Главная > Коммерция > Учет расчетов с подотчетными лицами рф. Пошаговая инструкция. Внутренний контроль при расчетах с подотчетными лицами (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании "Гарант"). Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами рф. Пошаговая инструкция. Внутренний контроль при расчетах с подотчетными лицами (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании "Гарант"). Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

  • 5. Инвентаризация: порядок ее проведения и отражения результатов в учете.
  • 6. Понятие, состав, назначение бухгалтерской отчетности.
  • 7. Бухгалтерский баланс – информационная модель состояния средств организации.
  • 8. Учет денежных средств на расчетном счете организации
  • 9. Организация учета кассовых операций, порядок ведения кассовой книги.
  • 13. Учет расчетов с учредителями
  • 14. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
  • 15. Учет расчетов с покупателями и заказчиками
  • 17. Учет расчетов с подотчетными лицами.
  • 18. Учет расчетов с бюджетом.
  • 19. Учет импортных операций
  • 20. Учет экспортных операций
  • 21. Основные средства: понятие, классификация, виды оценки
  • 22. Основные средства: учет поступления и выбытия.
  • 23. Учет амортизации основных средств.
  • 24. Учет аренды основных средств.
  • II. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности
  • 1. Комплексный экономический анализ, как элемент управления организацией.
  • 2. Методика детерминированного факторного анализа, как способ поиска резервов деятельности организации.
  • 3. Традиционные и экономико-математические приемы экономического анализа.
  • 4. Экономический анализ в системе маркетинга: анализ спроса, рынка, ценовой политики.
  • 5. Конкурентоспособность продукции, методика ее экономического анализа и способы повышения.
  • 6. Экономический анализ объема производства и реализации продукции.
  • 13. Экономический анализ обеспеченности организации основными средствами
  • 14. Экономический анализ эффективности и интенсивности использования основных средств
  • 15. Экономический анализ использования производственной мощности организации
  • 16. Экономический анализ технического уровня производства.
  • 18. Экономический анализ обеспеченности организации материальными ресурсами.
  • 19. Экономический анализ организации материально-технического снабжения материальными ресурсами и использования отходов
  • 20. Экономический анализ и оценка эффективности использования оборотных средств. Резервы повышения эффективности использования
  • 21. Экономический анализ денежных средств и денежных потоков
  • 22. Экономический анализ дебиторской и кредиторской задолженностей.
  • 23. Экономический анализ затрат на производство продукции, затрат на один рубль товарной продукции.
  • 24. Экономический анализ себестоимости единицы продукции, сравнимой товарной продукции.
  • III. Аудит
  • 1. Понятие об аудите и аудиторской деятельности. Место аудита в системе контроля в Российской Федерации.
  • 2. Виды аудита.
  • 3. Услуги, сопутствующие аудиту.
  • 4. Кодекс профессиональной этики аудитора.
  • 5. Принцип независимости аудиторов.
  • 6. Права и обязанности индивидуальных аудиторов и аудиторских организаций.
  • 7. Права и обязанности аудируемых лиц.
  • 8. Аудит финансовой отчетности.
  • 9. Правовое регулирование аудиторской деятельности.
  • 13. Аттестация аудиторов в рф
  • 14. Планирование аудиторской проверки
  • 15. Сущность в аудите
  • 16. Аудиторские риски.
  • 17. Аудиторские доказательства.
  • 18. Документирование в аудите.
  • 19. Структура аудиторского заключения
  • 20. Аудит основных средств и нематериальных активов
  • Основные виды нарушении:
  • 21. Аудит материально-производственных запасов
  • 22. Аудит расчетов по оплате труда.
  • 23. Аудит затрат на производство.
  • 24. Аудит товарных операций.

    • 17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

    Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

    Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

    В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

    Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

    Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

    Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

    Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

    Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

    Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

    Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

    При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

    1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

    2) пункт назначения командировки;

    3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

    4) цель командировки;

    5) срок командировки.

    Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

    1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

    2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

    3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

    4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

    1) выдан аванс на командировочные расходы:

    Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

    2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

    Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

    3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

    Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

    Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

    4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

    Дебет счета 50 «Касса»,

    К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

    В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

    На суммы, выданные под отчет, делается запись:

    На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

    Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

    Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

    Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

    Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Если они не могут быть удержаны:

    Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

    Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

    "

    Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    Размещено на http://www.allbest.ru/

    Введение

    Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

    Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

    В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

    Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

    1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

    2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

    3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

    Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

    Задачи работы:

    · изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

    · проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

    · осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

    · выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

    бухгалтерский учет подотчетный командировочный

    1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

    1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

    Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

    · приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

    · оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

    · расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

    · представительские расходы.

    Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

    Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

    При выдаче денежных средств организация обязана:

    · определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

    · получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

    · выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

    · запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

    · определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

    Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

    Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

    В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

    Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

    Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

    В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

    При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

    1.2 Учет представительских расходов

    Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

    К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

    Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

    Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    К представительским расходам относят расходы на:

    · официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

    · проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;

    · транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

    · буфетное обслуживание во время переговоров;

    · оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

    Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

    Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

    Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах (не платить с этих расходов налог на прибыль в размере 20%) и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

    Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

    · официальность проводимого мероприятия;

    · экономическая обоснованность производимых расходов;

    · документальное подтверждение понесенных расходов.

    Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

    · документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо

    · документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)

    · документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

    В ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    · наименование документа;

    · дата составления документа;

    · наименование экономического субъекта, составившего документ;

    · величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    · наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

    · подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов:

    · приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;

    · смета представительских расходов;

    · первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;

    · отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:

    · цель и результаты мероприятия,

    · сумма расходов на представительские цели,

    · а также иные необходимые данные.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

    1.3

    Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

    В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

    В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

    Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

    · цель командировки;

    · кто направляется в командировку;

    · место командировки;

    · срок командировки;

    · какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;

    · условия командировке за пределами России;

    · порядок оформления командировки;

    · порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

    Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

    В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

    Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

    · покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

    · осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

    · подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

    · участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

    · другими аналогичными нуждами.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

    Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

    У любой компании может рано или поздно возникнуть необходимость направить сотрудника в служебную командировку*.

    *В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

    Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

    Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

    При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор.

    На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

    Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

    В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

    Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.

    Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.

    И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия.

    Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

    Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

    В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:

    · места работы (должности),

    · среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст.167 ТК РФ.

    В статье будут рассмотрены нормы действующего законодательства, регламентирующего порядок оформления и учета хозяйственных операций, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки.

    ТРЕБОВАНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

    В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    · расходы на проезд до места назначения и обратно;

    · расходы по найму жилого помещения;

    · суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;

    · иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

    · расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

    · расходы на провоз багажа,

    · расходы по оплате услуг связи,

    · расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,

    · сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,

    · расходы на оформление обязательной медицинской страховки,

    · расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,

    · сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,

    · иные обязательные платежи и сборы.

    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

    Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

    Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

    Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

    В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

    Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

    Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

    В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

    (п. 7 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

    В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

    1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

    2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

    оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

    Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

    3. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

    служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

    Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

    4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

    содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

    Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

    СРОКИ КОМАНДИРОВКИ

    В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

    При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления:

    · поезда,

    · самолета,

    · автобуса,

    · другого транспортного средства

    от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

    При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

    В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

    Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

    Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

    При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

    Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

    ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ

    В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

    · по проезду,

    · найму жилого помещения,

    · суточных.

    При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):

    · выходные и нерабочие праздничные дни,

    · дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).

    Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах.

    В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

    Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

    В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

    В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны.

    Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

    Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

    Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

    Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

    Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.

    Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.

    Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

    При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

    Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

    возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),

    выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

    За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

    При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

    ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

    В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

    Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):

    авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

    К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

    · о найме жилого помещения,

    · подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),

    · об иных расходах, связанных с командировкой;

    · отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

    В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

    Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.

    1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

    В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

    «При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

    · чек контрольно-кассовой техники;

    · слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

    · подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

    · или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

    Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

    2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

    Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03?03?07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

    Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

    3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

    Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

    «Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

    В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

    Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

    Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

    1.4 У чет операционно-хозяйственных расходов

    Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

    Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

    Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

    Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

    · либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

    · либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

    К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

    Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

    При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

    2. Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами

    Пример 1. Учет представительских расходов

    В апреле 2006 года турфирма ООО «Веста-Тур» провела деловые переговоры с представителями ООО «Летур», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместной деятельности. ООО «Веста-Тур» организовало официальный обед в ресторане, стоимость которого составила 11 800 руб. (с учетом НДС). Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи.

    При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма выставленного счета по транспортным услугам составила 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.). Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета. На них имеется счет-фактура.

    В учете ООО «Веста-Тур» бухгалтер сделает следующие проводки:

    ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

    11 800 руб. - принят авансовый отчет по представительским расходам (обед в ресторане);

    ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с транспортной организацией»

    1000 руб. (1180 - 180) - учтены в качестве представительских транспортные расходы;

    ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с транспортной организацией»

    180 руб. - отражен НДС;

    ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты с транспортной организацией» КРЕДИТ 51

    1180 руб. - оплачен счет за транспортное обслуживание.

    Предположим, что за январь-апрель 2006 года сумма расходов турфирмы на оплату труда составила 235 000 руб. Таким образом, норматив представительских расходов, которые можно учесть в целях налогообложения прибыли, равен:

    235 000 руб. x 4% = 9400 руб.

    А в нашем случае турфирма потратила на официальный прием 12 800 руб. (11 800 + 1000).

    Таким образом, сумма сверхнормативных расходов, которая не уменьшает налогооблагаемую прибыль, будет равна:

    12 800 руб. - 9400 руб. = 3400 руб.

    «Входной» НДС по сверхнормативным расходам, который не принимается к вычету из бюджета, составит:

    180 руб. : 12 800 руб. x 3400 руб. = 47,81 руб.

    В учете ООО «Веста-Тур» бухгалтер отразит:

    ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

    47,81 руб. - списан НДС по сверхнормативным представительским расходам (без уменьшения налогооблагаемой прибыли);

    ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

    132,19 руб. (180 - 47,81) - предъявлен к вычету из бюджета НДС по представительским расходам в пределах норматива.

    Пример 2. Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

    Организацией ООО «Альфа» выдан подотчетному лицу Е.В. Ивановой аванс, в сумме 5000 рублей. Было израсходовано 3800 рублей. Из них: ж/д билет в количестве 2 шт. (1600 рублей Х 2), прочие расходы (взамен суточных) на сумму 600 рублей. Неизрасходованный остаток средств, в размере 1200 рублей, был внесен в кассу.

    ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

    5 000 руб. выданы наличные денежные средства из кассы подотчетному лицу

    ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

    3 800 руб. (1600+1600+600) произведены подотчетным лицом расходы

    ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

    1 200 руб. внесены в кассу неизрасходованные средства

    Заключение

    В данной курсовой работе рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

    Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

    Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

    Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ.

    Размещено на Allbest.ru

    ...

    Подобные документы

      Общие правила расчетов с подотчетными лицами. Выдача и учет подотчетных сумм. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Основы аналитического и синтетического учета. Журнал хозяйственных операций.

      курсовая работа , добавлен 26.08.2010

      Учет операционно-хозяйственных расходов. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Тари-Авто".

      курсовая работа , добавлен 11.11.2010

      Учет представительских расходов, расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы, операционно-хозяйственных расходов, на командировки по территории РФ и за границу. Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств.

      курсовая работа , добавлен 23.12.2008

      Особенности учета расчетов с подотчетными лицами. Организация расчетов с подотчетными лицами. Корреспонденция счетов. Учет хозяйственных расходов. Учет подотчетных сумм на иные расходы. Операции по командировочным и хозяйственным расходам.

      статья , добавлен 25.04.2007

      Нормативно–законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок выдачи денег под отчет. Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.

      курсовая работа , добавлен 15.04.2015

      Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами, нормативно-правовое регулирование в РФ. Учет командировочных, хозяйственных и представительских расходов. Главные особенности налогообложения и налогового учета расчетов с подотчетными лицами.

      курсовая работа , добавлен 14.03.2012

      Теоретические ведомости об организации и нормативно-правовом регулировании расчетов с подотчетными лицами. Особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов с подотчетными лицами. Составление программы внутреннего аудита на примере ОАО "Борма".

      дипломная работа , добавлен 04.11.2010

      Анализ сущности и содержания учета расчетов с подотчетными лицами в условиях рыночной экономики. Особенности аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО "Александрит".

      дипломная работа , добавлен 25.11.2014

      Нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, обзор изменений в законодательстве. Изучение проблем бухгалтерского учета командировочных расходов. Документальное оформление хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

      курсовая работа , добавлен 12.06.2014

      Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля. Особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе. Движение денежных средств, выданных под отчет, их документальное оформление. Учет хозяйственных и командировочных расходов.

    Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 15 аналитических групп к данному синтетическому счету.

