Зарубежная командировка: особенности отражения расходов. Оформляем командировку за границу Как оплатить командировку в белоруссию
(см. образец ниже). Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Суточные при НДФЛ нормируются. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:
- 700 руб. в день - при командировке по России;
- 2500 руб. в день - при загранкомандировке.
Эти нормативы прописаны в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Расчет суточных
Суточные сотрудникам выплатите:
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Размер суточных за время пребывания сотрудника в командировке подтвердите документами, которые оформляются при его направлении в поездку. Подтверждать, на что именно сотрудник расходовал суточные, не нужно.
Отметим, что с 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.
Такой вывод поддерживают и контролирующие ведомства (письма от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).
Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку - по новому служебному заданию
За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Направляя сотрудника в командировку, суточные выплатите:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, суточные нужно выплатить дважды.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы.
Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки.
Если транспортное средство отправляется после 0 часов - следующие сутки.
Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.
Пример
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 23 часа 56 минут 10 ноября. Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.
Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов - следующие сутки.
Сутки, которые включают в себя время прибытия транспортного средства, являются последним днем командировки. Суточные за этот день тоже выплатите в полном размере.
Пример
Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда - 0 часов 5 минут 11 ноября.
Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Определяя дату начала командировки, учтите время, которое необходимо на проезд от постоянного места работы до места, откуда отъезжает транспортное средство (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.).
Это нужно сделать, если место отправления транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится командирующая организация.
Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации. Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример
Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета - 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно - 23 часа 35 минут 23 февраля.
Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.
Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней - с 19 по 24 февраля включительно.
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства. Если речь идет о командировке по России, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:
- удаленность места командировки от места жительства сотрудника;
- условия транспортного сообщения;
- характер выполняемого задания;
- необходимость создания сотруднику условий для отдыха.
Такие требования предусмотрены пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплатите по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.
Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, а также в письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник. Такой порядок устанавливает пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример
Организация, расположенная в г. направляет экономиста Кондратьева А. С. в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из - 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 18 часов 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания включена стоимость питания в ресторане
Да, полагаются. Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку.
Предоставления чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.
Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.
В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя.
Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, учесть их при расчете нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания.
Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные при командировках к своему постоянному месту жительства (где у него имеется постоянная регистрация). По местонахождению командирующей организации у сотрудника временная регистрация
Вопрос спорный. Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выплатить ему суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться домой.
В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местом жительства является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод - отправляя работника по служебным делам к его постоянному месту жительства (месту постоянной регистрации), суточные сотруднику не назначаются.
Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. В целях выплаты суточных необходимо учитывать возможность командируемого сотрудника ежедневно возвращаться к его постоянному месту жительства (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является то место, где расположена организация, в которой работает сотрудник (то есть место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом не является существенным.
Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно обратно, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.
Если сотрудник в командировке заболел, суточные за весь период болезни выплатите в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример
Сотрудник был направлен в командировку с 11 по 22 марта 2015 года (12 дней). Во время командировки он заболел и проболел с 17 по 20 марта (это подтверждено больничным листом).
Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 700 руб. в день.
Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:
Компенсацию расходов по найму жилья.
Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации за период с 11 по 16 марта, а также с 21 по 26 марта включительно.
Расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой (см. образец ниже). Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 8 августа 2008 г. № 28-11/074505).
Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).
В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).
Обратите внимание
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).
Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.
Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.
Суточные во время загранкомандировок
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
- в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
- в рублях - при следовании на территорию РФ.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).
Пример 1
Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.
27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
- за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
- за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
- за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
- за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.
Если аванс выдан в валюте
Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ .
В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).
Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.
При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 2
27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.
Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:
27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;
02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет | 50-в* | 52 | 73 563,3 |
|
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро) | 71 | 50-1 | 73 563,3 |
| 02.02.2015 | |||
|
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро) | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро) | 50-1 | 71 | 781,1 |
|
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро) | 71 | 91-1 | 4 547,2 |
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.
В налоговом учете организации будут отражены:
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
- внереализационные доходы - 4 547,2 руб.
Если аванс выдан в рублях
В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:
- на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм;
- на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?
Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Пример 3
Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.
В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.
В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.
Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).
Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).
Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| 71 | 50 | 76 000 | |
| 02.02.2015 | |||
| 26 | 71 | 74 200 | |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом | 50 | 71 | 1 800 |
| Отражен ПНА | 68 | 99 | 625,88 |
В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.
Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.
Пример 4
Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 76 000 |
| 02.02.2015 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб. | 71 | 50 | 1 329,4 |
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.
Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.
В основе величины командировочных расходов, осуществляемых на территории республики, лежат установленные Минфином Республики Беларусь нормы расходов (суточные, расходы на проживание, проезд). Изменится ли порядок их применения с учетом деноминации? Повлияет ли последнее событие на расчеты с подотчетными лицами? Предлагаем ознакомиться с рекомендациями автора по данной теме.
Как установлено Указом Президента Республики Беларусь от 04.11.2015 № 450 «О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь», с 1 июля 2016 г. проводится деноминация белорусского рубля путем замены денежных знаков образца 2000 г. на денежные знаки образца 2009 г. в соотношении 10 000:1.
Безусловно, деноминация касается и расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам. В первую очередь возникают вопросы именно по расчетам, связанным с командировками на территории Республики Беларусь. Что касается зарубежных командировок, то, как известно, нормы расходов по ним установлены в валюте и в большинстве своем расчеты производятся либо в валюте, либо в белорусских рублях в привязке к установленному официальному курсу Нацбанка Республики Беларусь.
В соответствии с пунктом 1 Разъяснений Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь по порядку расчета заработной платы работников, денежного довольствия военнослужащих, сотрудников, имеющих специальные звания, суворовцев, воспитанников воинских частей, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, установленных законодательством, в связи с проведением деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь (письмо от 15.03.2016 № 1-2-12/525) с 1 июля 2016 г. выплаты, установленные нормативными правовыми актами, в т.ч. локальными, в абсолютных (цифровых) размерах, подлежат уменьшению в 10 000 раз.
Обращаем внимание, что размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в республике Минфином. Именно это ведомство наделено правом устанавливать новые размеры возмещения расходов при служебных командировках. В настоящее время нормы возмещения командировочных расходов определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53.
Справочно: по имеющимся в редакции данным, Минфин готовит документ, устанавливающий новые нормы командировочных расходов с 1 июля 2016 г.
Их величина составит:
Проживание вне места жительства (суточные) - 7 руб.;
Проживание вне места жительства (суточные при однодневных командировках) - 3 руб. 50 коп.;
Оплата расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов - 2 руб. 50 коп.
Измененные размеры возмещения расходов при служебных командировках следует применять с 1 июля 2016 г.
Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь производят в порядке и размерах, установленных соответствующей инструкцией, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.
Рассмотрим порядок расчетов по командировочным расходам, возникающим в организации в июне - июле 2016 г. (см. таблицу).
|
Период командировки |
Порядок расчетов по командировке |
Оформление авансового отчета |
|---|---|---|
|
1. Командировка начинается в июне, заканчивается в июле, отчет составлен в июле |
За дни командировки, приходящиеся на июнь, применяем «старые» нормы и деноминируем суммы расходов; |
|
|
2. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы и деноминируем суммы расходов. Сумму выданного аванса деноминируем |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
|
3. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июне, окончательный расчет с работником произведен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы. Окончательный расчет с работником производим в деноминированной сумме |
Авансовый отчет утверждается в неденоминированной сумме |
|
4. Командировка начинается и заканчивается в июле |
За все дни командировки применяются «новые» нормы |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
Пример. Командировка переходного периода июнь - июль 2016 г.
Согласно приказу нанимателя работник организации направляется в служебную командировку из г. Березы в г. Минск с 27 июня по 4 июля 2016 г. Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 2 670 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными подтверждающими расходы документами:
- проезд: г. Береза - г. Минск - 33 800 руб.; г. Минск - г. Береза - 3 руб. 38 коп.;
- проживание в гостинице - 160 руб. 32 коп. (в т.ч. НДС 20 %).
В данном случае авансовый отчет будет утвержден в деноминированной сумме, поскольку он составлен в июле 2016 г., т.е. после деноминации.
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 71 - К-т 50
- 2 670 000 руб.
- отражена сумма выданного аванса на командировочные расходы (26.06.2016);
Д-т 26 и др. - К-т 71
- 192 руб. 36 коп. (52 + 6,76 + 160,32 - 26,72)
- включена в затраты сумма командировочных расходов;
Д-т 18 - К-т 71
- 26 руб. 72 коп. (160,32 × 20 / 120)
- отражена сумма «входного» НДС.
Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"
По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.
Что на это говорит закон?
Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.
Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.
И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:
- за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
- если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).
Какие нормативные документы используются?
- Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
- Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
- Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).
В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.
Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).
Кого можно направить?
До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.
Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:
- женщин, имеющих беременность;
- инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
- несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
- сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).
- женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
- одинокие отцы;
- одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
- сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
- опекуны либо попечители несовершеннолетних;
- работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.
Особенности оформления
Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.
В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.
Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.
Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.
То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).
Пошаговая инструкция
Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:
- доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
- издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
- выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
- ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
- расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.
Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.
С чего начать?
Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.
Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.
Этапы
По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.
Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:
- оформление визы (при необходимости);
- бронирование гостиничного номера;
- подготовка необходимых документов;
- определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
- за дни командировки;
- оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.
Длительность поездки
С 2020 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.
Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.
Их обоснованием может служить:
- экономическая целесообразность;
- документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.
Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.
Документы
Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.
Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.
Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).
Процедуры при отъезде
Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.
Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.
Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.
Подтверждение
О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.
Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.
Оплачиваем и возмещаем расходы
Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.
Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.
Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.
Какой курс учитывать при расчете?
Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.
Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.
Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.
Размер суточных в 2020
Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.
Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.
Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.
Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:
| Показатели | Суммы денежных средств (в рублях) | Проводки |
| Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня | ||
| Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору | 10500 | Дт 71 — Кт 50-1 |
| Отражено в авансовом отчете | 10500 | Дт 20 — Кт 71 |
| Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) | 390 | Дт 70 — Кт 68 |
Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.
Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.
Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).
Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы
В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.
В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.
Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.
Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.
Нормы проживания
Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.
С 2020 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.
Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.
Порядок выдачи аванса
Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.
Ее статьи, как правило, следующие:
- проезд к месту командирования и обратно;
- проживание;
- суточные;
- оформление медицинской страховки;
- перевозка багажа весом до 30 кг;
- телефонные переговоры;
- получение визы и загранпаспорта;
- расходы при обмене валюты.
Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.
Компенсация проезда
По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.
Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.
Поездка на служебном автомобиле
Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.
Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.
Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.
Аренда (прокат) автомобиля
Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.
Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.
К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:
- договор аренды (проката) автомобиля;
- акт о возврате автотранспорта;
- чеки и счета об оплате услуг компании.
Использование платежных карт
Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.
Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:
- оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
- расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.
Пример:
Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2020 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.
Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:
| Расходы | Курс ЕВРО на дату утверждения отчета | Сумма в ЕВРО | Сумма в РУБЛЯХ |
| Суточные за 3 дня | 84,8104 | 180 | 15265,78 |
| Расход на конвертацию | 354,22 (15620 – 15265,78) | ||
| Проживание в гостинице | 84,8104 | 520 | 44101,41 |
| Расход на конвертацию | 2688,59 (46790 – 44101,41) |
Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!
Бухучет и проводки
Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.
Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).
Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.
Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:
- 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу) 8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
- 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы) 8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
- 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница) 474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).
Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).
Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).
Налогообложение
О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:
| Расходы | Налог на прибыль | НДФЛ | Страховые взносы |
| Суточные | Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу | Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки | Не начисляются |
| Проживание (включая бронирование) | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете | Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) | Не начисляются |
| Доп.услуги, оказываемые гостиницами | Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой | Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. | Не начисляются |
| Проезд | Учитываются фактические затраты при наличии документов | Не облагаются в случае документального подтверждения | Не начисляются |
| Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем | Учитываются в полном объеме в прочих расходах | Не облагаются | Не начисляются |
| Плата за пользование VIP-залом аэропорта | Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом | Облагается | Начисляются |
| Оплата такси | Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами | Не облагается | Начисляются |
| Мед.страховка | Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда | Не облагается | Начисляются |
| Консульские и аэродромные сборы | Не облагаются | Не начисляются | |
| Сборы за право въезда или транзита автотранспорта | Учитываются в размере фактических расходов | Не облагаются | Начисляются |
Нюансы для бюджетников
Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.
Учитываются также расходы принимающей стороны.
Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.
Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.
Порядок оформления для госслужащих
Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.
Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.
Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.
Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.
Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица
Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):
Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать
Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.
Загранкомандировка: как считать суточные
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.
По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.
Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.
Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей
Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.
Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):
Полученная сумма учитывается в расходах.
Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ
При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:
Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).
Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы
По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (
