Оформление заявок на расходование денежных средств. Подсистема "электронные заявки" на расходование денежных средств Заявка на расход денежных средств в 1с
Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:
- доступном остатке денежных средств на наличных и безналичных счетах компании;
- планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств.
Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.
В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:
- период формирования;
- организации;
- валюта;
- отбор по конкретным счетам организации.
Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.
Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2
Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:
- «Заказ клиента»;
- «Заказ поставщику»;
- «Распоряжение на перемещение денежных средств»;
- «Заявка на расходование ДС».
Настройки Платежного календаря в «1С:ERP Управление предприятием 2»
Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.
Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря
В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.
Виды Платежного календаря
Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).
Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря
Заявки - Календарь (рис.4)
В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
В правой части формы отражается информация о:
Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»
Календарь – Платежи (рис. 5)
В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:
- остатках денежных средств на счетах организации;
- ожидаемых поступлениях денежных средств;
- планируемых расходах денежных средств.
В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.
Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»
Список заявок (рис. 6)
В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).
Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»
Раздел «Календарь»
В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:
- расчетам с поставщиками и покупателями;
- выплате заработной платы, налогов и сборов;
- выдаче кредитов и займов;
- уплате процентов;
- полученным кредитам и займам.
Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».
В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.
Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:
- со знаком «-» для счета, с которого денежные средства будут отправлены;
- со знаком «+» для счета, на который денежные средства должны поступить (рис. 7).
Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».
Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»
При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).
Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»
Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).
Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»
Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»
При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.
Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».
Раздел «Платежи»
Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.
В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».
Блок платежей позволяет:
Раздел «Заявки»
В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».
Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).
Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»
В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):
- разрешать выдачу денежных средств без «заявок на оплату»;
- разрешить прием и передачу денежных средств в другие кассы без «распоряжений на перемещение».
Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»
Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).
Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»
Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.
В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:
- выдача денежных средств подотчетному лицу;
- перечисление денежных средств поставщику;
- возврат денежных средств клиенту;
- оплата по кредиту;
- таможенный платеж;
- оплата в другую организацию;
- прочие расходы денежных средств и др.
Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:
- отразить потребность в денежных средствах подразделений предприятия;
- спланировать расход денежных средств;
- предотвратить несогласованные выплаты денег;
- проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.
Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)
Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
| Статус заявки на расходование ДС | Поле «Объект расчетов» | Отображение в Платежном календаре | Влияние на формирование Платежного календаря | Корректность отображения |
| «Не согласована» | Не заполнено | Не влияет | Корректное | |
| «Не согласована» | Заполнено | Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.) | Некорректное | |
| «Согласована» | Не заполнено | Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей | Некорректное | |
| «Согласована» | Заполнено | Не изменяет сумму ожидаемых поступлений | Корректное |
Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.
Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».
Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».
Для планирования расходов денежных средств и формирования обеспечения этих расходов используется документ "Заявка на расходование денежных средств".
Заявка на расходование денежных средств
Предусмотрено планирование расходов денежных средств в разрезе различных направлений хозяйственной деятельности - оплата поставщику ; выдача денежных средств подотчетнику; перечисление налога; перечисление заработной платы и т.д.
Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита "Дата расхода", именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет "Платежный календарь".
Многие параметры заявки являются необязательными для заполнения. Но если возникает необходимость обеспечения заявки (резервирования и размещения), указание валюты и формы оплаты является необходимым. Резервирование невозможно без привязки к конкретному месту хранения денежных средств.
Заявку можно зарегистрировать вводом, на основании заказа поставщику, счета на оплату поставщика, любых документов покупки. При необходимости формирования графиков оплаты, поставщику следует создать несколько документов -“ заявок с соответствующими суммами частичной оплаты и датами расхода. Суммы и даты пользователь определяет самостоятельно.
Выполнением заявки служит фактическое списание денежных средств с банковского счета (из кассы) организации, при этом обязательно нужно сделать ссылку на исходную заявку. Платежные документы фактического расхода денежных средств можно создать вводом на основании заявки. Во время проведения платежных документов с указаниемзаявки на использование средств, контролируетсясоотношенье суммы документа текущему остатку несовершенных платежей по заданной заявке.
Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заявку. Например, исполнением заявки с формой оплаты "Наличные" может служить только документ "Расходный кассовый ордер". Документ " Платежное поручение исходящее " может быть создан "вводом на основании" такой заявки, но он не будет заполнен автоматически и в icmнельзя будет указать ссылку на заявку, а, следовательно, с точки зрения анализа планов,заявка останется невыполненной.
Если заявка отклонена или планируемый расход денег утратил актуальность, то заявку следует скрыть документом "Закрытие заявок на расходование средств".
Функции обеспечения планируемых расходов денежных средств выполняются с помощью:
резервирования имеющихся в остатке свободных денежных средств на банковских счетах и в кассе;
размещения заявок в планируемых поступлениях денежных средств (это можно назвать "резервированием ожидаемых поступлений денег").
Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов и ожидаемых поступлений, являются опциональными. То есть, использование их необязательно и в каждом отдельном случае, планирования решается пользователем отдельным резервированием под заявку, производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования полностью зависит от решения пользователя.
Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах "Денежные средства в резерве" и "Денежные средства к списанию". При этом следует различать резервирование "под заявку" и "под документ":
Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре "Денежные средства к списанию" автоматически и независимо от решения пользователя;
Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования зависит от решения пользователя и отражается в регистре "Денежные средства в резерве".
Важно! Резерв назначается от даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги, в размере суммы резервирования, находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1-го числа зарезервированы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа *При проведении* неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.
Если на закладке "Размещение" указана ссылка на документ планируемого поступления - это размещение, если банковский счет или касса - резервирование. Процедуру обеспечения заявки можно выполнить как вручную, так и автоматически. Если на закладке "Размещение" установить флаги "Резервирование" и/или "Размещение", то по кнопке "Заполнить и провести" системы выполнит автообеспечение заявки. В зависимости от флагов производится поиск свободных фактических остатков денежных средств и/или свободных ожидаемых поступлений. Результат автозаполнения табличной части можно откорректировать вручную. Данный функционал работает только в оперативном режиме проведения и аналогичен функционалу обеспечения товарных заказов.
Резервирование влияет на расчет "свободного остатка денежных средств" с момента установки резерва и до момента снятия. Снятие резерва "под заявку" производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем, если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва "под заявку" в состояние резерва "под первичный документ".
На уровне ролей пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных денежных документов без заявки - основания. Это определяется в настройке дополнительных прав пользователя:
разрешить проведение платежа без заявки,
печать непроведенных документов.
Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы фактического списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.
При проведении операции регистрируется такая информация:
фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления "Заявки на расходование средств");
если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления " Расчеты с контрагентами ");
если выполняется резервирование "под заявку", то это фиксируется датой расхода денег установка "резерва" (приход в регистре накопления "Денежные средства в резерве");
если выполняется размещение заявки в "ожидаемых" поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления "Размещение заявок на расходование средств").
Анализ информации о планируемом расходе денежных средств выполняется с помощью отчета «Заявки на расходование средств». Отчет можно сгруппировать, например, по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов . В колонке "Расход" отражается выполнения заявки.
Анализ заявок на расходование денежных средств
С помощью этого же отчета, можно получить график платежей контрагенту. Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определенному контрагенту. Кроме того, следует установить группировку по параметру "Заявка на расходование средств. Дата расхода". В отчете можно получить данные в валюте управленческого отчета в валюте взаиморасчетов и в валюте платежа. При необходимости информацию о валюте взаиморасчетов можно вывести в дополнительном поле.
Нас находят: форма заявки на расходование денежных средств , планирование расхода денежных средств , как назвать ожидаемый приход средств, частичное закрытие заявок на расходование денежных средств в 1с 8 2, форма заявки на расход денежных средств, форма заявки на денежные средства, форма заявки на внутренние расходы на материалы, смена даты расхода у группы заявок на расходование денежных средств, планирование расходов денежных средств, Планирование по расходу денежных средств
Документ «Заявка на расходование денежных средств» используется для регистрации решения о совершении наличного либо безналичного платежа (группы платежей) либо перемещения денег. Параметры документа и способ их применения зачастую подобны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».
Реквизиты резервирования и размещения имеют возможность быть введены автоматом. Для этого в документе назначены флажки «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение».
Если данные флажки выставлены, то графу «Место размещения» допустимо заполнить автоматом при кликании на кнопку «Заполнить и провести».
Методику автоматизированного и ручного размещения допустимо объединять. При выставленных флажках «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение» допустимо руками определить случай размещения для части суммы заявки. В таком случае при кликании на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматизированное размещение лишь по оставшейся сумме.
При выставленном виде операции «Оплата поставщику» либо «Возврат денег потребителю» выполняется редактирование оперативных расчетов с контрагентами.
На основе документа «Заявка на расходование денежных средств» имеют возможность быть заполнены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов реализован параметр «Заявка», который заносится при заполнении на основе либо имеет возможность быть занесен руками. Во время проведения платежных документов с заданной заявкой на расходование денежных средств контролируется соотношение суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по этой заявке.
Имеется возможность при настройке добавочных прав запретить пользователю проводить платежные документы без определения заявки на расходование денежных средств.
Документ «Заявка на расходование денежных средств» имеет возможность также служить связующим звеном промеж подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке реализован блок параметров, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По заданным реквизитам, во время проведения заявки контролируется соотношение обобщенной суммы утвержденных к расходованию денежных средств заданным раньше ограничивающим значениям
Также в документе имеют возможность храниться ссылки на добавочную информацию, описывающие заявку (файлы, образцы документов).