    Подотчетные лица – это сотрудники учреждения, получившие денежные средства и (или) денежные документы под отчет для последующих целевых расходов. Денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

    Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства иод отчет для оплаты:

    • – труда;
    • – административно-хозяйственных расходов (транспортных и коммунальных услуг, услуг аренды и связи, приобретения материалов, горюче-смазочных материалов (ГСМ) для хозяйственных нужд и т.п.);
    • – командировочных расходов.

    Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, посредством корпоративной банковской карты на административно-хозяйственные нужды, сроки, максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах утверждаются или отдельно приказом руководителя учреждения, или в приказе по учетной политике.

    Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

    Поездка работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, не является командировкой независимо от условий договоров и характера выполняемой работы. В случае возмещения работнику командировочных расходов они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за выполненную работу по договору.

    При выдаче наличных денежных средств работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002) согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному, как правило, по утвержденной учреждением форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

    При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу может применяться ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденная приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Указанные ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

    • – на заработную плату;
    • – административно-хозяйственные расходы;
    • – командировочные расходы;
    • – другие нужды.

    По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется один расходный кассовый ордер.

    При выдаче наличных денежных средств в иностранной валюте в расходном кассовом ордере выданные суммы указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России на дату совершения операции).

    Служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

    Не признаются служебными командировками:

    • – служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
    • – вызванные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

    Общий порядок направления работников в командировки в пределах России , их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

    Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные документы но оформлению направления сотрудников учреждения в командировку (табл. 5.12).

    Таблица 5.12

    Унифицированные документы по оформлению командировок

    Перечень возмещаемых расходов в соответствии с КОСГУ приведен в табл. 5.13.

    Таблица 5.13

    Перечень возмещаемых расходов но служебным командировкам на территории РФ

    Нормы возмещения стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных расходов работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

    Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней :

    • 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу па командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
    • 2) отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

    Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К документам, подтверждающим произведенные расходы, относятся:

    • – железнодорожные и авиабилеты;
    • – счета гостиниц;
    • – товарные чеки;
    • – счета-фактуры;
    • – чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
    • – приходные документы (накладные), подтверждающие принятие товарно-материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения и т.п.

    Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете для первичных документов (рассмотрены в параграфе 2.4).

    При использовании электронного билета представляется маршрут/квитанция к электронному билету. Электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и на железнодорожном транспорте представлена в электронно-цифровой форме.

    Маршрут/квитанция является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники и содержит следующие сведения о пассажире: ФИО, наименование, серию и помер документа, удостоверяющего личность, наименование и код перевозчика, номер, дату, время отправления рейса (поезда), наименование пунктов отправления и назначения, тариф, итоговую стоимость перевозки, форму оплаты, сборы, код бронирования.

    Формы электронного авиабилета и железнодорожного электронного билета утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 23.07.2007 № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

    Суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

    Не подлежат включению в авансовый отчет расходы по первичным документам, оформленные с нарушением установленных требований соответствующими нормативными актами. Так, например, счет-фактура должен отвечать требованиям положений ст. 169 ПК РФ и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

    В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы.

    Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю учреждения. Списание дебиторской задолженности в иностранной валюте с подотчетных лиц учреждений и отражение этой суммы в авансовом отчете производятся в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

    Предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики в составе приложения, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

    В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение на основании приказа руководителя, но не позднее одного месяца со дня окончания срока возвращения аванса, имеет право удержать эту задолженность из заработной платы. При этом в соответствии со ст. 137, 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

    Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед учреждением или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

    Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Инициатором рассмотрения вопросов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и последующего согласования ее списания должно выступать само учреждение. Безнадежная дебиторская задолженность выявляется по результатам инвентаризации, как правило, по результатам ежегодной обязательной инвентаризации расчетов.

    Существует возможность избежать выдачи наличных денег под отчет на расходы путем зачисления средств:

    • – на расчетную пластиковую ("зарплатную") карточку работников, поскольку эти карточки являются именными. Перечисленные учреждением средства поступают на открытый в соответствующем банке счет работника, который может получить их в банкомате наличными или оплатить соответствующие расходы картой безналичным путем. Учреждение вправе перечислять подобные суммы на расчетные пластиковые карточки работников, если это предусмотрено условиями договора, заключенного с банком. Кроме того, для перечисления подотчетных сумм работникам учреждения на карточки следует предусмотреть такую возможность в коллективном и трудовом договоре;
    • – на корпоративную банковскую карту (см. параграф 5.1.1 "Учет денежных средств").

