≡× МЕНЮ

• Связь
• Русский Стандарт
• Интернет-банки
• Коммерция
• Организации 

Учет почтовых марок в бюджетном учреждении. Учет денежных средств бюджетного учреждения. Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 2

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее - Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 "Услуги связи" Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), а также:

• Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н), - в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями - получателями бюджетных средств);
• Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 "Денежные документы".

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

• поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения"

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи";

• выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Кредит счета 0 201 35 610 "Выбытие денежных документов из кассы учреждения";

• отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество".

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

• поступление немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

Кредит счета 0 302 34 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов";

• списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения".

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

франкировальной машины

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 "Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин". Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

• полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
• наименование модели (серии) франкировальной машины;
• место установки франкировальной машины;
• возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

• расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
• расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 "Расходы текущего финансового года", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 "Расчеты по работам и услугам".

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

• контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
• квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
• опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

• выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи"

Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

• отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи";

• неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 "Поступления средств из кассы учреждения"

Кредит счета 0 208 21 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи".

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

• почтовый абонентский ящик - специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонентский почтовый шкаф - специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонементный почтовый шкаф - устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
• почтовый шкаф опорного пункта - специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением - пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 "Услуги связи". В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Дебет счета 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг"

Кредит счета 0 302 21 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи".

Л.Ларцева

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н , маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) - при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Хранение денежных документов

в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

Помните о нюансах переходного периода

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н . В частности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.

Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н , не переоформляют.

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

Выдача денежных документов

Учет маркированных конвертов. Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Список названных работников определяет руководитель учреждения.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:
- дата выдачи денежных документов;
- фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
- количество выданных маркированных конвертов;
- стоимость выданных денежных документов;
- подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике (см. образец реестра).

Реестр маркированных конвертов. Образец

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.

Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ , утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

* Согласно пункту 6 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2008 г. № 987, возможны авансовые платежи в размере 100 процентов по договорам об оказании услуг связи.

Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

• акции, которые были выкуплены у акционеров;
• ценные бумаги;
• бланки строгой отчетности (см. « »);
• документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

• Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
• Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
• Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел	Что написать в учетной политике
Организация бухгалтерского учета	Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике
Порядок проведения инвентаризации	Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств: ________________________________ наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.
Учет финансовых активов	В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения): почтовые марки; маркированные конверты; карты экспресс-оплаты услуг связи; оплаченные талоны на бензин и масла; проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты; единые проездные билеты; _______________________ _______________________ Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

• приобретены по безналичному расчету;
• приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
• выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

	Дебет	Кредит
Поступление денежных документов
Поступление от поставщика в кассу
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет
Выявление излишков при инвентаризации
Выбытие денежных документов
Выдача из кассы в подотчет
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора
Списание недостачи
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение)

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Учет денежных документов в конкретных ситуациях

Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Пример 1. Покупка и учет проездных билетов

МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.

Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:

Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи

МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.

Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».

В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.

Вопрос: Казенное учреждение приобретает почтовые конверты с литерой "А", то есть с марками, нанесенными типографским способом, а не наклеенными. Являются ли данные маркированные конверты денежными документами? Надо ли их приходовать в кассу учреждения? Если являются денежными документами, то каков срок выдачи под отчет данных конвертов? Можно ли их выдавать на срок, например, 1 месяц?

Ответ от 23.04.2015:

Конверты почтовые с литерой "А", то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.30221.730 - поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.20821.660 - поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо

Дебет счета 1.20821.560 - Кредит счета 1.20135.610 - выдача конвертов сотруднику под отчет

Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.

При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.

Инструкция , утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в

Дата публикации 30.05.2017

Использован релиз 2.0.49.24

Приобретение маркированных конвертов и их списание в связи с порчей

Бюджетное учреждение БОУ СПО «Машиностроительный колледж» приобрело почтовые маркированные конверты по безналичному расчету на общую сумму 500 руб. В результате порчи списана часть конвертов на сумму 120 руб.

