Большое количество требований, по которым придется давать пояснения. Практика показывает, что расхождений может быть очень много. Чаще всего путаница возникает в номерах документов, датах, суммах, ИНН-КПП организаций. По каждому расхождению приходится представлять пояснения, а это огромная нагрузка на бухгалтерию.
- Отказ в вычете НДС. По результатам камеральной проверки у налогового органа могут появиться вопросы по вычету НДС. Как следствие, налоговая может запросить дополнительные документы или пригласить руководителя для дачи пояснений. Если нужные документы не будут представлены, то компания может не получить по ним вычет.
Что делать
Чтобы снизить свои риски, компании в течение квартала регулярно проводят сверку книг и журналов продаж с контрагентами. Сервис Контур.НДС+ автоматизирует этот трудоемкий процесс и помогает подготовить «чистую» декларацию и избежать массовых требований со стороны налоговых органов.
Чем вам поможет Контур.НДС+
Сервис Контур.НДС+ в автоматическом режиме:
- сопоставляет ваши счета-фактуры со счетами-фактурами контрагентов;
- проверяет реквизиты контрагентов в ЕГРН;
- показывает факты, которые помогают оценить благонадежность ваших партнеров.
По результатам проверки сервис показывает как ошибки в реквизитах контрагентов, так и разногласия по суммам, датам и номерам счетов-фактур. Кроме того, сервис предъявляет факты, на основе которых пользователь может сделать вывод о добросовестности поставщика или подрядчика.
Исправив расхождения в учетной системе, вы отправляете в налоговый орган «чистые» данные. А значит, избавляете себя от головной боли, связанной с ответами на массовые требования ФНС, и исключаете риск получения неполного вычета.
Данные в Контур.НДС+ собираются начиная с I квартала 2015 года (включая корректирующие декларации).
Только за этот год счет-фактура изменился дважды: новая форма действует с 1 июля и уже на подходе изменения октября. Фактически получается, что 2017 году в ходу будут сразу три бланка. Не запутаться в реквизитах вам поможет наш чек-лист по проверке счетов-фактур. Скачайте его на рабочий стол, и удобная подсказка по работе с главным НДС-документом страны всегда будет у вас под рукой.
Можно ли принимать счета-фактуры старого образца?
Новые реквизиты в счетах-фактурах специфичны. И в большинстве случаев их отсутствие не нарушит «золотое» правило вычета — не помешает проверяющим идентифицировать обязательную для НДС информацию: продавца, покупателя, товар и т.п. Так может, ничего страшного в том, что после 1 октября вы выставите или примете к учету документ на старом бланке, нет? Или все-таки нарушение формы критично? В вопросе разбирались наши эксперты. Их мнение — в этой статье .
Смотрите нашу подборку по изменениям в работе со счетами-фактурами
Ещё раз убедиться, что вы в курсе всех нововведений по части счетов-фактур и сопутствующих НДС-расчетам регистров, или впервые с ними познакомиться вам поможет подборка наших новых публикаций по этой ТОП-теме. Заходите.
В УПД с 1 октября тоже нужно внести изменения
Если вы работаете с УПД, добавьте в него новые реквизиты счета-фактуры: строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» и графу 1а «Код вида товара». Иначе с 1 октября универсальный документ нельзя будет использовать для вычета НДС. Сделать это можно самостоятельно, что и подтвердила ФНС.
Штраф за НДС-пояснения не по формату незаконен?
Если пояснения направлены в инспекцию не в соответствии с утвержденным форматом, но всё же по ТКС, штрафа по ст. 129.1 НК РФ быть не должно. Непредставленными считаются только пояснения на бумаге. Такое решение приняла ФНС.
Сколько ЕРСВ сдавать при «переезде» в другую налоговую?
Один — по новому месту учета. Отдельно отчитываться за периоды до и после изменения адреса не нужно. Какие нюансы учесть при заполнении расчета, см. .
Чтобы исправить сальдо по взносам, не обязательно идти в фонд
Теперь сообщить о неверном сальдо по взносам можно в налоговую. ФНС с ПФР и ФСС процедуру выверки и внесения уточнений в сведения, с которыми не согласны страхователи.
Платить ли взносы с неотработанного работником аванса?
Да, платить, считает ВС РФ. Спорить с ним нецелесообразно.
Во время отчетной кампании по НДС покупатели обнаруживают множество расхождений со счетами-фактурами от поставщиков. О расхождениях говорят данные операторов электронной отчетности. Мы выяснили у коллег, как они проводят проверку счетов-фактур.
Согласно данным опроса "УНП", 69% коллег проводят проверку счетов-фактур при получении, 25% сверяют документы перед отправкой декларации. И только 6% проверяют счета-фактуры уже после сдачи отчетности.
Проверка счетов-фактур при получении
"Полученные от контрагентов счета-фактуры мы проверяем сразу. Проверка проходит через всеми любимый сервис ФНС. Сервис называется "Проверка корректности счетов-фактур ". Точный адрес - npchk.nalog.ru , - говорит Анастасия Савинова, главный бухгалтер ООО "Василиск", г. Москва. - Дополнительно мы просим к у поставщика акт сверки. Это позволяет сравнивать сумму реализации и номера документов".
Напомним, сервис на сайте ФНС "Проверка контрагента" был создан в 2014 году в связи с тем, что с 1 квартала 2015 года в декларацию по НДС надо включать данные из книги покупок, книги продаж и дополнительных листов к ним. Сервис позволяет избежать ошибок в предоставляемых сведениях из книг и журналов, в части заполнения идентификационных реквизитов контрагентов (ИНН, КПП) и сэкономить время на их проверку.
Проверка счетов-фактур перед сдачей декларации
"Все счета-фактуры мы тоже прогоняем через сервис ФНС. Правда, не сразу при их получении. Делаем это перед составлением декларации - рассказывает Александра Звонарева, главный бухгалтер ООО "Монолит Альфа", г. Омск. - С помощью сервиса ФНС можно проверить сразу всех контрагентов. Такая комплексная проверка занимаем меньше времени. Нам так удобнее".
Проверка счетов-фактур после сдачи отчетности
"Проверка счетов-фактур у нас проходит после сдачи отчетности. Но только тогда, когда инспекция обнаружила расхождения между нашими сведениями и данными поставщика, - делится опытом Екатерина Евстигнеева, главный бухгалтер ООО " Восток-Оптима ", г. Благовещенск. - В этом случае мы просим у контрагента: когда именно он отразил реализацию товара, нет ли у него неточностей, о которых он узнал, и т. д. ".
Каждая организация, являющаяся плательщиком НДС, на практике сталкивалась с ситуацией, когда счета-фактуры от поставщика были оформлены неверно. Мы узнали о том, как встроить процедуру тестирования счетов-фактур в текущую работу бухгалтерии. Зоны ответственности
Казалось бы, небольшие неточности в реквизитах документа не меняют сути хозяйственной операции,но на практике налоговые инспекторы при принятии «входного» НДС к вычету пристальное внимание уделяют именно правильности оформления счетов-фактур. Напомним, согласно определению,данному в Налоговом кодексе, эти документы служат основанием для принятия покупателем к вычету предъявленных продавцом сумм налога. Налоговым кодексом также установлены определенные требования, при соблюдении которых сумма налога, указанная в счете-фактуре, может быть принята к вычету. Таким образом, любая организация при получении и отражении в учете счетов-фактур вынуждена организовать проверку соответствия данного документа требованиям налогового законодательства. С чего же следует начать проверку и чья это зона ответственности?
Документооборот компаний существенно разнится в зависимости от вида их деятельности и от других факторов. Если работу с поставщиками в организации осуществляют менеджеры, имеет смысл оставить данную функцию за ними. Если же прием документов осуществляется офис-менеджером или секретарем, то при возложении на них функции проверки документов особое внимание необходимо уделить объяснению основ бухгалтерского учета (например, проверка реквизитов платежного поручения на аванс потребует от секретаря знания бухгалтерской программы). Но чаще всего проверка правильности входящих первичных документов находится в зоне ответственности бухгалтеров.
В любом случае придется подготовить инструкцию для сотрудников, которые обязаны проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Рассмотрим основные этапы, которые целесообразно в ней отразить.
Обязательные реквизиты
На первом этапе осуществляется проверка наличия всех обязательных реквизитов счета-фактуры. Согласно пункту 5 статьи 169 НК РФ в нем должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата выписки;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты;
5) наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) товаров (работ, услуг);
7) цена за единицу измерения;
8) стоимость товаров (работ, услуг) без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога;
12) стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ);
14) номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не является РФ).
Подписи и печати
На втором этапе следует провести проверку наличия подписей уполномоченных лиц.
Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (другим распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. После подписания счета-фактуры непосредственно руководителем и главным бухгалтером организации указываются их фамилии и инициалы.Если счет-фактуру подписывают уполномоченные лица,то необходимо указать их должность, фамилию и инициалы, а также номер и дату составления доверенности,выданной на осуществление данных полномочий. В случае если в организации отсутствует должность главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета и, соответственно, подписанию счета-фактуры, возлагают на руководителя. Во избежание споров с налоговыми органами необходимо запросить копию документа, подтверждающего ведение бухгалтерского учета, подписанную руководителем организации-поставщика лично. Не допускается предлог «за»(«за руководителя»), а также проставление косой черты перед должностью, факсимильное воспроизводство подписи.
Достоверность сведений
Если все обязательные реквизиты в счете-фактуре стоят, все подписи и расшифровки присутствуют,необходимо уделить пристальное внимание правильности указанных данных; это осуществляется на третьем этапе.
Счета-фактуры, заполненные частично от руки и частично с помощью компьютера, могут регистрироваться в книге покупок.
Неотъемлемыми элементами счета-фактуры являются ее дата и номер. Организация вправе внедрить собственную систему нумерации счетов-фактур, так как правила нумерации нигде законодательно незакреплены.
Наименование продавца и покупателя, а также адрес указываются в соответствии с учредительными документами. Даже если счет-фактуру выставляет обособленное подразделение, указывается адрес головной организации. Вписывают идентификационные данные – указывается ИНН компании и КПП;при выставлении счета-фактуры обособленным подразделением указывается КПП подразделения.
Кроме того, на третьем этапе проводится сверка наименования и адреса грузоотправителя и грузополучателя. Здесь необходимо отметить, что при выполнении работ или оказании услуг соответствующие строки счета-фактуры заполнять не нужно, в них ставятся прочерки. Однако заполнение данных строк при выполнении работ, оказании услуг не является нарушением, как и любое указание дополнительных сведений в счете-фактуре (письмо Минфина от24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07).
Несколько слов о номере и дате платежно-расчетного поручения. Если компания перечислила аванс, то в счете-фактуре обязательно должны быть указаны реквизиты платежного документа; при отсутствии данной информации принять НДС по такому счету-фактуре к вычету невозможно (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. № 03-04-09/14 и от 24 апреля 2006 г. № 03-04-09/07). В этой же строке должны быть указаны реквизиты кассового чека (при оплате за наличный расчет).
Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок. С 2010 года вступили в силу следующие изменения положений статьи 169 НК РФ. Ошибки в счете-фактуре,не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, неоснование для отказа в принятии к вычету сумм налога.Не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом, и невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи. Таким образом, наличие ошибок в каком-либо реквизите счета-фактуры при правильном указании, например, ИНН, не повод для отказа в вычете.
Правила исправлений
Отдельно необходимо сказать о правилах исправления ошибок в счете-фактуре. Неправильно оформленный счет-фактура подлежит исправлению. Покупатель корректировать счет-фактуру не имеет права, это обязанность продавца. Продавцу надлежит перечеркнуть неверный текст (или показатель)одной линией, и над линией написать нужную информацию. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения изменений. Подпись лиц, уполномоченных на то приказом или доверенностью руководителя, на исправленных счетах-фактурах законодательством не предусмотрена. Неправильно оформленный счет-фактура, выявленный в следующем налоговом периоде, подлежит исправлению в общеустановленном порядке. Замена на новый счет-фактуру (с тем же номером и датой) не допускается. Исправления, подтвержденные надписью «Исправлено» или «Исправленному верить», допускаются. Правомерно внесение в счет-фактуру дополнений отруки. Дописывание от руки недостающих данных в счет-фактуру не является исправлением. Следовательно, ставить печать, подпись и дату в данном случае продавцу не нужно. Счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично отруки, но соответствующие установленным нормам заполнения, могут приниматься к учету и регистрироваться в книге покупок, то есть комбинированный способ заполнения счетов-фактур допускается. Исправления ошибок в счете-фактуре и дополнения, вписанные от руки, в обязательном порядке должны быть внесены в экземпляры и покупателя, и продавца. В противном случае налоговые органы при встречной проверке могут выявить факт исправления счета-фактуры, допустим, только в экземпляре покупателя, а следовательно, у них, безусловно, возникнет повод уличить организацию в фальсификации документов.