    При использовании в расчетах с подотчетными лицами банковских карт отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет. Есть определенные особенности оформления авансового отчета при перечислении средств на зарплатную банковскую карту сотрудника:

    • 1) в строке "Получен аванс" необходимо указывать номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;
    • 2) в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие – при выдаче перерасхода.

    При составлении авансового отчета но расходованию средств с корпоративной банковской карты работник прилагает документы по совершенным операциям. Документ должен содержать обязательные реквизиты: идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дату совершения операции; сумму операции; валюту операции; код авторизации; реквизиты платежной карты.

    Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя карты и кассира.

    Пример

    Материально ответственному лицу государственного бюджетного учреждения согласно его заявлению, с указанием назначения аванса (хозяйственные расходы для приобретения 40 шт. электролампочек) и срока аванса (3 рабочих дня) выдана корпоративная банковская карта. Денежные средства в размере 4000 руб. за счет иной приносящей доход деятельности перечислены на данную карту учреждения. В учреждении операции будут отражены бухгалтерскими записями:

    При направлении работников в командировки за рубеж учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств федерального бюджета, дополнительно руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

    • – постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
    • – приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках па территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

    Учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств бюджетов субъектов РФ или местных бюджетов, должны применять в своей деятельности нормативные акты соответствующего субъекта или муниципального образования.

    В табл. 5.14 приведены типовые записи по отражению операций приобретения основных средств и материальных запасов подотчетными лицами и погашение задолженности по средствам, выданным под отчет.

    Таблица 5.14

    Отражение операций по учету расчетов с подотчетными лицами

    Приобретение подотчетными лицами:

    основных средств – иного движимого имущества

    материальных запасов

    Принятие к учету расходов, произведенных подотчетным лицом

    0109 хх ххх 0401 202хх (по соответствующим КОСГУ расходов)

    Погашение подотчетным лицом суммы задолженности, не возвращенной в установленные сроки:

    удержание из заработной платы работника

    погашение задолженности подотчетного лица за счет удержаний из заработной платы

    Перечисление подотчетному лицу денежных средств на пластиковую каргу в кредитной организации

    0201 11610 18 забалансовый счет

    Пример

    Главный инженер казенного учреждения Гусев Η. Н. но приказу руководителя был направлен в служебную командировку в Москву сроком на 5 дней с 7 по 11 апреля текущего года включительно с учетом времени нахождения в пути. 25 марта текущего года работник написал заявление па имя руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы. Руководитель подписал его 26 марта текущего года, а 30 марта из казначейства в кассу учреждения были получены денежные средства и выданы работнику но КОСГУ 212 (суточные) в размере 500 руб.; на приобретение железнодорожных билетов по КОСГУ 222 в сумме 3300 руб.; на проживание 1650 руб. По возвращении из командировки главным инженером был представлен Авансовый отчет по ф. 0504049. На оборотной стороне работник заполнил графы 1–6, в которых указал фактически израсходованные суммы. Документы, подтверждающие фактические расходы, пронумерованы и приложены к отчету. Работник бухгалтерской службы принял к проверке Авансовый отчет, о чем выдал расписку работнику, заполнив отрывную часть Авансового отчета.

    После проверки, внесения записей в графы 7–10 на оборотной стороне отчета и отражения сумм, принятых к учету, Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения.

    Ниже приведены образцы Заявления и заполнения авансового отчета.

    Продолжение ф. 0504505

    Продолжение ф. 0504505

    Продолжение ф. 0504505

    Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

    Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

    Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании Авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

    По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 0 208 00 000, а также обороты по счету 020800000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса".

    В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные, представительские и командировочные расходы.

    Счет 71 - активно-пассивный. По дебету счета отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту счета - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

    Сальдо по счету 71 - дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность подотчетных лиц, т.е. сумму невозмещенного перерасхода.

    Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» и др. в зависимости от характера расходов.

    Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Оплату товаров с карточного счета отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальный карточный счет».

    Схема основных бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, приведена в таблице 1.

