Учет компьютерной техники на предприятии. Учет оргтехники
Учет компьютеров начинается с их постановки на баланс у предприятия-покупателя. Способ их отражения на счетах бухгалтерского учета зависит от стоимости техники, ее комплектации, методе записи товарных групп в накладной и сроков использования отдельных деталей. В ситуациях, когда закупаются отдельные комплектующие и их стоимость значительна, такие активы должны учитываться под обособленными инвентарными номерами.
Учет компьютерной техники единым блоком
Подход к учету оргтехники, как моноблока, не вызывает разночтений с контролирующими органами. Аргументация проверяющих основана на том, что отдельные комплектующие не могут функционировать самостоятельно, поэтому учитывать их надо только в качестве одного рабочего агрегата. Норма приводится в ПБУ 6/01 и повторяется положениями Письма Минфина от 14.11.2008 г. под № 03-11-04/2/169.
Учет компьютеров и оргтехники ведется на счете 10, если стоимость оборудования не превышает лимит в 40 тысяч рублей. В этом случае суммы, потраченные на приобретение, будут полностью и сразу отнесены на расходы. При превышении установленного предела активы признаются основными средствами и подлежат амортизации. Оприходование сопровождается оформлением акта приема-передачи и заведением инвентарной карточки.
Как оприходовать компьютер бухгалтерскими записями:
- Д08.4 – К60 – корреспонденция составляется в момент приобретения ПК, сумма указывается без учета НДС.
- Д19 – К60 – проводка отражает размер НДС, заложенного в цену приобретенной компьютерной техники.
- Д01 – К08.4 – эта запись свидетельствует о вводе в действие компьютера.
Учет комплектующих для компьютера
Запасные детали, набор комплектующих к оргтехнике учитывается на счете 10. Операции по изменению владельца таких расходных ценностей, корректировке стоимости, оприходованию и списанию находят отражение на субсчете 10.5.
Как оприходовать компьютер, если куплен по запчастям – в этой ситуации необходимо ориентироваться на предполагаемые сроки использования деталей и стоимость активов. Если ценником не достигнута отметка в 40 тысяч рублей за единицу товара, то учитывать детали следует как материалы. Учет компьютеров на предприятии в ситуациях, когда цена закупаемых блоков превышает лимит, а сроки эксплуатации по товарным позициям разнятся, ведется по отдельным инвентарным объектам. Допускается раздельный учет и при планируемой эксплуатации в разных комплектациях техники.
Модернизация для компьютера: проводки
При проведении модернизации необходимо контролировать строгое отделение этих мероприятий от ремонта техники. Модернизация оборудования направлена на изменение технических характеристик в сторону повышения их качественного уровня (п. 2 ст. 257 НК РФ). Учет компьютеров в организации предполагает отнесение к модернизации ремонтных работ, которые привели к изменению функционального предназначения техники. Различия ремонта и модернизации кроются в причине проводимых замен деталей:
- если обоснованием выступает физический износ, то это ремонт;
- если причина в моральном устаревании, то речь идет о модернизации.
Когда учет компьютерной техники на предприятии ведется по отдельным блокам, то при замене деталей списываются вышедшие из строя элементы. Основанием будет выступать акт на списание. Новые запчасти приходуются как запчасти или основные средства в зависимости от их стоимостной оценки.
Учет компьютеров при ремонте предполагает отнесение затрат в тот период, в котором они фактически были понесены. Тип расходов будет идентифицирован, как обычные виды деятельности. Комплектующие списываются корреспонденцией с дебетованием счета 20 (или 23, 25,29, 26, 44) и кредитованием счета 10. Норма регламентируется п. 67 приказа Минфина от 13.10.2003 под № 91н.
Учет компьютерной техники при ее модернизации затрагивает 08 счет. Затраты на улучшение собираются на 08 счете. При завершении всех этапов доработки техники накопленные суммы с 08 счета переводятся на дебет 01 счета для формирования обновленного значения первоначальной стоимости (п. 42 Приказа Минфина № 91н). Обязательно должны составляться такие проводки:
- Комплектующие списывают бухгалтерской записью между Д08 и К10.
- Увеличение первоначальной стоимости модернизированных активов отражается через Д01 – К08.
Информация о произведенной модернизации показывается в акте ОС-3 и инвентарных карточках.
Постановка учета
На каждом предприятии или организации используется большое количество различной вычислительной техники (компьютеры, ноутбуки, планшеты, телефоны и т.д.). Очевидно, что данные об учитываемой оргтехнике удобнее хранить в программе. Когда придет время инвентаризации Вы с легкостью сможете отчитаться перед контролирующими лицами.
Более того, учет оргтехники препятствует разбазариванию материальных ценностей, тем самым экономит деньги собственника. Надеюсь понятно, что если Вы приобретаете какие-либо материальные ценности и затем никак не контролируете их перемещение, то как-либо оценить эффективность их использования не представляется возможным. Возможно, их у Вас уже и нет, а Вы про них забыли, т.к. невозможно всё хранить в голове.
Ведение каких-либо записей в Excel приводит к рутине, потому что трудно каждый раз находить нужную строчку таблицы и исправлять какие-либо её параметры, например, где это находится. Вспомните свои чувства, когда Вы последний раз это делали, наверняка что-то типа, вот опять мне это делать, да и скорее всего, что Вы и откладывали это на потом несколько раз. Это значит, что в Ваших данных уже нет актуальности.
Разве Вы не хотите испытывать приятные чувства при выполнении этой работы? Таким образом, если Вы не хотите усложнять себе жизнь и желаете, чтобы все было красиво, приятно и в порядке, то используйте специализированную программу для учета оргтехники . Мы предлагаем Вам несколько программ для решения данной задачи. Каждая программа имеет свою фишку, что позволяет удовлетворить пожелания даже самых требовательных заказчиков.
Выделение устройств
Давайте, теперь поговорим о том, как собственно говоря мы предлагаем Вам учитывать оргтехнику . Прежде всего вместо слова оргтехника в программе используется понятие устройство . Это такое некоторое обезличенное понятие, за которым может быть любой вид оргтехники. Для определения типа оргтехники служит специальный справочник Список моделей устройств . Устройство это нечто дорогое, то, что лучше учитывать персонально, поштучно.
Также в программу учет оргтехники , дополнительно интегрирован учет мелких материальных ценностей, например, офисная бумага, тонер для принтеров, флешки и т.п. Понятно, что листы бумаги поштучно никто не учитывает, можно учитывать пачками, поэтому данная категория материальных ценностей называется товар и учитывается по партиям, в пределах партии расход в штуках, килограммах и т.д. (единицы измерения задаются в справочнике).
Деление на устройства и товары выполняется на усмотрение пользователя программы учет оргтехники .
Организационная структура организации представлена в виде Рабочие места , Сотрудники , Склады . Т.е. это те места где могут находиться устройства и товары. Они также могут быть у определенного подразделения или участка.
Нормы запасов
Представим, воображаемую ситуацию, когда к примеру, нужен контроль наличия определенной учитываемой оргтехники на складе. Это могут быть ноутбуки для выдачи в командировку, картриджи для принтеров или жесткие диски для резерва. Как Вы бы делали это вручную? Периодически несколько раз в неделю пересчитывали бы остатки на складе и в таблице Excel корректировали остатки? Довольно скучно, не правда ли?
Только наша программа учета оргтехники позволяет контролировать нормы запасов на складах, у сотрудников и на рабочих местах в автоматическом режиме. При каждом запуске программы утром Вы получите соответствующее предупреждение если нормы запасов оргтехники снизились до критического значения.
Давайте уже представим краткой схемой, то, о чем мы говорили выше, далее обсудим дополнительные аспекты.
Заявки
А как же приобретается учитываемая оргтехника ? По-видимому, руководитель фирмы, или начальник какого-либо участка договорились с ИТ директором о покупке техники для нужд какого-то отдела и были выделены денежные средства для этих целей. А как Вы учитываете это событие? Или Вам не интересно, на основании чего была куплена конкретная оргтехника?
В нашей программе учет оргтехники дополнительно реализован учет заявок, т.е. записей в которых Вы можете отмечать на основании чего была приобретена оргтехника, также к каждой заявке можно прикрепить список купленной оргтехники и товаров.
В заявках также можно отмечать все запросы пользователей по конкретным проблемам это позволяет организовать службу Service Desk в самом простом её виде.
У каждой заявки может быть указан её заказчик, тип заявки задаётся в справочнике. Дополнительно присутствует признак выполнения заявки. Также реализован поиск определенных заявок по фильтру.
Учет программ
Так как мы с Вами собираемся учитывать оргтехнику , а это прежде всего ноутбуки, планшеты, компьютеры, то было бы не плохо также иметь сведения об установленном программном обеспечении на этих устройствах. Софт может быть платным, число лицензий возможно ограничено.
С этой целью в системе реализован учет программ и лицензий на ПО. Таким образом, если Вы хотите инвентаризировать Ваш софт, то Вам не нужно дополнительно искать какую-либо другую программу для учета программного обеспечения.