Входящий
Исходящий
Внутренний

Договор, документы поставщика

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

Заявка на кассовый расход (ф. 0531801)

Выписка из лицевого счета бюджетного учреждения (ф. 0531962)

Выписка из лицевого счета автономного учреждения (ф. 0531963)

Приложение к Выписке из лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения (ф. 0531967)

Акт порчи денежных документов

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

1. Поступление денежных документов в кассу

1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ в разделе (рис. 1).

1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 2):

На закладке Ордер : Дебет Счет — счет 201.35 «Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.

Целевое назначение — основание по кассе.

Принято от и Основание — указать контрагента, от которого поступают денежные документы в кассу учреждения, и заключенный с ним договор.

1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):

• Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС .
• Денежный документ — элемент справочника Денежные документы , где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
• Количество — количество поступивших денежных документов.
• Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.



1.4. На закладке Бухгалтерская операция необходимо указать Типовую операцию — Поступление денежных документов от контрагентов (302) .

1.5. Флаг Оплачено (рис. 3) устанавливается для отражения приходного кассового ордера в учете.

1.6. Документ Приходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 4):



1.7. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 3) можно распечатать Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) — рис. 5.



2. Перечисление денежных средств за денежные документы

2.1. Для отражения операций по списанию средств с лицевого счета, открытого в казначействе, за маркированные почтовые конверты в примере используется документ Заявка на кассовый расход (Денежные средства — Расчетно-платежные документы ) — рис. 6.



2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 7):

• Лицевой счет — счет учреждения, с которого происходит оплата по договору.
• Получатель платежа — организация, являющаяся получателем средств.
• На закладке Заявка указывается Договор — документ-основание, подтверждающий возникновение денежного обязательства, для оплаты которого представляется заявка.



2.3. На закладках Документ-основание и Контрагент все реквизиты заполняются автоматически и при необходимости могут быть изменены.

2.4. Закладка Расшифровка платежа (рис. 8) содержит табличную часть, в которой указывается сумма кассовой выплаты по КБК и КОСГУ для формирования Раздела 5 Расшифровка заявки на кассовый расход.



2.5. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 9): Типовая операция — Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00) .



2.6. Документ Заявка на кассовый расход может при проведении сформировать проводки только если изменить статус В работе и установить статус Исполнен (рис. 9). Присвоение и изменение статуса документа вручную выполняется с помощью формы Статус исполнения документа . В открывшемся окне следует включить флажок Оплачено , указать дату выписки или выбрать из списка статус Исполнен (рис. 10).



2.7. После сохранения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Заявку на кассовый расход (ф. 0531801).

2.8. После проведения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833 (рис. 11).



3. Списание стоимости испорченных денежных документов

3.1. Для отражения списания стоимости испорченных денежных документов используется документ в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 12).



3.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 13):

• На закладке Ордер : Дебет Кор.счет — счет 401.10 «Доходы текущего финансового года» и необходимая аналитика, Кредит Счет — счет 201.35 «Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию).



3.3. На закладке Расшифровка (рис. 14) указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС и КЭК .



3.4. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 15): Типовая операция — Суммы выявленных недостач, хищений, порчи (40110172) .



• Флаг Оплачено (рис. 15) устанавливается для отражения расходного кассового ордера в учете.

3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16):



3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис.15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17.



4. Отчеты, формируемые на основании введенных данных

4.1. Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса .



4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистра Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19).

В настоящее время в учреждении контролирующим органом проводится проверка за 2015 год, в ходе которой ревизорами сделано замечание о нарушении порядка учета денежных документов (маркированных конвертов) в учреждении. Акт проверки на данный момент учреждением не получен. Как должны учитываться денежные документы (маркированные конверты)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные документы (маркированные конверты) подлежат балансовому учету на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Учет движения маркированных конвертов осуществляется путем оформления приходных и расходных кассовых ордеров с проставлением на них записи «Фондовый».
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения (п. 170 Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как учесть почтовые конверты в казенном учреждении УИС? (Зарипова М.)

Дата размещения статьи: 13.08.2015



Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений и нормы ст. 88 УИК РФ предусматривают, что осужденные могут за счет собственных средств, заработанных в период отбывания наказания, а также за счет получаемых пенсий, социальных пособий и денежных переводов приобретать товары первой необходимости, в том числе и почтовые конверты для отправки корреспонденции.

Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений, утв. Приказом Минюста России от 03.11.2005 N 205.

Как отразить в учете операции, связанные с оказанием услуг по отправке корреспонденции?

Согласно ст. 88 УИК РФ порядок приобретения осужденными продуктов питания, вещей, предметов и оказания дополнительных услуг устанавливается Правилами внутреннего распорядка исправительных учреждений. В соответствии с п. 100 данных Правил для продажи осужденным продуктов питания, вещей и предметов в исправительных учреждениях организуются магазины, работающие ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней. Осужденные вправе пользоваться этими магазинами во время, отведенное распорядком дня, с учетом очередности (по отрядам и бригадам) по безналичному расчету. Следовательно, отпуск (реализация) конвертов для отправки корреспонденции осуществляется через торговые точки (ларьки, магазины) по безналичному расчету путем списания денежных средств со счетов осужденных.

Почтовые конверты — денежные документы или материалы?

По общему правилу для отправки корреспонденции используются маркированные почтовые конверты. Их приобретение может осуществляться посредством:

— приобретения маркированных конвертов;

— закупки немаркированных конвертов и марок.

От того, что закупает казенное учреждение УИС и что оно реализует, будет зависеть порядок отражения операций по учету конвертов.

По общим правилам Инструкции N 157н материалы, приобретаемые для продажи, учитываются на счете 105 08 «Товары», при этом перечень товаров может быть различным, поскольку нормы Инструкции не приводят какого-либо установленного списка, следовательно, в составе товаров могут быть и почтовые немаркированные конверты, и поздравительные открытки (п. п. 99, 124 Инструкции N 157н).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Что касается приобретения маркированных конвертов, открыток и марок, в соответствии с нормами п. 169 Инструкции N 157н они относятся к денежным документам. Это связано с тем, что, наклеивая на конверт почтовую марку, учреждение тем самым оплачивает расходы услуг связи на отправку корреспонденции. Соответственно, расходы на приобретение данного товара оплачиваются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, а не по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденные Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н).

Как учитывать маркированные конверты и марки?

Маркированные конверты и марки относятся к денежным документам. В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается надпись «Фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с надписью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 201 35 «Денежные документы». Поступление денежных документов отражается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту.

Как учитывать немаркированные конверты?

Немаркированные конверты подлежат учету как обычные товары, приобретенные для продажи. Как мы уже отмечали, в соответствии с п. 124 Инструкции N 157н приобретенные для продажи товары следует учитывать на аналитическом счете 105 08 «Товары». Они принимаются к учету по их фактической стоимости. Учреждения, осуществляющие розничную торговлю, вправе учитывать товары, переданные в реализацию, по их розничной цене с обособленным учетом торговой надбавки (торговой скидки), учет которой производится на аналитическом счете 105 09 «Наценка на товары».

Как отразить в учете передачу (реализацию) конвертов осужденным?

Как уже было отмечено, на территории казенного учреждения УИС могут находиться магазины для обслуживания осужденных. Отпуск продуктов и товаров первой необходимости для данных лиц является для исправительного учреждения операциями по реализации, которые отражаются по коду вида деятельности 1 — бюджетная (основная) деятельность. Списание средств с лицевого счета осужденных отражается по коду 3 — средства, находящиеся во временном распоряжении.

Рассмотрим примеры отражения операций по передаче (реализации) маркированных и немаркированных конвертов в учреждении УИС.

Пример 1. Казенное учреждение УИС в июне 2013 г. приобрело за счет бюджетных средств 500 шт. маркированных конвертов на 5000 руб. Номинальная стоимость одного конверта составляет 10 руб. Приобретение конвертов осуществляется в отделении почтовой связи через подотчетное лицо. Казенное учреждение обслуживается в Федеральном казначействе. Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет ответственному лицу для передачи (продажи) их осужденным через магазин УИС.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Учет маркированных конвертов

Добрый день.
Опыта работы в бюджетных организациях я не имею, так что воспользовалась консультацией СПС «Гарант»:

Бюджетным учреждениям приобретаются марки и маркированные конверты.
Возможно ли прямое списание (отнесение сразу на расходы) марок и маркированных конвертов? На каком забалансовом счете следует вести учет марок и маркированных конвертов?

Сразу отметим, что в соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 201 35 «Денежные документы».
Ведение же учета марок и маркированных конвертов бюджетными учреждениями на забалансовых счетах положениями Инструкции N 157н, напротив, не предусмотрено.
Не предусмотрена положениями Инструкции N 157н и «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), и возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (марок, маркированных конвертов), минуя счет учета денежных документов.
А вот отражение в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной жизни учреждения (например поступление марок в учреждение, выдача из под отчет сотруднику учреждения и их списание на основании авансового отчета сотрудника), произошедших в течение одного рабочего дня, с указанием одинаковой календарной даты, напротив, будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета*(1).
Так, например, в бухгалтерском учете в соответствии с положениями Инструкции N 174н могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
6 декабря
1. Дебет 0 206 21 560 Кредит 0 201 11 610
— перечислен аванс почтовому отделению за почтовые марки, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 18;
7 декабря
1. Дебет 0 302 21 830 Кредит 0 206 21 660
— получены почтовые марки;
2. Дебет 0 201 35 510 Кредит 0 302 21 730
— почтовые марки приняты к учету на основании приходного кассового ордера с пометкой «Фондовый» в кассе в составе денежных документов;
3. Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 35 610
— почтовые марки выданы по расходному кассовому ордеру с пометкой «Фондовый» подотчетному лицу;
4. Дебет 0 109 80 221 Кредит 0 208 21 660
— стоимость почтовых марок учтена в общехозяйственных расходах учреждения на основании авансового отчета сотрудника с приложенным реестром почтовых отправлений корреспонденции.

www.buhonline.ru

Учет марок и маркированных конвертов

Вопрос-ответ по теме

Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 — Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?

Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

Обоснование

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов

Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.

Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Такой порядок установлен пунктами 170–172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отразить в бухучете приобретение конвертов

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение – маркированные или немаркированные.

В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.

Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.

Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.

Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345–346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.

Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:

• приобретение маркированных конвертов – подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
• приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников – статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
• приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях – статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
– поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);

Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).

Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
– отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
– оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Увеличение забалансового счета 07
– отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).

2. Из статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.

В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).

В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.

Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.

Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.

Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.

• Выплаты по ОСАГО Компенсация какого рода полагается по полису ОСАГО при ДТП? Выплаты по ОСАГО при дорожно-транспортном происшествии (ДТП) полагаются пострадавшей стороне и компенсируют: вред, причиненный имуществу; вред, причиненный […]
• Внесены изменения в закон об ОСАГО Владимир Путин подписал Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и отдельные законодательные […]
• Работа Секретарь судебного заседания Секретарь судебного заседания Новая Секретарь судебного заседания Секретарь суда / Секретарь судебного заседания (помощник судьи) Государственный судебный эксперт Судебный исполнитель Исполнение […]
• Возврат подоходного налога по ставке 13% (покупка жилья, ипотека, обучение, лечение, пенсионные взносы) Что необходимо, чтобы вернуть подоходный налог? По результатам налоговой декларации 3-НДФЛ осуществляется возврат налога на доходы […]
• Калькулятор расчёта суммы, кратной прожиточному минимуму в регионе Калькулятор производит расчёт индексации размера алиментов по ст. 117 СК РФ Производится расчёт индексации по уровню прожиточного минимума для соответствующей […]
• Нижегородская область Дата обновления: 25.07.2018 Чтобы заказать выписку из ЕГРН (бывший ЕГРП) для объектов недвижимости Нижегородской области, выберите необходимый адрес в рубрикаторе или на кадастровой карте ниже. Адрес Россия, […]