Нюансы работы с заявками при применении алгоритма согласования заявок
Алгоритм согласования заявок используется опционально: для перечня предприятий.
При применении алгоритма согласования заявок появляются такие нюансы:
* Если в заявке не задана организация, данная заявка не участвует в согласовании
* Маршрут согласования заявки задается согласно с настройками зависимо от заданного в заявке Подразделения.
* Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основе запрещено зарегистрировать платежный документ
* Если заявка начала проходить по маршруту согласования, отредактировать заявку имеет возможность
o Пользователь, на согласовании у которого в настоящий миг располагается заявка
o Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Прочие пользователи отредактировать заявку не имеют возможность.
* Если заявка располагается в состоянии "Утвержден", она недоступна для редактирования
* Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется
* Текущее состояние заявок - в перечне заявок
o состояние показывается в обособленной колонке
o применяется группировка по состоянию заявки
o заявки выделяются цветом фона
Отклоненные - розовым
Отложенные - серым
Утвержденные - зеленым
o перечень заявок с их состоянием допустимо увидеть
- в управляемом приложении в перечне заявок (раздел "Заявки на расход денег")
В обыкновенном приложении (интерфейс "Управление денежными средствами", меню "Планирование - Заявки -
Состояние согласования заявок")
Можно настроить систему так, что все (или определенные) платежи будут проходить только при условии обязательного создания и согласования заявки на денежные средства. Это регулируется функциональной опцией Заявки на расходование денежных средств
:
Если опция включена, то обязательность заведения заявок настраивается для каждого банковского счета организации
:
При создании заявки, указывается ее операция:
А также форма оплаты:
Заявки на расходование ДС могут быть созданы как вручную, так и на основании заказов, ПТУ, и других документов. В свою очередь, на основании заявок можно создать Списание безналичных ДС, РКО, и иные документы.
Вопрос 1.14 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. Запрет на списание денежных средств без документа "Заявка на оплату":
- Определяется в настройках пользователя
- Определяется в дополнительных правах пользователя
- Определяется ролью пользователя
- Определяется для каждого счета индивидуально
Проверено. Верный ответ - четвертый, разбор см. выше.
Вопрос 8.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:
- Перечисление денежных средств на оплату налогов
- Передача денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями
- Оформление операции конвертации валюты
- Перечисление денежных средств на оплату таможенных расходов
- Варианты 1 или 4
- Варианты 1 или 2 или 3 или 4
Проверено. Верный ответ - шестой, см. выше доступные операции.
Вопрос 8.8 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:
- Перечисление поставщику
- Выдача зарплаты
- Сдача денежных средств в банк
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 2 или 3
Проверено. Верный ответ - четвертый. Сдача денежных средств в банк оформляется не заявкой, а Распоряжением на перемещение ДС .
Вопрос 8.10 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Безналичная
- Наличная или Безналичная
- Платежной картой
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Вопрос 8.12 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При оформлении документа "Заявка на расходование денежных средств" можно указать форму оплаты:
- Наличная
- Платежной картой
- Денежным документом
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Проверено. Верный ответ - четвертый.
Вопрос 8.14 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может вводиться:
- На основании документа "Заказ поставщику"
- На основании документа "Поступление товаров и услуг"
- Варианты 1 и 2 в зависимости от статусов документов-оснований
- Из отчета "Платежный календарь"
- Варианты 1 и 2 и 4
- Варианты 3 и 4
Проверено. Верный ответ - пятый. Рассмотрим. На основании Заказа поставщику, заявка вводится без проблем, не смотря на его статус Не согласован и оплату после поставки (которой еще не было):
вот заявка:
У ПТУ статусов вообще нет; заявка вводится также без проблем:
Из отчета Платежный календарь, прямой опции создания заявок нет, но можно открыть из отчета документ-основание и сделать заявку от него:
Вопрос 8.11 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. На основании документа "Заявка на расходование денежных средств" можно ввести платежный документ, если у заявки установлен статус:
- К оплате
- Согласовано
- Вне зависимости от статуса
Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»
В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства - в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.
Процесс состоит из шести последовательных этапов:
1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам - авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.
2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.
3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.
4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам - заказам, счетам, расчетным документам).
5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.
6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.
Оформление заявок на расходование денежных средств
Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств - то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.
Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга - расчетный документ.
Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.
Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».
Рис.1.
Проверка подготовленных заявок
Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».
Рис.2.
В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.
Рис.3.
Утверждение заявок финансовой службой
После того как каждая служба подготовила - оформила в системе - заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку - например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.
Рис.4
При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.
Рис.5.
Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.
Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.
Рис.6
В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.
При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.
Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.
После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».
Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».
На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке - оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.
Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.
Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.
Варианты конфигураций
Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».
Стоимость работ
Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.