Автоматика
А что если мы хотим, чтобы вся оргтехника учитывалась сама собой, как по волшебству, т.к. не хочется вводить чего-то там в какую-то программу учета оргтехники ? Такое невозможно! Скажете Вы. Такое возможно, ответим мы, правда только в наших программах!
Отдельный модуль позволяет определить список оргтехники в Вашей сети, а затем автоматически импортировать полученные сведения в базу учета оргтехники . Данный процесс может выполняться параллельно в фоновом потоке в соответствии с заданным расписанием.
А что если какой-либо недобросовестный сотрудник открутил что-либо от компьютера фирмы и унес домой? Или, например, подменил комплектующие. Вы анализируете данные события в своей организации? Ведь они наносят Вам материальный вред.
Не волнуйтесь, наша программа предоставит Вам подробный журнал изменений конфигурации всей оргтехники в Вашей компьютерной сети. Кроме этого в этом журнале могут быть данные об установленных или удаленных программах на устройствах пользователей.
Ваши бонусы
Таким образом приобретая нашу программу учет оргтехники Вы получается собственно учет техники плюс
- учет товаров
- учет сотрудников
- учет рабочих мест
- учет складов
- учет норм запасов
- список используемой техники на предприятии
- учет конфигураций
- учет программ и лицензий
- учет заявок
- учет работ
- другие фишки
Программа учета оборудования, инвентаря, ремонтов и обслуживаний. Программа для сервисных центров и ремонтных мастерских.
|
Учет компьютеров, оборудования, программного обеспечения, комплектующих, расходников, инвентаря. |
Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.
Скриншоты
Главная форма
Карточка объекта учёта
Карточка ремонта
Печатная форма карточки ремонта
Первые 60 запусков программа работает в демо режиме без каких-либо ограничений. После 60 запусков программа перейдёт в режим бесплатной версии. Бесплатной версией можно пользоваться без ограничений по времени.
Для приобретения программы, Вам необходимо выбрать тип лицензии.
Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество объектов учёта - т.е. общего количества оборудования в таблице "Объекты". Количество пользователей которые могут одновременно работать с программой не ограничено.
| Лицензия | Ограничения | Цена |
| Free | 100 объектов учёта в таблице "Объекты". Нельзя создавать новые поля в таблицах и изменять существующие. | бесплатно |
| Simple | 500 объектов учёта в таблице "Объекты". | 5 000 р. |
| Extended | 1000 объектов учёта в таблице "Объекты". | 8 000 р. |
| Professional | 3000 объектов учёта в таблице "Объекты". | 12 000 р. |
| Premium | 6000 объектов учёта в таблице "Объекты". | 15 000 р. |
| Unlimited | без ограничений. | 20 000 р. |
Лицензия оплачивается только один раз. Лицензия не привязывается к конкретному компьютеру. Срок действия лицензии не ограничен.
При оприходовании компьютерной и аналогичной техники необходимо обратить внимание на способ их отражения в товарной накладной. Если в товарной накладной составляющие компьютера отражены различными позициями или они имеют различные сроки эксплуатации, то им присваиваются отдельные инвентаризационные номера и они также отдельно принимаются к учету. Учет компьютеров имеет свои особенности. Необходимо принимать во внимание стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам (более 40000 руб.).
Учет как единого объекта
Приведем пример отражения в бухгалтерском учете приобретения компьютера. ООО «Возрождение» приобрело для использования в управленческих целях 21 февраля 2016 года компьютер, комплектация и стоимость которого представлены в таблице 1.
На основании приказа директора ООО «Возрождение» был установлен срок полезного использования данного компьютера, равный трем годам. При постановке на учет данного объекта, комиссией оформляется, подписывается и передается в бухгалтерию акт о приеме-передаче основного средства (по форме ОС-1).
Поступление объектов основных средств отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», к которому открываются соответствующие субсчета по видам внеоборотных активов. Например, для отражения приобретения основных средств открывается субсчет 1 «Приобретение основных средств». В данной организации в отношении объектов основных средств применяется линейный метод начисления амортизации. Начисление амортизации осуществляется с марта 2016 года. Линейный метод подразумевает начисление амортизации равными ежемесячными и годовыми суммами.
Так как срок полезного использования (СПИ) для приобретенного компьютера установлен равным трем годам, то годовая норма амортизации рассчитывается следующим образом: 100% / СПИ = 100% / 3 = 33,33%.
Годовая сумма амортизации рассчитывается как произведение первоначальной стоимости объекта и годовой нормы амортизации, т. е. в данном случае: 58150 руб. x 33,33% = 19381 руб. Ежемесячная же сумма амортизации рассчитывается как частное от деления годовой суммы амортизации на количество месяцев в году, т. е. 19381 / 12 = 1615 руб.