    Таблица 1 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

    Выданы подотчетные суммы из кассы предприятия

    Получены подотчетным лицом денежные суммы по чеку с расчетного счета, с валютного счета, со специальных счетов в банках

    Выдан подотчетному лицу чек из чековой книжки, аккредитив

    Оприходовано оборудование, приобретенное за наличный расчет

    Оприходованы материалы, приобретенные за наличный расчет

    Отнесены на увеличение фактической себестоимости материалов транспортно-заготовительные и прочие расходы, оплаченные наличными денежными средствами

    Отнесена на себестоимость продукции (работ, услуг) основного или вспомогательного производства стоимость работ, выполненных сторонними организациями, оплаченных наличными денежными средствами

    Приняты к учету командировочные расходы общепроизводственного персонала

    Отражена оплата работ и услуг для обеспечения управленческой деятельности, приняты к учету командировочные расходы работников управления организации

    Оплачены наличными денежными средствами расходы жилищно-коммунальных хозяйств, дошкольных учреждений, учреждений бытового назначения, подразделений общественного питания

    Приняты к учету командировочные расходы работников

    торговли, общественного питания

    Сдан в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы

    Отражена выдача заработной платы в структурных подразделениях организации (подотчетными лицами - раздатчиками)

    Оплачены наличными денежными средствами расходы по содержанию имущества, переданного в аренду; расходы, связанные с рассмотрением дел в судах; расходы, оказываемые с оплатой услуг кредитных организаций

    Отражена сумма невозвращенного аванса

    Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения отличается от состава представительских расходов и порядка их признания в бухгалтерском учете.

    В бухгалтерском учете представительские расходы в качестве коммерческих формируют расходы по обычным видам деятельности предприятия (п. 5-8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 6 мая 1999г. № 33).

    В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами.

    В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией основных средств. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств.

    Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или счете 15 «Заготовление или приобретение материальных ценностей» в зависимости от выбранной учетной политики.

    В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полном объеме и в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты. В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего (отчетного) периода.

    Порядок признания представительских расходов в целях налогообложения зависит от того, каким методом организация признает доходы и расходы - методом начисления или кассовым методом.

    При методе начисления дата признания представительских расходов - это день утверждения акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей. При кассовом методе доходы и расходы учитываются для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены.

    Также представительские расходы могут быть включены в состав прочих расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

    Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к нормируемым расходам. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный период организация может учесть эти расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда предприятия за этот период.

    Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде. Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу. Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счету учета затрат, или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.

    На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или списать.

    Если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, бухгалтеру необходимо составить бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.

    Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит налог на добавленную стоимость. Сумму «входного» налога на добавленную стоимость по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены следующие условия:

    представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

    на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма налога на добавленную стоимость;

    представительские расходы оплачены, а сумма налога на добавленную стоимость выделена в платежном документе отдельной строкой;

    представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается налогом на добавленную стоимость.

    Налог на добавленную стоимость по нормируемым расходам можно возместить только в том размере, который соответствует сумме представительских расходов, которая укладывается в норматив. То есть той части расходов, которая учитывается при расчете налога на прибыль. Налог на добавленную стоимость, который приходится на сверхнормативные расходы нельзя ни предъявить к налоговому вычету, ни учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль.

    Так как сумма «входного» налога на добавленную стоимость, которая приходится на сверхнормативные расходы, включена в состав расходов в бухгалтерском учете, а в целях налогообложения не учитывается, то возникает постоянная разница. На основе этой разницы бухгалтер должен сформировать постоянное налоговое обязательство. Его сумма рассчитывается путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль.

    В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом с начала года в целях налогообложения организация может уложиться в установленный норматив. В этом случае вся сумма налога на добавленную стоимость, списанная на затраты, должна быть восстановлена и предъявлена к налоговому вычету.

    Что касается алкогольных напитков, то Налоговое законодательство РФ конкретно не говорит, что расходы на приобретение алкоголя можно отнести к представительским расходам. Но вместе с тем и не запрещает этот делать. Поэтому налогоплательщики могут отнести расходы на приобретение спиртного к расходам на представительские цели. Главное - подтвердить их документально и доказать их экономическую обоснованность. Количество приобретенных алкогольных напитков должно способствовать реализации цели официального мероприятия - установить или поддерживать взаимовыгодное сотрудничество.

    Количество выпитого алкоголя должно находиться в пределах разумных норм употребления спиртных напитков.