Данные о предмете сделки
Счет-фактуру нельзя подписать за кого-то
На следующем, четвертом, этапе необходимо провести сверку наименования товаров (работ, услуг) и единиц измерения (при возможности их указания).Согласно письму Минфина от 14 декабря 2007 г.№ 03-01-15/16-453, графа «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественных прав» заполняется по «особым» правилам, а именно: в ней необходимо дать полное описание работ, аналогичное предусмотренному в договоре. Сделать ссылку на договор недостаточно, необходимо кратко описать вид работ (услуг). При определении единиц измерения следует руководствоваться Общероссийским классификатором единиц измерения, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.Единица измерения может не указываться для работ, услуг, имущественных прав. Страна происхождения и номер ГТД указывается только в случае, если страной происхождения товаров не является Российская Федерация.
Последние расчеты
Для того чтобы убедиться в отсутствии арифметических ошибок в счете-фактуре, на пятом этапе достаточно проделать следующие вычисления: рассчитать сумму НДС, исходя из налоговой ставки и итоговой стоимости (например, если ставка 18%, то надо будет разделить итоговую сумму на 118 и умножить на 18), а также рассчитать итоговую сумму счета-фактуры, сложив сумму без НДС с суммой НДС.
Если счет-фактура прошла все этапы предложенного теста, то на заключительном, шестом, этапе бухгалтер компании может смело принимать к вычету всю указанную в нем сумму НДС.
В заключение еще раз хочется обратить внимание читателей на изменения, внесенные в статью 169 Налогового кодекса, вступившие в силу с 2010 года. Возможно, благодаря им ситуация с проверкой правильности реквизитов счета-фактуры упростится. Следовательно, каждая компания сумеет сократить трудозатраты на проверку документов в пользу выполнения прочих многочисленных бухгалтерских обязанностей, что будет как нельзя кстати ввиду регулярного внесения изменений в действующие нормы налогового законодательства.
Внутренний контролер Татьяна Есикова и бухгалтер-консультант Ольга Альшанцева,
эксперты компании Intercomp Global Service
Год назад ФНС запустила новый сервис «Проверка корректности заполнения счетов-фактур». Им могут воспользоваться компании всех регионов. Сервис расположен по адресу npchk.nalog.ru. Он позволяет моментально проверить, был ли контрагент зарегистрирован в на момент сделки.
Сейчас это особенно актуально, поскольку ФНС исключает из госреестра по 25-40 тыс. компаний в месяц и многие старые контрагенты могли прекратить деятельность. А если контрагента нет в реестре, снимут вычеты по НДС.
Как проверить одного контрагента
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС по конкретному поставщику потребует его ИНН. Это обязательное поле в сервисе. По номеру контрагента сайт определит, зарегистрирован ли поставщик в реестре Можно заполнить также КПП и дату счета-фактуры (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Тогда компания получит сведения о том, существовал ли контрагент в интервале шести дней до и после сделки. После проверки безопаснее сделать скриншот и сохранить его. Тогда на случай споров компания докажет, что правомерно заявила вычеты НДС. А сам контрагент был зарегистрирован в момент сделки.
Как проверить сразу несколько контрагентов
Проверка счетов-фактур на сайте ФНС может проходить сразу по нескольким контрагентам (не более 10 тыс.). Причем как по компаниям, так и предпринимателям. Для этого надо нажать ссылку «Проверить список контрагентов». А затем ввести сведения через пробел или запятую: ИНН, КПП (для компаний) и дату сделки. Для предпринимателей достаточно внести только ИНН. Кстати, чтобы не вбивать эти сведения вручную, достаточно скопировать сведения из граф 2, 5а и 5б книги покупок.
Результатом проверки будет текстовый файл, в котором каждому контрагенту присваивается признак от 0 до 4. Либо знак, если запрос составлен неверно.
Признак 0 означает, что поставщик реально существует и зарегистрирован в реестре налогоплательщиков на момент сделки.
Признак 1 означает, что контрагент был зарегистрирован в ЕГРЮЛ, но в момент заключения сделки исключен из реестра. По счетам-фактурам этого контрагента налоговики могут снять вычеты.
Признак 2 означает, что контрагент зарегистрирован, но компания в запросе не записала дату, на которую выполнила проверку. Поэтому сервис на текущую дату.
Признак 3 сервис выдает, если не ввести КПП или заполнить его неверно. Тогда достаточно исправить запрос и перепроверить контрагента еще раз.
Признак 4 означает, что поставщик никогда не был зарегистрирован. Это возможно по двум причинам. Во-первых, если компания действительно не существовала. А значит, регистрационные данные липовые. Во-вторых, если контрагент неверно написал свои реквизиты. Тогда стоит попросить его внести изменения в счета-фактуры. Иначе безопаснее не заявлять вычеты.
Текстовый файл с результатами комплексной проверки стоит сохранить на компьютере либо распечатать. Он докажет осмотрительность компании.