В бухгалтерии ООО «Возрождение» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления компьютера и начисления амортизации (таблица 2).
Учет компьютера по отдельным частям
В бухгалтерском учете также есть возможность отразить компьютерную и оргтехнику по отдельным частям и комплектующим. В качестве самостоятельных объектов можно отразить составные части компьютера в следующих случаях:
- предприятие будет использовать составные части компьютерной и оргтехники для подключения и присоединения к различному оборудованию (например, один принтер будет использоваться несколькими машинами или монитор будет подключаться к нескольким компьютерам);
- предприятие использует принтер в качестве факса, ксерокса, и поэтому сроки использования составных частей оргтехники будут различными. В данных перечисленных случаях компьютерная техника может быть учтена не как единое целое, а по частям.
Например, ООО «Заря» в феврале 2016 года приобрело компьютер, комплектация которого представлена в таблице 3.
Использовать монитор предполагается на разных системных блоках, поэтому в организации было принято решение об отдельном учете составляющих компьютера. Были установлены следующие сроки полезного использования для составных частей компьютера (таблица 4).
Так как был установлен различный срок полезного использования для составных частей компьютера, то их учитывают отдельно в составе материальных запасов, потому что стоимостный критерий отнесения объектов к основным средствам составляет 40000 руб. В этом случае комиссия при поступлении компьютерной техники оформляет приходный ордер (форма М-4), требование-накладную (форма М-11). Амортизация в этом случае не начисляется, так как части компьютера учтены в составе материалов.
В бухгалтерии ООО «Заря» были сделаны следующие бухгалтерские проводки по отражению поступления комплектующих компьютера (таблица 4).
Осуществляйте учет компьютеров в сети предприятия с помощью программы "10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров". Она позволяет администратору сети легко создать и поддерживать актуальную базу данных для учета ПК, их комплектующих, установленных программ и лицензий к ним.
Программа сама просканирует вашу локальную сеть , обнаружит компьютеры под управлением Windows, удаленно опросит их и занесет следующую информацию о комплектующих и ПО в базу данных для учета ПК.
Вся информация с компьютеров сканируется автоматически .
Вам не нужно обходить все ПК, чтобы узнать что на них установлено!
После сканирования компьютеров по сети с помощью технологии WMI, вы можете создать любой отчет по ПО или оборудованию компьютеров из десятков готовых шаблонов, имеющихся в программе, либо создать свой новый отчет.
Программа будет продолжать обновлять базу данных учета ПК постоянно в автоматическом режиме, обнаруживая изменения, и оповещая вас о них (можно настроить что именно контролировать, насколько часто проверять изменения и как вас информировать).
Наша программа учета умеет проводить диагностику ПК на наличие неполадок жестких дисков и будет стремиться предупреждать возникновение внештатных ситуаций, предоставляя вам отчет об обнаруженных недостатках. Например, если на каких-то компьютерах заканчивается место на дисках или не обновляются базы антивируса.
Без такой программы вы не будете знать, что происходит с вашими компьютерами, и можете столкнуться с неприятностями, о которых могли узнать заранее!
Скачайте программу и попробуйте ее в течение 30 дней бесплатно :
Помимо Windows программа может опрашивать ПК с Linux, MacOS и мобильные устройства на Android! (для доступа требуется установить сервер SSH)
Преимущества нашей программы для учета компьютеров:
Автоматизированный учет компьютеров в организации и постоянный мониторинг изменений на ПК поможет вам оперативно обнаруживать случаи подмены или пропажи оборудования, установки нелицензионного программного обеспечения, удаления необходимых программ и установки новых неразрешенных приложений пользователями сети.
1. Учет программ и лицензий . Создавайте отчеты по наличию определённых программ и их количеству на компьютерах. Создайте отчет по версиям операционных систем, по установленным обновлениям и заплаткам , по наличию установленных кодеков, или по наличию определенных программ в автозагрузке.
2. Учет аппаратного обеспечения . Создайте отчёты по установленному аппаратному обеспечению на компьютерах сети. Отслеживайте изменения в конфигурациях компьютеров. Например, узнайте, на каких компьютерах стало меньше памяти, где были подключены внешние диски или флешки. Также вы можете осуществлять мониторинг состояния жестких дисков с помощью S.M.A.R.T.
3. Подготовка и планирование апгрейдов компьютеров, создание отчетов . Создайте отчёт, содержащий компьютеры с недостаточным объемом дисковой или оперативной памяти (например, все компьютеры с объемом оперативной памяти меньше 512 Мб). Аналогичным образом можно создать таблицы компьютеров с определёнными моделями процессоров, видеоадаптеров, или принтеров.
4. Контроль изменений в "железе" и ПО на компьютерах сети . Программа обнаруживает изменения в аппаратном и программном обеспечении ваших ПК и записывает их в журнал. Вы можете настроить отправку оповещений об изменениях на ваш email и сможете получать дайджесты с информацией о том, что вышло из строя, было заменено или пропало, а также какие программы устанавливались/удалялись/обновлялись!
5. Экспортируйте данные во внешнюю базу данных . Экспорт позволит вам загрузить данные в СУБД для подробного анализа, резервного сохранения, или интеграции с вашими АСУ. Программа поддерживает экспорт в следующие СУБД: MS SQL, MS Access, Postgre, Linter и т.д. Интегрируйте наш продукт в вашу АСУ или систему тех-поддержки или анализируйте данные самостоятельно в своей БД.
Одним из важных наших преимуществ является тот факт, что вы сможете получать техническую поддержку на русском языке непосредственно от разработчиков программы, а также сможете оформить все необходимые для бухгалтерии документы о покупке лицензии (лицензионный договор, акт передачи и т.п.). Программу можно оплатить безналичным расчетом , что наиболее удобно для организаций в России.
При покупке лицензии вы получите подписку на бесплатные обновления программы и поддержку в течение одного года.
О сборе информации для учета ПК
Программа работает в среде Windows XP/2003/Vista/2008/7/8.1/2012 и поддерживает сбор информации с любых Windows-компьютеров.
Программа поддерживает три способа сбора данных с компьютеров. Комбинируя их, можно решить проблему автоматического опроса ПК в сети предприятия практически любой конфигурации.
При наличии централизованного администрирования (в домене) на компьютеры сети можно ничего не устанавливать и собирать данные для учета компьютеров с помощью WMI при наличии прав администратора на удаленных ПК (администратора домена). Программа будет автоматически сканировать компьютеры по расписанию, обнаруживать изменения и уведомлять вас, если это необходимо. Если WMI не может быть использован удаленно в сети, на компьютеры можно установить Агентов*.
Если сеть децентрализована или распределена (разбита на множество удаленных филиалов с ограничением доступа к ПК из внешней сети), то у нас предусмотрен сбор данных с помощью Клиентов* с использованием файловых серверов, email или промежуточных FTP-серверов. Такая схема работы используется для сбора данных с десятков тысяч ПК, разбросанных по филиалам по всей стране, а также с перемещаемых ноутбуков. Если у вас ПК в домене, то настроить запуск Клиентов можно логон-скриптом .
*Клиенты и Агенты включены в дистрибутив программы.
Какие данные собираются с ПК в базу данных
Например, содержимое определенных значений реестра (можете настроить сами для считывания нужной информации с компьютеров) или серийные номера мониторов. Можно даже посмотреть списки файлов и папок на дисках сетевых компьютеров.
Учет лицензий и программ
Подсчитайте сколько "фотошопов" установлено на компьютерах предприятия. Наша программа поможет это сделать. Вы можете задать количество купленных лицензий к различным программам и проверить, не превышает ли число установок допустимое число лицензий. Контролируйте лицензии к MS Office и Windows. Также имеется возможность контролировать правильность использованных серийных номеров и обнаруживать "пиратские" копии программ.
Обнаружение уязвимостей и проблем на компьютерах
С нашей программой вы всегда будете знать, что установлено на компьютерах сети, какие процессы и службы работают, какие новые ярлыки и службы добавляются в автозагрузку. Это позволяет обнаруживать установку нежелательного или вредоносного ПО.
Программа отслеживает возникновение потенциальных проблем на ПК: завершение свободного места на дисках, отсутствие антивирусов или проблемы с их обновлением, перегрев жестких дисков и возникновение ошибок на них (с прогнозированием выхода из строя с помощью технологии S.M.A.R.T.). Если на компьютерах возникнет какая-либо проблема, вы своевременно узнаете об этом! Вы можете настроить оповещение администратора по email о проблемах. Это одна из уникальных функций нашей программы.
Наши Клиенты
 |
 |
  |
Наша программа учета компьютеров уже внедрена и работает в тысячах организаций по всему миру , в том числе на предприятиях с тысячами и десятками тысяч ПК, распределенными в офисах по всей стране. Чтобы это стало возможным, мы внесли сотни исправлений и доработок в программу по замечаниям и предложениям наших пользователей. Поддерживается опрос компьютеров с помощью клиентов, способных отправлять данные по email и FTP (вариант для удаленных офисов).