    Организация может разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки. А затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.Командировочные расходы работника отражают в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Командировки, целью которых является приобретение оборудования, нематериальных активов, материалов также считаются служебными, однако их отражение в бухгалтерском учете имеет ряд особенностей. Вышеуказанные командировочные расходы будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования, нематериальных активов и материалов. Если командировка связана с приобретением материалов, то затраты на эту командировку будут относиться на стоимость материалов и включаться в себестоимость продукции по мере использования материалов в производственных целях.Для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений при условии их документального подтверждения и производственной направленности.До 1 января 2016г. размер суточных в целях налогообложения прибыли был ограничен нормативами, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93н «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». В частности, при командировках на территории РФ в состав расходов в целях исчисления налога на прибыль можно было включить суточные в размере, не превышающем 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. С 1 января 2016г. нормирование суточных не было отменено. Организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.).

    С 1 января 2016г. установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления налога на доходы физических лиц:

    для командировок по России - 700 рублей в сутки;

    для зарубежных командировок - 2500 рублей в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться налогом на доходы физических лиц.

    В бухгалтерском учете суточные полностью включают в состав расходов предприятия. В налоговом учете суточные учитывают в составе прочих расходов только в пределах норм, которые установлены в коллективном договоре или приказе руководителя. Если суточные выдают в пределах норм, которые установлены приказом руководителя, то их сумму в налоговом учете включают в состав прочих расходов. Если суточные выдают сверх установленных норм, то сумму превышения в состав прочих расходов не включают и налогооблагаемую прибыль она не уменьшает.

    Расходы на проезд учитываются в целях налогообложения в сумме фактических затрат, подтвержденных первичными документами. Организация может учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, фактически понесенные расходы на проезд, подтвержденные первичными документами.

    В последнее время все больше распространения получают электронные авиабилеты (билеты, оформленные в бездокументной форме). Новая форма билета вызывает интерес не только у пассажира, но и у каждой организации, поскольку является документом, подтверждающим расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. Покупка такого билета не препятствует возможности учесть его стоимость в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Оправдательными документами в этом случае могут являться распечатка электронного документа на бумажном носителе и посадочный талон.

    Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. Если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально, то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль.

    Расходы на бронирование жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Если организация установит в локальном акте правило, согласно которому плата за бронирование жилья командированному работнику возмещается в полном размере, она вправе учесть данные затраты в составе расходов по налогу на прибыль.

    Организация имеет право на вычет сумм налога на добавленную стоимость по командировочным расходам, в том числе по расходам на проезд к месту командировки и обратно. По расходам на проезд налог на добавленную стоимость принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов), в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не нужен. При этом вычет возможен только в том случае, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет с приложенным к нему бланком использованного билета. Если сумма налога на добавленную стоимость в билете не выделена, то она расчетным путем не определяется и к вычету не принимается. При этом полная стоимость билета включается в расходы при исчислении налога на прибыль.

    В коллективном договоре или локальном нормативном акте организации следует предусмотреть, что в определенных случаях командированному работнику возмещается стоимость оплаты такси. Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком контрольно-кассовой техники и приложить его к авансовому отчету.

    При поездке командированного работника до места командировки и обратно к месту постоянной работы на собственном автомобиле, работник может подтвердить свои расходы на проезд с помощью квитанций установленного образца, свидетельствующих о приобретении бензина на автозаправочной станции, об оплате услуг автостоянки.

    Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения прибыли в сумме фактических затрат на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице и чеков ККТ (при оплате гостиницы за наличный расчет). Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности. До 1 декабря 2016г. для гостиниц таковым являлся гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина от 13.12.1993г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». С 1 декабря 2016г. это может быть бланк любой формы, содержащий все необходимые реквизиты. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. За дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывается квитанция по форме № 12-Г., тоже представляющая собой бланк строгой отчетности. Кассовый чек в данном случае необязателен.

    Если в бланке строгой отчетности налог на добавленную стоимость выделен отдельной строкой, то эту сумму можно заявить к вычету без счета-фактуры. Если счет гостиницы, привезенный работником, не удовлетворяет требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, то для вычета налога на добавленную стоимость обязательно нужен счет-фактура. Счет-фактура должен быть выставлен гостиницей на имя организации, командировавшей работника. Если счет-фактура выставлен на имя командированного работника, то вычет по такому счету-фактуре не представляется.

    Вычет налога на добавленную стоимость по расходам по найму жилого помещения возможен только в том случае, если речь идет о проживании на территории Российской Федерации. По расходам на проживание на территории иностранных государств (в том числе и на территории государств - участников Содружества Независимых Государств) сумма налога на добавленную стоимость к вычету не принимается, даже если она выделена в документах отдельной строкой.

    Теория бухгалтерского учета: конспект лекций Дараева Юлия Анатольевна

    1. Учет расчетов с подотчетными лицами

    Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

    Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

    В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

    Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

    Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

    Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

    Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

    Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

    Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

    Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

    При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

    1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

    2) пункт назначения командировки;

    3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

    4) цель командировки;

    5) срок командировки.

    Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

    1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

    2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

    3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

    4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

    1) выдан аванс на командировочные расходы:

    Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

    2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

    Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

    3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

    Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

    Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

    4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

    Дебет счета 50 «Касса»,

    К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

    В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

    На суммы, выданные под отчет, делается запись:

    На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

    Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

    Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

    Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

    Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

    Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Если они не могут быть удержаны:

    Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

    Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

    Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия Анатольевна

    1. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

    Из книги Практический аудит автора

    Глава 8 Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Изучив эту главу, вы узнаете:– цели и задачи аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами;– перечень основных документов,

    автора Мельников Илья

    РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Предприятия выдают деньги под отчет, например, для приобретения за наличные каких-то товаров для предприятия. Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные,

    Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

    9.7. Учет расчетов с подотчетными лицами И С персоналом по прочим операциям Одним из видов внутренних расчетов в хозяйствах являются расчеты по подотчетным суммам. Сельскохозяйственные предприятия могут выдавать под отчет деньги на операционные, хозяйственные и

    Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна

    12. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

    автора Захарьин В Р

    1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами 1.1. Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами1.1.1. Общие положенияВ предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными

    Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В Р

    4. Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными

    Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей Юрьевич

    5.3. Учет операций с подотчетными лицами Для учета выдачи подотчетным лицам наличных денег из кассы предприятия используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Подотчетные лица должны предъявить отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию предприятия

    Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора

    4.6. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету расчетов с подотчетными лицами Нарушения авансовой дисциплины чаще всего проявляются в отсутствии приказа о назначении подотчетных лиц и установлении сроков представления отчетов

    Из книги Бухгалтерское дело автора Бычкова Светлана Михайловна

    9.8. Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Цель аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами – выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности

    Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова Ирина

    3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами 3.2.1. Кто может выступать в качестве подотчетного лица?Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные

    Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна

    21. Расчеты с подотчетными лицами Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Из книги Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности автора Уткина Светлана Анатольевна

    Глава 8. Типичные ошибки в учете расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, в учете расчетов с подотчетными лицами Пример 1. Нарушаются правила расчета среднего заработка работников при предоставлении им отпусков Часто при расчете среднего заработка

    Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

    Расчеты с подотчетными лицами Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие

    Из книги Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве автора Корнийчук Галина

    Расчеты с подотчетными лицами В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятия вправе выдавать наличные деньги из кассы под отчет:– на хозяйственно-операционные расходы;– на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий и

    Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

    5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в

     
    Статьи по теме:
    Порядок заполнения баланса и отчета о финансовых результатах
    Порядок заполнения баланса и отчета о финансовых результатах
    Так как он является основным видом бухгалтерской отчетности, несет в себе смысл, посвященный финансовому состоянию объекта предпринимательской деятельности. При этом новичку может показаться его структура непонятной и запутанной, ведь кроме сложной нумера
    Что такое осаго: как работает система и от чего страхует, что входит, для чего нужно
    Что такое осаго: как работает система и от чего страхует, что входит, для чего нужно
    В Российской Федерации страхование подразделяется на две категории: обязательное и добровольное. Как работает ОСАГО и что подразумевается под аббревиатурой? ОСАГО является обязательным страховщика. Приобретая полис ОСАГО, гражданин становится клиентом стр
    Взаимосвязь инфляции и безработицы
    Взаимосвязь инфляции и безработицы
    Доктор экономических наук, профессор кафедры политической экономии Уральский государственный экономический университет 620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной Воли, 62/45 Контактный телефон: (343) 211-37-37 e-mail: [email protected] ИЛЬЯШЕ
    Что дает страхование ГО управляющей компании страхователю и его клиентам?
    Что дает страхование ГО управляющей компании страхователю и его клиентам?
    Действующее гражданское законодательство предусматривает, что лица, причинившие вред, обязаны возместить его в полном объеме, значительная часть убытков, наносимых при строительстве и эксплуатации жилья, ответственными за него лицами не возмещается. Это с